2.3 Начисления заработной платы в бухгалтерском учете
Документальное оформление основной и дополнительной заработной платы в ИФНС ничем не отличается от начисления заработной платы в обычной коммерческой организации.
Для документального оформления расчетов по оплате труда используются [18]:
расчетные (Т-51), платежные (Т-53) и расчетно-платёжные ведомости (Т-49).
Заработная плата начисляется в бухгалтерии предприятия с использованием расчетных ведомостей Т-51.
В табличной части ведомости напротив фамилии имени и отчества каждого сотрудника указываются: его табельный номер, профессия, специальность и тарифная ставка (заработная плата) согласно трудового договора или приказа о приеме на работу, отработанное количество дней (часов) по табелю учета рабочего времени.
Здесь же указываются все начисления и удержания по каждому из оснований, а также сумма, причитающаяся к выплате.
Расчетная ведомость подписывается составившим её бухгалтером.
Схематично информационные потоки по начислению заработной платы сотрудникам ИФНС представлены на рисунке 2.1.
Заработная плата начисляется ежемесячно за период с 01 по 30 (28 или 31 число, даже если сотрудник отработал всего 1 день (ст. 133 ТК РФ).
Премии рассчитываются по мере их выплаты либо в порядке, установленном внутренними документами организации. Пособия – по мере возникновения у сотрудника права на их получение.
Выдача заработной платы – это забота кассира или другого сотрудника, выполняющего обязанности кассира.
Начисленная заработная плата выдается на руки сотрудникам по платёжной ведомости Т-53 в кассе организации или ИП либо перечисляется на их лицевой счет или банковскую карту.
Рисунок 2.1 – Схематично информационные потоки по начислению заработной платы сотрудникам ИФНС
В день, установленный для выдачи заработной платы или аванса, платежная ведомость передаётся кассиру не более чем на 5 рабочих дней, после чего закрывается.
Дни выдачи заработной платы устанавливаются внутренними распорядительными документами.
Документальное оформление расчетов по оплате труда завершается возвратом подписанной платежной ведомости обратно в бухгалтерию.
Зарплатные ведомости Т-49, Т-51 и Т-53 должны храниться на предприятии 50 лет, если они были созданы после 2003 года, как и все остальные документы по работе с личным составом (ст. 22.1 Закона №125-ФЗ от 22.10.04 «Об архивном деле в России» (в ред. от 13.03.2016)).
Довольно частым механизмов в ИФНС является совмещение профессий из-за недостатка кадров.
Рассмотрим основные основания для совмещения.
Предложение работодателя. Если инициатором возложения на работника дополнительной работы является работодатель, он обязан сделать предложение работнику в письменной форме. С целью унификации документов компания может разработать типовой бланк предложения о совмещении.
Согласие работника. В соответствии с частью 1 статьи 60.2 ТК РФ выполнение дополнительной работы может быть поручено работнику только с его письменного согласия. Согласие работника может быть получено различными способами. Работник вправе сделать соответствующую надпись на предложении о совмещении или сам выступить инициатором выполнения дополнительной работы на условиях совмещения и подать заявление.
Дополнительное соглашение к трудовому договору. Трудовая функция – одно из обязательных условий трудового договора (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Поскольку совмещение допускается только по другой профессии (должности), круг должностных обязанностей работника расширяется. Такое изменение нужно письменно зафиксировать (ст. 72 ТК РФ), заключить дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ, письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 №22-2-897).
Совмещение профессий можно оформить и на стадии заключения трудового договора. Тогда все условия дополнительной работы следует отразить непосредственно в трудовом договоре.
Приказ о возложении на работника дополнительных трудовых обязанностей на условиях совмещения. На основании заключенного дополнительного соглашения или трудового договора, если совмещение установлено при его заключении, руководитель издает приказ о совмещении должностей.
Если срок истек, а необходимость в совмещении осталась, то условие о сроке может быть пересмотрено, о чем должны быть составлены дополнительное соглашение и соответствующий приказ.
Прекращение совмещения
Основанием для прекращения совмещения может быть:
истечение первоначально установленного срока совмещения;
прием на вакантную должность основного работника;
у работодателя отпала необходимость в совмещении;
работник не желает далее выполнять дополнительную работу на условиях совмещения.
В первых двух случаях совмещение прекращается автоматически. А если установленный срок не истек, сторона – инициатор прекращения совмещения должна уведомить другую сторону о своих намерениях за три рабочих дня (ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ). Работодатель должен вручить работнику соответствующее письменное уведомление, а работник – направить работодателю соответствующее заявление. Досрочное окончание совмещения нужно зафиксировать приказом.
Несмотря на то, что у работника есть и основная, и дополнительная работа, учет отработанного времени ведется в табеле учета рабочего времени только по основной работе. Результаты труда по совмещаемой профессии (должности) могут быть зафиксированы иными документами, если в этом возникнет необходимость.
Например, водитель совмещает должность экспедитора. Тогда в табеле учета рабочего времени следует проставить фактическое количество рабочих часов, отработанных водителем. А свидетельством о выполнении работы экспедитора будут росписи работника в накладных, сопровождающих перевозку грузов.
По общему правилу в силу положений части 1 статьи 60.2 Трудового кодекса за выполнение дополнительной работы в порядке совмещения сотруднику полагается доплата. Размер доплаты следует определять с учетом содержания и объема дополнительных обязанностей (ч. 2 ст. 151 ТК РФ).
Доплата за выполнение дополнительной работы на условиях совмещения может быть установлена следующим образом:
в виде фиксированной величины;
в процентах к окладу по совмещаемой профессии (должности);
в процентах к окладу по основной должности работника.
Величина доплаты или порядок ее расчета должны быть зафиксированы как в дополнительном соглашении к трудовому договору с работником, так и в приказе о совмещении должностей (профессий).
Также в компании может быть принят единый порядок определения размеров доплат. Его можно зафиксировать в положении об оплате труда или ином аналогичном локальном нормативном акте, например в коллективном договоре (ч. 1 ст. 8 и ст. 149 ТК РФ). Тогда в дополнительном соглашении или приказе можно лишь дать ссылку на такой документ. Однако важно при этом, чтобы работник с ним был ознакомлен.
Обратите внимание: доплаты за совмещение увеличивают средний заработок, исходя из которого оплачивают отпускные, пособия, а также время пребывания в командировке.
Частым явлением является работа в режиме ненормированного рабочего дня.
Ненормированный рабочий день – это такой специальный рабочий режим, когда по распоряжению руководителя организации при необходимости могут привлекать работников к работе за пределами рабочего дня.
По общему правилу, которое установлено законом, является то, что максимальное количество рабочих часов, которое человек может работать, равно 40 в неделю. Это по 8 часов в день. Обычно рабочий день длится с 8 или с 9 утра до 17 или до 18 часов вечера, это с учетом 1 часа в течение рабочего дня, который дается работнику для отдыха, для обеда.
Имея в виду ненормированный рабочий день, необходимо всегда иметь в виду и не забывать два важнейших нюанса, которые касаются этого особого режима работы: Для выполнения работы сотрудника, который находится на этом режиме работы, можно привлекать только для выполнения его непосредственной работы, для которой он принят в организацию и которая записана в трудовом договоре. Ни о какой дополнительной работе речь не идет: если у сотрудника ненормированный рабочий день, он в течение этого ненормированного рабочего дня выполняет только свою работу, выполняет только свои функциональные задачи. Ненормированный рабочий день – это эпизодическое привлечение работника к работе за пределами стандартного рабочего дня. Это означает, что сотрудник, который находится на ненормированном режиме работы не должен постоянно работать ненормированно по времени, а только эпизодически, когда для этого есть необходимость.
При этом в законе нет ограничения ненормированного рабочего дня, то есть, того, насколько ненормированным может быть рабочий день. Здесь все-таки имеется в виду специфика каждого вида деятельности. И если сотрудник выходит за рамки стандартного рабочего дня, то до той поры, пока не будут решены какие-то задачи, которые перед ним стоят. На специалистов ненормированного рабочего дня распространяется такое правило, что выходные и праздничные дни для них также является нерабочими, и в эти дни заставлять их работать нельзя. Даже, если у них такой режим работы, о котором здесь идет речь. Если таких сотрудников по каким-то причинам необходимо вызвать на работу в выходной или праздничный день, то в этом случае нужно будет все соответствующе оформить, как это делается в подобных случаях. Это также подразумевает оплату как минимум в двойном размере за каждый день работы в выходной или праздничный день по сравнению со среднедневной зарплатой.
Работа в режиме ненормированного рабочего дня компенсируется предоставлением сотруднику ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, длительность которого нужно предусмотреть в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Минимальная компенсация – три календарных дня (ст. 119 ТК РФ).
Дополнительный отпуск положен независимо от того, привлекался ли сотрудник к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени (письмо Роструда от 24 мая 2012 г. №ПГ/3841-6-1). Лицам, занятым на условиях неполного рабочего времени и одновременно работающим в режиме ненормированного рабочего дня, дополнительный отпуск предоставляется на общих основаниях (ст. 93 ТК РФ).
На основании статьи 126 Трудового кодекса сотрудник вправе обратиться к работодателю с заявлением о замене дополнительного отпуска или его части денежной компенсацией. Однако такая замена является правом, а не обязанностью работодателя (определение Верховного суда Республики Коми от 15 августа 2011 г. №33-4410/2011).
Для государственных служащих предусмотрены особые правила. Если дополнительный отпуск не предоставляется, с письменного согласия гражданского служащего исполнение им обязанностей за пределами нормальной продолжительности служебного времени оплачивается как сверхурочная работа.
Обычно ненормированный рабочий день устанавливается для следующих работников (перечень должностей с ненормированным рабочим днем): 1. Руководящие работники, технический персонал и другие сотрудники, для которых невозможно точно учесть и подсчитать время их работы. Логично, что руководитель фирмы, например, директор магазина, оптовой базы, директор в любой другой коммерческой организации работает далеко не с 8 до 17, хотя именно в это время может находиться в своем кабинете, а, можно сказать, постоянно. Дело в том, что работа руководителей связана с принятием управленческих решений. И эти решения могут приниматься в любое время суток. Кроме того, принятие управленческих решений связано с аналитической работой, когда необходимо обработать (обдумать) большой массив разного рода информации и множество данных. Директор магазина или какой-то другой фирмы не может сказать: «Я до 17 часов вечера принимаю решения, а потом я отдыхаю». Директор работает всегда, у него ненормированный рабочий день.
Кроме того, могут возникать какие-то нештатные ситуации, которые могут возникнуть в любое время суток, когда вмешательство руководителя необходимо. Было бы странно, если бы директор фирмы отказался вмешиваться и принимать решение по той причине, что его рабочий день закончился.
Учет рабочего времени тех работников, чей рабочий день не нормирован, ведется специалистами отдела кадров или другим уполномоченным работником фирмы точно также: с применением стандартного табеля учета рабочего времени. Но для этой категории работников табель используется не столько для учета отработанного времени (как, например, для тех, кто на повременной системе оплат труда), сколько для фиксации самого факта нахождения на работе, например, с точки зрения контроля дисциплины. По общим правилам, для тех, чей рабочий день не нормирован, в табеле проставляются стандартные «восьмерки».
Но если в организации есть необходимость отдельно учитывать время, которое работник отработал и переработал не нормировано, фирма может самостоятельно разработать удобную для себя форму для такой фиксации и подсчета времени.