2. Облікові документи архіву

Обліковий документ архіву — це документ встановленої форми, що фіксує обсяг, склад, стан і рух архівних документів в одиницях обліку, призначений для контролю за збереженістю документів та закріплення їх організації.

Система облікових документів — це комплекс взаємопов’язаних облікових документів та облікових баз даних, що створюються на єдиній методичній основі.

Система основних облікових документів архіву є складовою частиною системи державного обліку документів НАФ.

Облік документів у архіві забезпечується веденням основних і допоміжних облікових документів.

Необхідність ведення допоміжних облікових документів визначається кожним архівом самостійно з урахуванням особливостей складу і змісту документів, що зберігаються в ньому, і регламентується Інструкцією з обліку документів в архіві.

Основні облікові документи, їх цільове призначення

- книга обліку надходжень документів на постійне зберігання — для реєстрації кожного надходження архівних документів до архіву, а також сумарного обліку кількості і складу документів, що надійшли на зберігання за певний хронологічний період;

- список фондів — для реєстрації прийнятих на зберігання архівних фондів, надання їм номерів у порядку надходження, а також кількості архівних фондів;

- анотований перелік унікальних документів — для поодиничного та сумарного обліку фондів, описів і справ, що містять унікальні документи;

- перелік особливо цінних документів — для поодиничного та сумарного обліку фондів, описів і справ, що містять особливо цінні документи;

- аркуш фонду — для обліку кількості і складу описів в межах архівного фонду та їх нумерації, обліку кількості, складу і стану документів, змін в цілому по фонду, по кожному опису і по кожному тому опису, фіксації змін назви фонду;

- аркуш обліку аудіовізуальних документів — для обліку кількості аудіовізуальних документів певного виду їх змін по кожному опису в цілому, обліку й нумерації описів аудіовізуальних документів;

- архівний опис — для поодиничного та сумарного обліку справ, закріплення порядку їх систематизації та обліку змін в їх складі й обсязі;

- реєстр описів — для обліку архівних описів у архіві в цілому;

- інвентарна книга обліку документів, що мають у зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності — для поодиничного та сумарного обліку кількості, складу й стану таких справ;

- книга обліку надходжень страхового фонду та фонду користування — для реєстрації кожного надходження страхового фонду та фонду користування документами.

- опис страхового фонду — для поодиничного та сумарного обліку одиниць зберігання страхового фонду копій особливо цінних та унікальних документів;

На кожний архівний фонд започатковується справа фонду (за нефондової організації документів — справа юридичної особи — утворювача документів) — комплекс документів з історії фондоутворювача й фонду.

8.Довідковий апарат архівів: визначення та загальна характеристика

Довідковий апарат архіву - сукупність архівних описань у вигляді взаємопов'язаних архівних довідників, у тому числі електронних, і баз даних (див. п. 11.4), призначених для пошуку документів і архівної інформації.

Систему довідкового апарату побудовано відповідно до структури Національного архівного фонду. Архівні довідники містять відомості про склад і зміст документів на рівні:

• НАФ України в цілому (центральний фондовий каталог, загальнодержавні міжархівні довідники про склад і зміст документів НАФ);

• державного архіву (путівник, фондовий каталог, систематичний каталог, міжфондовий покажчик, тематичний огляд);

• архівного фонду (опис, огляд фонду, каталог);

• одиниці зберігання (каталог).

Кожен тип довідника має свої види й різновиди відповідно до цільового призначення, об'єкта, аспекту описування й міри деталізації інформації.

Архівний опис як довідник забезпечує повну інформацію про склад і зміст документів певного документального комплексу (фонду, його структурної частини, об'єднаного архівного фонду, колекції) на рівні одиниці зберігання.

Архівний каталог (систематичний, предметно-тематичний, з історії установ, з історії адміністративно-територіального поділу, іменний, географічний, документів з особового складу тощо) складається незалежно від фондової належності на будь-який комплекс документів. Вторинна документна інформація представлена в каталогах у вигляді описових статей на одиниці описування.

Путівник (міжархівний, за фондами архіву, тематичний за фондами архіву тощо) подає характеристики фондів (документів) залежно від об'єкта описування (архіви, архів, група фондів, фонд, частина фонду/колекції, документ).

Покажчик (тематичний, предметний, географічний, іменний, хронологічний) містить перелік назв і предметів чи явищ, які згадуються в архівних документах, із зазначенням пошукових даних цих документів.

Огляд (тематичний, пофондовий, міжфондовий) включає систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів документів з джерелознавчим аналізом їх і призначається для інформації про характер і значення цих документів.

Нинішній склад і зміст архівних зібрань України розкривають понад 150 томів довідників різних типів і видів, опублікованих переважно в 1960 –1980-х рр.

Нині систему довідкового апарату державних архівів України становлять:

• центральний фондовий каталог (представлено 180 668 фондів);

• описи (майже 330 тис. одиниць);

• каталоги державних архівів (понад 1 млн тематичних карток, що розкривають зміст 10% фондів і колекцій НАФ на рівні подокументного описування); представлено також майже 1 млн фото-, понад 50 тис. кіно-, 50 тис. фоно- і майже 1 тис. відеодокументів;

• огляди архівних фондів (600 тематичних і пофондових оглядів, з яких бл. 200 опубліковано в різних часописах та окремими виданнями).

Державні архіви України ведуть роботу щодо створення принципово нових довідників – електронних версій реєстрів фондів як сегментів Національної архівної інформаційної системи. Вона розвивається як складова частина Державної програми інформатизації України.