9. Форми організації використання архівної інформації

Одним з найефективніших засобів розкриття інформаційного потенціалу НАФ України, а також доведення суспільного значення архівів є ініціативне інформування. Саме за його допомогою формуються суспільно-державні потреби в архівній інформації, стимулюється постійне звернення до архівів.

Інформаційний лист, як і тотожна з ним, хоч дещо застаріла за формою, довідка-орієнтувальник, є офіційним зверненням архіву до будь-якого адресату (органу владу, наукової або проектної інституції, банку, страхової фірми тощо), який містить коротке повідомлення про архівні документи, що можуть становити для нього інтерес. Інформаційний лист має на меті привернути увагу до архівної інформації і встановити ділові контакти з адресатом, тому відомості надаються у загальній формі.

Тематичний перелік, на відміну від інформаційного листа, містить конкретні переліки заголовків справ, окремих документів за певною темою із зазначенням дат, пошукових даних. Він складається в основному на прохання зацікавлених споживачів, які вже отримали інформаційний лист архіву. Значно рідше він є первинною інформацією. Усталена його форма передбачає назву, короткий вступ, де викладено значення обраної теми, вказано використані фонди і такі, які містять додаткову інформацію та характеристику документів. При цьому вказується дата документа, його різновид, автор, кореспондент, зміст (докладніше, ніж в опису) та пошукові дані.

Специфічною формою ініціативного формування є список-довідник, який містить відомості лише про корисні копалини (історію віднайдення та експлуатації їх) і надсилається геологічним організаціям з метою допомогти їм вирішувати практичні питання розробки покладів. Оскільки цей вид використання має рекламно-довідкове значення, пропонує інформацію НАФ потенціальному користувачеві, то до форм ініціативного інформування відносять також реклами, буклети, плакати, документальні фільми, фотоальбоми тощо.

Основна робота співробітників архіву полягає у тому, щоб точно визначити архівні фонди, де можуть міститися потрібні відомості, переглянути описи, довідкові картотеки і поаркушно переглянути справи. Результати пошуку подають у вигляді однієї з встановлених для архівних установ форм відповіді: архівна довідка, архівна копія, архівний випис.

Архівна довідка – вид інформаційного документа, який має юридичну силу і містить повідомлення про наявність у фондах архіву відомостей, що відповідають змісту запиту, із посиланням на пошукові дані документів.

Архівна копія – письмове відтворення всього тексту документа, офіційно завірене архівом.

Архівний витяг – дослівне відтворення частини тексту документа, що належить до певного питання, факту, особи, офіційно завірене архівом.

Підготовка архівних документів до друку має проводитися згідно чинних правил. В Україні такі правила розробляють Інститут української археографії та джерелоз-навства ім. М.Грушевського НАН України та УДНДІАСД.