4. Опис прикладних і спеціалізованих пакетів програм, які використовуються на підприємстві

1. Текстовий редактор (Microsoft Word)

Текстові редактори - це спеціальні програми, призначені для роботи з документами (текстами), що дозволяють компонувати, форматувати, редагувати тексти при створенні користувачем документа (Текстовий редактор = введення тексту + редагування). Зазвичай вони включають в себе додаткові функції по роботі з блоками тексту і об'єктами.

Microsoft Word - один з найпотужніших текстових редакторів, призначених для створення і оформлення різних типів текстових документів (звіти, статті, ділові листи, багатотомні енциклопедії та ін.) Так що ж дає нам ця програма? Зручність набору, редагування та оформлення тексту, велика кількість значків-кнопок для прискореного виконання команд; розвинену систему готових або раніше створених стилів оформлення; чудову можливість автозаміни при наборі; Автозаміна означає автоматичне заміщення введених в певному поєднанні символів іншими символами або символом (спрощення введення нетипових символів з клавіатури. Наприклад, при введенні: відбувається автозаміна на символ J). Досить зручну роботу з багатоколонним розташуванням тексту; досить вмілу систему для роботи з таблицями; можливість прикрашати текст різноманітними рамками і лініями, як горизонтальними, так і вертикальними; обтікання текстом будь-яких вставлених в документ об'єктів (картинок, таблиць, інших текстів); широкі можливості створення бланків і шаблонів найрізноманітнішого виду, а також Web-сторінок. Word надає широкий спектр засобів для оформлення документів. Крім колонтитулів (написи вгорі сторінки (верхній) і внизу сторінки (нижній)) можна використовувати кордону та заливку. Оформити абзац можна за допомогою буквиці (Збільшена перша буква абзацу, яка займає кілька рядків).

Word надає додаткові можливості, що полегшують процес набору тексту. Якщо потрібно ввести символ, який недоступний при поточній розкладці клавіатури, можна скористатися пунктом "Символ ..." у меню "Вставка". За допомогою розкрився вікна вибирають необхідні символи, при необхідності перемикаючи шрифти.

Користувач може додати готові картинки, або намалювати авто фігури (прямокутники, стрілки, виноски тощо). Для вставки в документ фігурних написів (WordArt) слід скористатися командою "Об'єкт WordArt". За допомогою панелі, що з'явилася інструментів можна вибрати вид напису (з колекції), ввести її текст, задати форму і кольори.

2. Електронні таблиці (Microsoft Excel)

Електронні таблиці (табличні процесори) - пакети програм, призначені для обробки табличним чином організованих даних. Користувач має можливість здійснювати різноманітні обчислення, будувати графіки, управляти форматів введення-виведення даних, компонувати дані, проводити аналітичні дослідження і т.п. В даний час найбільш популярним і ефективним пакетом є Excel. З такими програмами часто мають справу економісти, бухгалтери, працівники складів і відділів кадрів та ін Складені таблиці і результати обробки роздруковуються на папері і зберігаються на вінчестері, звідки в будь-який момент можуть бути завантажені для подальшої роботи.

В електронних таблицях вся інформація розташовується в осередках (клітинах - на перетині стовпця і рядка) прямокутної таблиці. Сукупність осередків, куди вводиться інформація називається листом, а сукупність аркушів книгою. Осередок, в яку в даний момент виробляється введення даних, називається активною, і на екрані вона виділена курсором у вигляді рамки. Відмінність електронної таблиці від простої полягає в тому, що в ній є "поля" (комірки, стовпці, рядки), значення яких обчислюються через значення інших "полів", де розташовуються вихідні дані. Відбувається це автоматично при зміні вихідних даних. Поля таблиці, в яких розташовуються вихідні дані, прийнято називати незалежними полями. Поля, де записуються результати обчислень, називають залежними або обчислюваними полями. Кожна осередок електронної таблиці має свою адресу, яка утворюється від імені стовпця і номера рядка, де вона розташована. Рядки мають числову нумерацію, а стовпці позначаються латинськими літерами.

Формули, за якими обчислюються значення залежних полів, розташовуються в цих полях і включають в себе числа, адреси комірок таблиці, знаки операцій.

При роботі з електронними таблицями користувач може використовувати і так звані вбудовані формули, тобто заздалегідь підготовлені для певних розрахунків і внесені в пам'ять комп'ютера.

Електронні таблиці мають великі розміри. Наприклад, найчастіше застосовується електронна таблиця Excel має 256 стовпців і 65 536 рядків. Ясно, що таблиця такого розміру не може вся поміститися на екрані. Тому екран - це тільки вікно, через яке можна побачити лише частину таблиці. Але це вікно переміщається, і з його допомогою можна побачити будь-яке місце таблиці.

Електронна таблиця Excel - одна з найпотужніших, професійних електронних таблиць. Вона має великі можливості для: введення, зберігання, обробки та аналізу даних з використанням діаграм різного виду. Версії: Excel 7.0, Excel 97, Excel 2000 і ін. Призначена для широкого кола професій: бухгалтерів, фінансистів, економістів, вчених та ін. Використовується для одержання складних документів: таблиць, звітів, відомостей, результатів наукових експертиз та ін. У Excel використовуються формули розрахунку, які містять більше 200 функцій (такі як: математичні, логічні, бухгалтерські, статистичні), використання багатьох діаграм близько 14 типів, які дозволяють аналізувати і наочно показати виконану роботу. Електронну таблицю можна автоматизувати. Можна автоматично виконувати завдання або частину завдань створивши для них макроси (це команди до яких при необхідності можна повертатися, дозволяють заощадити час і сили користувачеві).

Отже, Excel дозволяє:

• Створити заготівлю таблиці з заданої кількості рядків і стовпців, занести в кожну клітинку текстові та числові дані, а також форматувати таблицю. Дані в комірках можуть бути відредаговані, змінені або видалені. Крім того, можна копіювати, вирізати, переміщувати виділені фрагменти таблиці;

• Здійснювати впорядкування (сортування) таблиці по одному або декільком ознаками, наприклад за зростанням середнього балу;

• Проводити математичну обробку та статистичний аналіз даних по стовпцях і рядках, а так само у виділених частинах. Робота проводиться за стандартними формулами (сума, середнє, відсоток і т.д.) і за формулами користувача;

• Задавати математичну зв'язок (формули) між осередками, рядками, стовпцями таблиці. Зміна значення у клітинці, призводить до автоматичного перерахунку значень у всіх пов'язаних з нею осередках, а також результатів їх обробки;

• Проводити пошук потрібних даних;

• Будувати графіки та діаграми за даними з таблиці;

• Виробляти різноманітне форматування та оформлення таблиць, для показу і виведення на друк.

3. Системи управління базами даних (Database Management System 1С)

Система управління базами даних (СКБД) - це програма, що дозволяє сформувати базу даних, вносити до неї зміни і доповнення, проводити пошук необхідних даних за запитами, обробляти дані, що зберігаються, виводити дані на екран і на друк. База даних (БД) - це електронний архів, спеціальним чином розміщені і форматовані дані. Прикладами БД в реальному житті є телефонна книга і каталог бібліотеки.

Найбільш поширеними пакетами є: dBase, Paradox, File DBMS, Microsoft Access, Файлова СУБД «1С».

БД може зберігатися як на одному комп'ютері, так і на кількох комп'ютерах з'єднаних в мережу (розподілена БД).

Розрізняють три типи БД:

1. Ієрархічна (багаторівнева) БД, в якій зв'язок даних схожа на дерево. Прикладом такої БД служить бібліотечний каталог.

2. Мережеві БД, в яких зв'язок даних схожа на мережу (будь-який елемент може бути пов'язаний з будь-якою кількістю інших). Прикладом такої БД, служить інформація про економічні зв'язки підприємств і фірм.

3. Реляційні БД, в яких дані згруповані в двовимірні таблиці, кожна з яких має своє ім'я. У кількох таблиць можуть бути спільними один або декілька стовпців. Це дозволяє зв'язати дані цих таблиць між собою і обробляти спільно. При створенні таблиці задається число стовпців (полів), ім'я, розмір і тип (числовий, символьний і ін) кожного поля. Це дозволяє швидко знаходити потрібні дані навіть в дуже великих таблицях. Подібна БД може використовуватися, наприклад, відділами кадрів підприємств для зберігання інформації про працівників.

Занесену до бази даних інформацію можна обробляти, наприклад, здійснювати наступні операції:

• Сортування по будь-якому стовпці (за зростанням або спаданням чисел, символьних рядків, дат);

• Пошук по будь-якому стовпці з різними умовами (одно, більше, менше і т.д.).

Вид подання записів на екрані може бути не тільки табличним, але і картотечним. В останньому випадку кожна запис виводиться у вигляді певної форми. Структура форми однакова для всіх записів, причому назва полів відповідає назвами стовпців табличній форми представлення бази даних, а їх розташування задається користувачем.

Файлова СУБД зберігає всі дані в одному файлі - файловій базі даних. Цей формат зберігання даних розроблений фірмою "1С" спеціально для прикладних рішень 1С:Підприємство 8.