1.5. Офіс управління проектами

Управління проектом, звичайно вимагає досить показну команду, яка складається з керівника проекту, менеджерів і спеціалістів з напрямів діяльності, причому специфіка їх діяльності така, що [7, 8, 12]:

• команда як організаційна структура існує на час реалізації проекту;

• склад команди проекту не є стабільною структурою, а змінюється в міру виконання етапів проекту, крім того:

- члени команди можуть працювати над проектом не повний робочий день, суміщаючи

роботу з основною діяльністю;

- члени команди можуть працювати над проектом у різних організаціях паралельно до

основної роботи;

- члени команди проекту можуть бути територіально розміщені не тільки у межах

одного міста або країни, але й по усьому світі.

Це накладає особливі вимоги на організацію роботи команди, головна з яких - необхідність організації інфраструктури, яка б дозволила реалізовувати як централізовані, так і децентралізовані функції проекту і забезпечити конфіденційність та захист комерційної таємниці проекту.

Один з показників зрілості управління проектами в організації - усвідомлення необхідності створення спеціального функціонального підрозділу, який відповідає за управління проектами. Цей підрозділ називається офісом управління проектами (офіс проекту, офіс програми, офіс управління програмою і т.п.). Офіс повинен займати відповідне місце в ієрархічній структурі організації.

Офіс проекту - це певним чином організоване середовище (у традиційному розумінні місце), де члени команди проекту можуть здійснювати процеси управління проектом, проводити наради, вести переговори з партнерами, зберігати проектну документацію [12].

Офіс проекту - це підрозділ, який здійснює централізацію і координацію управління приписаних до нього проектів [7].

Виокремлюють кілька напрямів, у яких може розвиватися діяльність офісу проекту [8]:

• Проектування, розробка (або придбання), реалізація, забезпечення функціонування процесів і інструментів управління проектами в організації:

- процесу управління портфелями проектів:

- процесу управління життєвими циклами проекту;

- програмного забезпечення управління проектами.

• Придбання, розповсюдження та застосування знань в області управління проектами:

- виявлення найбільш вдалих підходів до управління проектами;

- збір, документування, збереження не тільки позитивного, але й негативного досвіду

організації з управління проектами;

- розповсюдження цієї інформації серед зацікавлених осіб в організації.

• Забезпечення підготовки персоналу в області управління проектами.

• Забезпечення безпосередньої підтримки проектів, що виконуються.

• Створення бібліотеки виконаних проектів.

1.6. Оточуюче середовище та учасники проекту

Під оточуючим середовищем (оточенням) проекту треба розуміти сукупність факторів і об’єктів, які безпосередньо не приймають участі у проекті, але впливають на проект і здійснюють взаємодію з проектом. Виділяють безпосереднє оточення проекту, тобто фактори і об’єкти, що взаємодіють з проектом напряму, і дальнє оточення проекту, тобто фактори і об’єкти, що опосередковано взаємодіють з проектом [12, 13]. Оточуюче середовище проекту розглядається як джерело ризиків.

У безпосередньому оточенні проекту виділяють постачальників сировини, робот та послуг, а також споживачів результатів проекту. Якщо проект реалізується у рамках підприємства, то підрозділи, які не беруть участі у проекті, розглядаються як об’єкти безпосереднього оточення. Крім того, керівництвом проекту для надання консультаційних послуг можуть залучатися консалтингові компанії. До безпосереднього оточення проекту треба також віднести і ліцензіара (юридична або фізична особа, яка є власником патенту або ноу-хау), який продав ліцензію на право використання патенту або ноу-хау.

У дальньому оточенні проекту виділяють органи державної і місцевої влади, суспільні групи і населення, чиїх інтересів торкаються у ході реалізації проекту, і т.п.

У рамках самого проекту взаємодіє сукупність учасників проекту. До ключових учасників проекту відносяться [7, 8, 12, 13]:

• Керівник (менеджер) проекту. Особа, відповідальна за управління проектом.

• Ініціатор проекту. Учасник проекту, який є носієм основної ідеї проекту та ініціативи його реалізації. Ініціатором може виступати будь-який з учасників проекту.

• Замовник/користувач. Фізична особа або організація, які будуть використовувати продукт проекту. У ряді випадків замовник і користувач співпадають, однак під замовником треба розуміти юридичну особу, яка отримує продукти проекту, а під користувачем - тих, хто буде безпосередньо використовувати продукт.

• Виконавча організація. Підприємство, співробітники якого безпосередньо беруть участь у виконанні проекту.

• Команда проекту. Група спеціалістів, які виконують роботи за проектом.

• Команда управління проектом. Члени команди проекту, зайняті в управлінні проектом.

• Інвестор проекту. Фізична особа або організація, які здійснюють фінансування проекту і зацікавлені у досягненні фінансових результатів проекту. Інвестор вступає в контрактні відносини з замовником, здійснює розрахунки з іншими учасниками в міру виконання проекту.

• Куратор (спонсор). Керівник (звичайно, керівник вищої ланки виконавчої організації), який є сполучною ланкою між проектом і замовником. В обов’язки куратора входить координація роботи функціональних керівників.

Склад учасників проекту, їх ролі, розподіл обов’язків, прав і відповідальності залежить від типу, масштабу, складності і фази життєвого циклу проекту. Між проектом і оточуючим середовищем відбувається постійна взаємодія - обмін матеріальними, фінансовими та іншими ресурсами. Це супроводжується зміною складу учасників, їх ролей, системи взаємодії між учасниками проекту.