3. Рекомендации по совершенствованию проведения инвентаризации в филиале «войсковая часть 71111» федерального казенного учреждения «войсковая часть 33877»

   1. Разработка комплекса рекомендаций по улучшению учета по результатам инвентаризации

Проведенное исследование позволило дать оценку внутреннего контроля по проведению инвентаризаций имущества и обязательств в ВЧ ФКУ «ВЧ 33877» и отражения их результатов в бухгалтерской отчетности. Тест внутреннего контроля представлен в таблице 12.

Таблица 12 - Оценка внутреннего контроля по проведению инвентаризаций в ВЧ ФКУ «ВЧ 33877» и отражения их результатов в бухгалтерской отчетности

№	Содержание вопроса	Ответы			Колич. парам.	Примечание
		Да	Нет	Нет ответа
1	Утверждены ли объекты инвентаризации в учетной политике	Да	Х	Х	4	-
2	Утверждены ли сроки проведения инвентаризаций	Да	Х	Х	4	-
3	Разработан ли график документооборота по документальному оформлению результатов инвентаризации	Х	Нет	Х	1	Разработать и утвердить в учетной политике график документооборота
4	Имеется ли Приказ? Определены ли лица, ответственных за хранение имущества	Х	Да	Х	3	Печень фамилий МОЛ
5	Разработан ли и утвержден график проведения плановых и внеплановых инвентаризаций	Х	Нет	Х	1	Разработать и утвердить график
6	Составление отчетности по результатам инвентаризации происходит в объеме и сроки, установленные нормативными документами по бухгалтерскому учету	Да	Х	Х	2	-
7	Утвержден ли перечень первичных документов для проведения плановых и неплановых инвентаризаций	Х	Нет	Х	1	Утвердить перечень документов
8	Проводятся ли переоценки основных средств	Да	Х	Х	4	Регулярно
9	Все бухгалтера ознакомлены с (распоряжением) об учетной политике	Да	Х	Х	4	-
10	Выполняется ли контроль за исполнением приказа (распоряжения) об учетной политике	Х	Х	Не всегда	2	Усилить контроль
	Меняется ли Председатель комиссии	Раз в год
	Осведомлены ли члены инвентаризационной комиссии об ответственности	Да
	Создаются ли рабочие инвентаризационные комиссии			Не всегда		Так как предприятие крупное необходимо создавать рабочие комиссии
	Проводятся ли контрольные инвентаризации		Нет			Проводить контрольные инвентаризации
	Подлежит ли инвентаризации имущество учитываемое на балансовых счетах	Да
	Методы используемые для проведения инвентаризации

Таким образом, представленные данные позволяют сделать вывод, что в учетной политике ВЧ ФКУ «ВЧ 33877» разработаны и утверждены не все моменты, касающиеся проведения инвентаризации имущества и обязательств и отражения ее результатов.

В ВЧ ФКУ «ВЧ 33877» для проведения инвентаризационной работы письменным приказом руководителя создаются постоянно действующая инвентаризационная комиссия в составе руководителей структурных подразделений, главного бухгалтера, работника бухгалтерии.

Однако стоит отметить, что в состав комиссии не включаются специалисты, хорошо осведомленные в складских делах (технологиях хранения ТМЦ), оценщики золотых изделий и драгоценных камней, экономисты и др. Комиссию возглавляет руководитель ВЧ ФКУ «ВЧ 33877».

В соответствии с законодательством в ВЧ ФКУ «ВЧ 33877» не назначается председателем рабочей инвентаризационной комиссии у тех же материально ответственных лиц один и того же работник два года подряд.

Все члены инвентаризационной комиссии ВЧ ФКУ «ВЧ 33877» осведомлены об юридической ответственности за нарушение норм и правил проведения инвентаризации, а именно, при подписании договора оговариваются:

- ответственность за несвоевременность и несоблюдение порядка проведения инвентаризации, определенного письменным распоряжением (приказом) руководителя предприятия и урегулированного действующим законодательством РФ;

- ответственность за неполную и неточную информацию, внесенную в инвентаризационные описи и в другие инвентаризационные документы;

- ответственность за несоответствие внесенных в описи отличительных признаков ТМЦ (тип, сорт, марка, размер), по которым определяют их цену;

- ответственность за неправильное и неточное, несвоевременное оформление инвентаризационных документов, не отвечающее установленному на предприятии порядку.

Очень важным моментом при проведении обязательной инвентаризации является то, что инвентаризации подлежат также имущество и материальные ценности, не принадлежащие ВЧ ФКУ «ВЧ 33877», учет которых ведется на забалансовых счетах. При этом один экземпляр оформленных документов отсылается владельцу этого имущества.

В таблице 13 представлены случаи проведения инвентаризации имущества и обязательств в ВЧ ФКУ «ВЧ 33877».

Полная инвентаризация в ВЧ ФКУ «ВЧ 33877» перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, охватывала все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации.

Так же в ВЧ ФКУ «ВЧ 33877» проводятся и частичные инвентаризации, которые охватывают один или несколько видов имущества и обязательств, например, только денежные средства, сырье и материалы, товары и тому подобное.

Таблица 13 - Проведение инвентаризации имущества и обязательств

№ п/п	Сроки проведения инвентаризации, установленные законодательством	Инвентаризация проводилась (+), не проводилась (-)
		Плановая	Неплановая	Полная	Выборочная
1	Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме случаев проведения инвентаризации после 1 октября отчетного года	+	-	+	-
2	При смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел)	+	+	-	-
3	При установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей	+	+	-	-
4	В случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями	-	-	-	+
5	При реорганизации или ликвидации предприятия	+	-	-	-
6	В случае получения отказа поставщика удовлетворить претензию относительно недогрузки товаров		+	+	+
7	Передачи предприятий и их структурных подразделений (на дату передачи	+		+
6	В других случаях, предусмотренных законом	-	+	+	-

Такие инвентаризации наличия товарно-материальных ценностей в в ВЧ ФКУ «ВЧ 33877» могут проводиться в случаях обнаружения нарушения порядка и сроков проведения инвентаризации, а также установления фактов списания материальных ценностей по незаконным операциям или неправильно оформленным документам.

Стоит отметить, что в ВЧ ФКУ «ВЧ 33877» практически не проводятся выборочные инвентаризации. Такие инвентаризации в ВЧ ФКУ «ВЧ 33877» проводятся только в случае получения отказа поставщика удовлетворить претензию относительно недогрузки товаров или при получении от покупателя претензии относительно недогрузки товаров.

При передачи предприятий и их структурных подразделений проводятся плановые и полные инвентаризации. Для передачи составляется передаточный баланс.

При проведении инвентаризации имущества и обязательств в ВЧ ФКУ «ВЧ 33877» членами инвентаризационной комиссии производится оценка активов и обязательств предприятия: определяется рыночная стоимость любого учетного объекта; определяется технического состояния основных средств и принятие решения о целесообразности их дальнейшего использования; анализируется состояния дебиторской и кредиторской задолженности предприятия и нахождение путей ускорения расчетов и т. п. Решать такие задачи под силу специалистам высокой квалификации, которые свободно и легко ориентируются в области приобретения и использования активов предприятия, учета и контроля по данным активам, умеют и хотят влиять на позитивный результат и далекую перспективу.

К основным недостаткам инвентаризации в ВЧ ФКУ «ВЧ 33877» можно отнести:

• Ручной ввод данных в инвентарные описи и накладные

• Ручной ввод данных в учетную систему ВЧ ФКУ «ВЧ 33877»

• Неточность собранных результатов

• Неэстетичность используемой маркировки

Таким образом, можно сделать вывод о среднем ближе к высокому уровню внутреннего контроля при проведении инвентаризации имущества и обязательств в ВЧ ФКУ «ВЧ 33877».

К перечню условий, которые должен создать руководитель для результативного проведения инвентаризации, можно отнести: ограничение на период инвентаризации количества приходно-расходных операций, проводящихся на объекте инвентаризации; предоставление в распоряжение комиссии необходимой техники и соответствующих работников для проведения подготовительных работ (группировка, сортировка, перемещение, укладка, обмер, перевешивание ТМЦ).

Внезапные инвентаризации проводятся без предварительной подготовки. Главной задачей таких инвентаризаций является установление всяческих нарушений и лиц, допускающих эти нарушения, разработка и осуществление мер по недопущению таких нарушений в будущем.

Если материально ответственные лица выявляют после инвентаризации ошибки в инвентаризационных описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, отдела, секции и т. п.) заявить об этом инвентаризационной комиссии, которая после проверки указанных фактов и их подтверждения осуществляет исправление ошибок.

Учитывая проведенное исследование процесса инвентаризации в ВЧ ФКУ «ВЧ 33877» и выявленные недостатки при ее проведении, предлагается:

1) Разработать и утвердить в учетной политике график плановых и вне плановых инвентаризаций, а также перечень документов для проведения полных инвентаризаций (табл. 14).

Таблица 14 - Перечень первичных документов, которые оформляются при проведении полной инвентаризации

№ п/п	Полное название документа	Срок хранения	Количество экземпляров	Примечание
1	2	3	4	5
1	Приказ на проведение инвентаризации	*3 г.	1
2	Расписка	*3 г.	Где это требуется
3	Инвентарный ярлык	*3 г.	В зависимости от количества однородных групп ТМЦ
4	Карточка №__ складского учета материалов	*3 г.	1	Типовая форма М-12
5	Инвентаризационная опись основных фондов	*3 г.	1
6	Акт на списание основных средств	*3 г.	3	Типовая форма ОЗ-3
7	Сравнительная ведомость результата инвентаризации основных средств	*3 г.	1
8	Акт инвентаризации товаров отгруженных	*3 г.	1
9	Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение	*3 г.	2
10	Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути	*3 г.	1
11	Акт инвентаризации незавершенных ремонтов основных средств	*3 г.	1
12	Акт инвентаризации расходов будущих периодов и резервов будущих расходов и платежей	*3 г.	1
13	Акт инвентаризации наличия денежных средств, ценных бумаг и прочих ценностей, которые хранятся в кассе предприятия	*3 г.	2
14	Инвентаризационная опись бланков строгой отчетности	*3 г.	2
15	Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и другими дебиторами и кредиторами	*3 г.	1
16	Справка о дебиторской и кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности	*3 г.	1
17	Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей	*3 г.	1	Типовая форма М-21
18	Акт инвентаризации драгоценных камней, естественных алмазов и изделий из них	*3 г.	1
19	Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них	*3 г.	1
20	Инвентаризационная опись билетов (абонементов)	*3 г.	1
21	Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов	*3 г.	3	Типовая ф. МШ-5, МШ-8
22	Акт на списание тары и тарных материалов	*3 г.	3
23	Сверочная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей	*3 г.	1
24	Ведомость контрольной проверки движения отдельных видов материальных ценностей в соответствии с первичными бухгалтерскими документами	*3 г.	1
25	Ведомость результатов инвентаризации	*3 г.	1
26	Акт контрольной проверки инвентаризации ценностей	*3 г.	1
27	Книга регистрации контрольных проверок инвентаризаций	*3 г.	1
28	Журнал регистрации инвентарных ярлыков	*3 г.	1
29	Протокол заседания инвентаризационной комиссии по подведению итогов инвентаризации	*3 г.	1

2) Целесообразно включить специалистов, хорошо осведомленных в складских делах (технологиях хранения ТМЦ), инженерно-технических работников, способных дать оценку технического состояния средства (объекта основных фондов), экономистов и счетоводов, специалистов по маркетингу (которые хорошо знают учетное дело и могут составить рыночную стоимость любого актива).

Для эффективности проведения инвентаризаций имущества и обязательств в ВЧ ФКУ «ВЧ 33877» предлагается вносить в список комиссии не конкретных должностных лиц, а должности, которые эти люди занимают. В таком случае при освобождении кого-то из членов комиссии от должности не нужно вносить изменения в приказ, поскольку тот, кто приходит на место освобожденного, автоматически становится членом инвентаризационной комиссии.

3) Во время плановых, полных инвентаризаций создавать рабочие комиссии и проводить выборочные инвентаризации.

В период между инвентаризациями в ВЧ ФКУ «ВЧ 33877» рекомендуется систематически проводить выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Основной задачей выборочных инвентаризаций в межинвентаризационный период является:

- осуществление контроля сохранности товарно-материальных ценностей;

- выполнения правил их хранения;

- соблюдения материально-ответственным лицом установленного порядка ведения первичного складского учета.

Выборочные инвентаризации рекомендуется также проводить при поступлении сигналов о фактах нарушения правил приемки, отпуска, отгрузки и реализации товаров.

Рабочие инвентаризационные комиссии при проведении инвентаризации:

- осуществляют инвентаризацию имущества, товарно-материальных ценностей, денежных средств, ценных бумаг и других денежных документов и незавершенного производства в местах хранения и производства;

- совместно с бухгалтерией предприятия участвуют в определении результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по зачету нехваток и излишков по пересортице, а также списания недостач в пределах норм естественной убыли;

- вносят предложения по вопросам упорядочения приемки, хранения и отпуска товарно-материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их хранением, а также реализации не нужных предприятию материальных ценностей и имущества;

- несут ответственность за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризаций в соответствии с приказом руководителя предприятия, за полноту и точность внесения в инвентаризационные описи данных о фактических остатках имущества, материальных ценностей, денежных средств и документов, ценных бумаг и задолженности в расчетах;

- оформляют протокол с указанием в нем состояния складского хозяйства, результатов инвентаризации и заключений по ним, предложений о зачете нехваток и остатков по пересортице, списании недостач в пределах норм естественной убыли, а также сверхнормативных недостач и потерь от порчи ценностей с указанием принятых мер по предотвращению таких потерь и недостач.

4) Проводить контрольные инвентаризации. Контрольная инвентаризация является разновидностью выборочной. Она проводится в период полной, сплошной инвентаризации ценностей или сразу после ее окончания и, как правило, должна охватывать не менее 10-ти процентов от общего количества названий (желательно наиболее ценных), внесенных в опись.

Существенным моментом при проведении таких инвентаризаций является обеспечение внезапности для того, чтобы не дать возможность материально ответственным лицам к ней подготовиться и скрыть недостачи или остатки. Необходим также тщательный подбор опытных и компетентных, честных и порядочных специалистов при создании комиссии, соблюдение последовательности контроля и правил подсчета (перевешивание, перемеривание и т. п.) ценностей при ее проведении, правильное и своевременное оформление необходимых документов.

5) Годовую инвентаризацию следует начинать в октябре - ноябре, чтобы завершить ее к декабрю, но не позднее 31 декабря текущего года. При этом ее следует разделить по видам активов и обязательств предприятия. Например, инвентаризацию запасов провести в октябре, а инвентаризацию основных средств - в ноябре. На декабрь можно оставить инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами, инвестиционных вложений предприятия и т. п. Кроме сказанного ранее, такой подход к инвентаризации дает возможность вовремя обнаружить порчу сырья или товаров из-за неправильного хранения, контролировать их движение и не допускать неоправданных потерь.

6) Усовершенствовать маркировку ТМЦ и основных средств, а также внедрить специальную программу, позволяющую считывать штрих-коды, вести инвентарный учет, сличать и анализировать результаты инвентаризации.

Маркировка на складе подразумевает печать и нанесение этикеток на продукт непосредственно на территории складского помещения. Это необходимо в тех случаях, когда товар поступает на склад из производственных предприятий и требует введения собственной - внутренней маркировки продукции. С учетом современных технологий, маркировку на складе можно осуществлять различного рода термотрансферными принтерами, способными с большой эффективностью печатать самоклеящиеся этикетки.

Для автоматизации проведения инвентаризации основных средств предприятия Horwath МКПЦН разработали специализированный программно-аппаратный комплекс - «Инвентаризация». Принцип работы этого комплекса базируется на экспорте данных по основным средствам в программу и генерирования уникальных штрихкодов и номеров. Это позволяет сличать данные форм - факторов для каждого объекта. Полученные сведения формируются в формате HTML и могут обрабатываться любыми программными приложениями и экспортироваться в MS Excel. Комплекс обеспечивает работу со многими сопутствующими журналами, которые необходимо вести в ВЧ ФКУ «ВЧ 33877». В процессе эксплуатации данного программного обеспечения реализована возможность включения новых (приобретенных) основных средств и других ТМЦ. Также пользователь может группировать объекты по материально ответственным лицам предприятия, по местам установки (хранения, использования). Технические возможности комплекса «Инвентаризация» позволяют хранить и обрабатывать информацию о десятках тысяч единиц основных средств. Данная методика одобрена и рекомендована к применению Советом по аудиторской деятельности при Минфине России (протокол от 22.12.05 № 41).

Применение технологии штрихового кодирования сокращает время на ввод информации и сводит к минимуму количество ошибок при оформлении документов. Технология обеспечивает значительное повышение качества учета движения товара на всех этапах - упаковка, сдача на склад, перемещения между

При проведении инвентаризации материальных запасов можно использовать партионный метод и метод книжных карточек. При использовании такого метода члены комиссии отбирают ценности в порядке, удобном для проверки, и в то же время комиссия заполняет на эти ценности инвентарные ярлыки (образец ярлыка представлен в приложении 7), где указывают названия ценностей, их номенклатурные номера, коды и прочие реквизиты. Потом эти ярлыки используют для составления описей.