2. Архівна україніка : визначення та загальна характеристика

Архівна україніка – це документи які пов’язані з Україною, але зберігаються за її межами.

Зарубіжна україніка є важливим інформаційним масивом і базовим історико-культурним потенціалом гуманітарної сфери знань. Вона дозволяє залучати до соціального обігу інформацію, яка формує духовність, закладає фундамент нової національної і соціальної психології, політики і культури. За Законом України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” такі документи, відповідно до міжнародних угод, підлягають поверненню в Україну в оригіналах або копіях. На думку сучасної американської дослідниці д-ра Патриції Кеннеді Грімстед, проблеми адекватної ідентифікації архівної україніки ускладнюються щодо матеріалів, які зберігаються за кордоном, оскільки рівень визначеності між українським і російським, між польським і українським або між австро-угорським (або австрійським чи угорським) і українським залежить від точності етнічної ідентифікації або ступеня української національної самосвідомості.

«Архівна та рукописна Україніка» - національна зведена система документної інформації, що створюється в Україні починаючи з 1992 р. на підставі відповідної державної програми. До виконання програми залучені вчені наукових установ Національної Академії наук України, Державного комітету архівів України, Національної бібліотеки України ім. В. Вернадського. Мета програми - створення національного банку інформації з документальних джерел (архівна Україніка, книжкова Україніка та ін.) як базового історикокультурного потенціалу гуманітарної царини знань українського народу.

Складовою частиною програми є створення Національної архівно-інформаційної системи (НАІС), яка міститиме упорядковану інформацію про архівні документи та рукописи з україністики в архівах, музеях, бібліотеках України та інших країн. До зведеної системи інформації внесено матеріали, що безпосередньо стосуються всіх аспектів життя українського народу за всю його багатовікову історію, а також матеріали, опосередковано пов'язані з Україною. Долучені, зокрема, документи Національного архівного фонду України, а також архівні фонди країн, де є матеріали про Україну (Білорусь, Польща, Росія та ін.).

2. Діяльність експертних комісій і комплексування державних архівів

Експертна комісія - це сформована група експертів, яка проводить експертизу цінностей документів.

Розгляд питань, пов'язаних з формуванням НАФ, зокрема науково-методичне та організаційне керівництво експертизою цінності документів належить до компетенції таких експертних комісій:

• Центральної експертно-перевірної комісії ДержкомархівуУкраїни (ЦЕПК);

експертно-перевірних комісій (ЕПК) центральних і галузевих державних архівів, Державного архіву в АвтономнійРеспубліці Крим, державних архівів областей, міст Києваі Севастополя, державних наукових установ, музеїв і бібліотек;

• експертних комісій (ЕК) архівних відділів районних державних адміністрацій та міських рад архівних підрозділів; органів державної влади, органів місцевого самоврядування; підприємств, установ і організацій усіх форм власності;

• архівів (архівних підрозділів) об'єднань громадян.

Діяльність експертних комісій кожної архівної установи регулюється положеннями про них, розробленими на основі типового положення. У комплексі вони складають єдину систему експертних органів, розробляють методику виконання цієї роботи, організовують і контролюють хід її проведення.

Склад експертних комісій всіх рівнів формують з досвідчених архівістів, представників наукової і творчої громадськості, практичних архівістів-спеціалістів з урахуванням профілю комплектування архівної установи. До вирішення особливо складних питань експертизи можуть залучатися експерти і консультанти з числа осіб, які не входять до їх складу на постійній основі. Головами експертних комісій призначають, як правило, заступників керівників відповідних організацій.

Рішення експертних комісій та норми архівного законодавства складають організаційно-правову основу формування НАФ.

Безпосередня експертиза цінності документів здійснюється поетапно з метою встановлення наявності документального фонду, що утворився в діяльності фізичної чи юридичної особи і підлягає віднесенню до НАФ; відбору цінних документів документального фонду з метою безпосереднього внесення їх до НАФ; визначення можливості приймання на державне зберігання документів НАФ; уточнення цінності вже прийнятих до архівів фондів та окремих документів НАФ.

В архіві (архівному підрозділі) установи експертиза документів може бути як самостійним видом роботи, так і частиною комплексу робіт із науково-технічного опрацювання документів даної організації, її метою є виявлення дублетної документації.

В державних архівах експертиза цінності здійснюється під час первинного розбирання документів особового походження та документів громадських, релігійних організацій, політичних партій і рухів; наукового описування документів у процесі їх упорядкування та перероблення недосконало укладених архівних описів; як вид самостійної роботи (цільова експертиза). Цільова експертиза здійснюється за наявності у фондах значної кількості справ, що не підлягають подальшому зберіганню і проводиться комплексно з метою ліквідаціїдублетності, а також відновлення втраченої документації за рахунок фондів, що не входять до даної системи установ і організацій.

Комплектування архіву – це систематичне, цілеспрямоване і планомірне поповнення його фондів профільними для нього документами державних органів, підприємств, установ і організацій усіх форм власності, а також громадян та їхніх об'єднань на всіх можливих носіях, що мають наукову, історико-культурну цінність. Метою комплектування є створення повноцінної джерельної бази з історії країни, регіону, а відомчого архіву –організацій його системи. Воно охоплює такі питання:

– визначення конкретних джерел комплектування та їхній розподіл між відповідними архівами;

– визначення складу документів, що підлягають переданню на зберігання;

– науково-технічне опрацювання документів з метою підготовки їх для дальшого зберігання;

– безпосередній прийом-передавання документів до архіву.

Завданнями державного архіву є комплектування документами від усіх установ і організацій його профілю і у визначені терміни, укладання необхідного науково-довідкового апарату та створення умов для всебічного використання наявної в ньому джерельної бази.

До складу документів відомчих архівів відповідно з Типовим положенням про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного підприємства, установи і організації (1995 р.) входять:

– закінчені у поточному діловодстві документи на паперовій основі постійного та довготривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами організації;

– науково-технічна, кіно-, фото-, фоно-, відео-документація, машиноорієнтовані документи, створені організацією або одержані нею на законних підставах;

– особові архівні документи працівників організацій;

– документи на різних видах носіїв інформації установ – ліквідованих попередників організації;

– друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву;

– обліковий та довідковий апарат до архівних документів.

Відомчий архів комплектують усіма видами документів на всіх можливих носіях:

– документи на паперовій основі передають із структурних ідрозділів організації до відомчого архіву через 2 роки після закінчення їх у діловодстві у впорядкованому стані за описами встановленого Головархівом України зразка;

– науково-технічну документацію передають одразу після затвердження і в порядку, встановленому державними стандартами України; кіно-, фото-, фоно-, відеодокументацію передають з виробничих підрозділів одразу після завер-шення її виробництва.