3.2. Управління змістом проекту

Функція проектного менеджменту «Управління змістом проекту» включає п’ять процесів (див. п. 1.2), які забезпечують введення у проект усіх робіт, необхідних для успішного виконання проекту.

У контексті управління проектами термін «зміст» може біти віднесений до наступних понять:

• Зміст продукту. Властивості, які характеризують продукт, послугу або результат.

• Зміст проекту. Роботи, які необхідно виконати, щоб отримати продукт, послугу або результат з потрібними характеристиками.

У подальшому будуть розглядатися процеси, призначені тільки для управління змістом проекту.

Планування змісту проекту. Для кожного проекту потрібна ретельно збалансована сукупність інструментів, джерел даних, методологій, процесів та інших факторів, які б забезпечили пропорційність трудовитрат на операції з управління змістом проекту розміру, складності і важливості проекту. Наприклад, для проекту особливої важливості будуть виправдані формалізовані, деталізовані та трудомісткі операції з управління змістом, а для звичайного проекту потрібно значно менше документації і контролю. Команда управління проектом документує ці рішення з управління змістом у плані управління змістом проекту.

План управління змістом проекту є інструментом планування, що описує, як команда проекту буде розробляти детальний опис змісту проекту, визначати і розробляти ієрархічну структуру робіт, перевіряти і контролювати зміст проекту.

Розробка плану управління змістом проекту і деталізація змісту проекту починається з аналізу інформації, яка міститься у Статуті проекту, у попередньому описі змісту проекту, в останній ухваленій редакції плану управління проектом, історичній інформації, яка міститься у архівах підприємства, і т.д.

Визначення змісту. Підготовка детального опису змісту проекту - це ключова складова успіху проекту. Ця підготовка заснована на основних результатах, допущеннях і обмеженнях, зафіксованих у попередньому описі змісту проекту, який складено при ініціації проекту. На етапі планування зміст проекту формулюється і викладається більш детально, тому що на цьому етапі є більше інформації про проект. Аналізуються потреби, побажання і очікування учасників проекту, які потім перетворяться у вимоги. Допущення і обмеження аналізуються і при необхідності додаються. Аналіз може підготувати і провести команда проекту та інші учасники проекту, які володіють інформацією з попереднього опису змісту проекту.

За структурою опис змісту ідентичний попередньому опису змісту (див. функцію «Управління інтеграцією проекту»).

Створення ієрархічної структури робіт. Ієрархічна структура робіт (ІСР) - спосіб групування елементів робіт проекту, який упорядковує та визначає зміст проекту. Разом з терміном «ієрархічна структура робіт» у літературі використовується термін «структурна декомпозиція робіт» (СДР).

Декомпозиція - це розділення робіт проекту на більш маленькі і більш керовані елементи. Деякі елементи в ІСР є прямим результатом роботи, інші являють собою об’єднання кількох логічно згрупованих результатів. Декомпозиція виконується до тих пір, доки елементи робіт не визначаться на рівні пакетів робіт, коли вартість, ресурси і графік виконання робіт можуть бути оцінені з достатнім ступенем достовірності. Рівень деталізації пакетів робіт залежить від розміру і складності проекту. Приклад ІСР проекту розробки апаратури наведений на рис. 3.1.

Рис. 3.1. Приклад ІСР проекту розробки апаратури

На основі ІСР визначаються терміни, ресурси, вартість і якість робіт за проектом. Не дивлячись на унікальність кожного проекту, ІСР попереднього проекту або його частина може бути шаблоном для нового проекту, оскільки деякі проекти у тому чи іншому ступені будуть схожі з попередніми. Наприклад, шаблони використовуються при проектуванні будинків, автомагістралей, при створенні програмного продукту і т.д. Використання шаблонів економить час, необхідний для розробки і виконання проектів.

На практиці використовуються чотири принципи побудови ІСР: за фазами життєвого циклу проекту, за компонентами продукту проекту, за географічними зонами, а також гібридний, що містить у собі кілька принципів.

Ієрархічна структура робіт з принципом побудови за фазами життєвого циклу використовується, наприклад, для розробки програмного забезпечення і включає: обґрунтування вимог, проектування високого рівню, проектування низького рівню, написання коду і тестування. Для розробки літака застосовується принцип побудови за компонентами продукту проекту: фюзеляж, двигун, обладнання. Розбиття ІСР за географічними зонами практикується у сфері будівництва: споруда А, споруда Б або південний, північний, західний майданчики. Гібридні ІСР можуть бути сконструйовані, наприклад за життєвим циклом на рівні 1, за компонентами продукту на рівні 2 і т.д.

Кожному елементу і пакету робіт присвоюється унікальний ідентифікатор, наприклад, як показано на рис. 3.1.

Ієрархічна структура робіт у сполученні з організаційною структурою управління проектом застосовується для розробки матриці відповідальності (рис. 3.2), у якій кожний елемент (пакет) робіт закріплюється за конкретним виконавцем (організацією, підрозділом або спеціалістом).

Рис. 3.2. Матриця відповідальності за виконання елементів або пакетів робіт

Документ, який з’являється у результаті розроблення матриці відповідальності, називається словником ІСР. У словнику ІСР для кожного елементу робіт є унікальний ідентифікатор, зміст роботи, відповідальний виконавець, перелік контрольних подій розкладу і інша допоміжна інформація.

Затверджений детальний опис змісту проекту разом з ієрархічною структурою робіт і словником ІСР являють собою базовий план за змістом проекту.

Ієрархічна структура робіт має цінну властивість - вона служить каркасом для інтеграції функцій планування і контролю проекту. У проектному менеджменті ІСР вважається найбільш важливим елементом управління проектом [9].

Підтвердження змісту. Підтвердження змісту - це формальне прийняття (затвердження) учасником змісту проекту і робіт, які до нього відносяться. Не прийняті положення змісту документуються із зазначенням причин, за якими вони відкинуті.

Управління змістом. Управління змістом спрямовано на те, щоб усі необхідні зміни проходили через процес загального управління змінами.

Система управління змістом проекту, документально оформлена у плані управління змістом проекту, визначає процедури, завдяки яким можуть бути змінені зміст проекту і зміст продукту.

Якщо зміни ухвалюються учасниками проекту і впливають на зміст проекту, то відповідним чином редагується (оновлюється) увесь базовий план за змістом проекту, тобто зміст проекту, ієрархічна структура робіт і словник ІСР.