Тема 2. Организация работы с документами. Порядок движения документов в организации.

Цель: знакомство с организацией процесса работы с документами с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки из учреждения.

Основные вопросы:

1. Понятия «документооборот» и «документопоток». Общие принципы и методические основы организации документооборота в организации.

2. Информационно-поисковая система по документам организации.

3. Контроль исполнения документов.

4. Текущее хранение документов.

Практическое задание:

Практикум. Тема 10 «Организация документооборота». Быкова, Т. А. Делопроизводство : учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М. : МЦФЭР, 2006. – С.499-503.

Нормативные акты:

1. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Литература:

1. Быкова, Т. А. Делопроизводство : учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М. : МЦФЭР, 2006. – С. 221-299.

2. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления : Учебное пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. – М. : ИНФРА-М ; Новосибирск : Сибирское соглашение, 2007. – С.276-322.

3. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. – М. : ООО "Журнал "Управление персоналом", 2007. – С.194-244.

Периодические издания:

1. Андреева, В.И. Документопотоки: виды и организация обработки / В.И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2007. – № 12. – С. 38-48.

2. Борискин, В.В. Проверки делопроизводства в организации / В.В. Борискин // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2007. – № 9. – С. 38-46.

3. Боровлева, З.А. Уголовная ответственность за преступления в области документационного обеспечения управления / З.А. Боровлева // Делопроизводство. – 2008. – № 3. – С. 14-19.

4. Демушкин, А.С. Распознание фальшивых документов / А.С. Демушкин // Делопроизводство. – 2007. – № 2. – С. 8-14.

5. Доронина, Л. Функции топ-менеджера по работе с документами / Л. Доронина // Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2009. – № 4. – С. 23-30.

6. Кузнецова, Т.В. Проектирование рациональной организации делопроизводства / Кузнецова Т.В., Подольская И.А. // Делопроизводство. – 2005. – № 1. – С. 58-67.

Раздел IX. Словарь терминов

Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Архив (ндп. архивохранилище) – организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью их использования.

Архивный орган (архивное учреждение) – учреждение, ответственное за отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам и согласование уничтожения документов, не подлежащих хранению.

Архивная выписка – копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке.

Архивная копия – официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных.

Архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

Архивная справка – официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов.

Архивное дело – отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника

Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторических и/или логически связанных между собой.

Архивный фонд личного происхождения – архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

Архивный фонд Российской Федерации – совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

Архивохранилище (ндп. архив) – специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

Аудиовизуальный документ – документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Ведомственное хранение архивных документов – хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами.

Вид письменного документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Виза официального документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.

Выделение документов к уничтожению – выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.

Государственная часть Архивного фонда Российской Федерации – архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью.

Государственное хранение архивных документов – постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев.

Графический документ – изобразительный документ, в котором изображение документа получено посредством линий, штрихов, светотени.

Гриф ограничения доступа к документу – реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Депозитарное хранение документов – хранение в архиве, музе, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее зафиксировать.

Документ личного происхождения (личный документ) – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документ временного хранения – документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он полежит уничтожению.

Документ постоянного хранения – документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

Документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Доступ – право, возможность, средства для поиска, извлечения или использования информации.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Запретная дата документа – дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат.

Изобразительный документ – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

Иконографический документ – документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии.

Индекс дела (номер дела) – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Индексирование – процесс проставления условных обозначений и составления указателей, служащих для упрощения доступа к документам и (или) информации.

Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения.

Историческая справка к архивному фонду – документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата.

Источник комплектования – юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

Карточка (архивного) фонда (ндп. фондовая карточка) – учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

Классификация – систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификационной системе.

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством

Конвертирование – процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Наименование документа – обозначение вида письменного документа.

Негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации – архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертиза их ценности.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Обеспечение сохранности документов – обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет.

Объединенный архивный фонд (ндп. групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд) – архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи.

Объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами

Перечень документов со сроками хранения – систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Письменный документ – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа.

Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Постоянное хранение документов – бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке.

Проверка наличия [состояния] дел – установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции.

Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Регистрационный индекс документа (регистрационный номер документа) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Режим хранения архивных документов – совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.

Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Система управления документами – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Старение (архивного) документа – изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.

Страховая копия (архивного документа) – копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала.

Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Управление документами – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.

Уничтожение – ликвидация документов без какой-либо возможности восстановления.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Фондообразователь – юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд.

Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизаций документов внутри дела.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа – построенная модель документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Экспертиза ценности документа – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

*ндп – недопустимо

РАЗДЕЛ Х. ВОПРОСЫ К ЗАЧЕТУ

1. Понятие «документ». Классификация и функции документов.

2. Понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управление».

3. Вопросы документирования в законодательных актах.

4. Вопросы документирования в нормативно-методических актах.

5. Реквизит документа. Состав обязательных реквизитов.

6. Бланк документа. Виды бланков. Понятия «формуляр», «образец документа».

7. Бланки с изображением государственного герба и герба субъекта федерации.

8. Автор документа. Порядок обозначения наименования организации. Справочные данные об авторе.

9. Дата документа. Порядок оформления дат.

10. Состав удостоверения документов. Электронная подпись.

11. Печати и их назначение. Порядок проставления печати на документах.

12. Утверждение документов.

13. Обозначение адресата. Порядок оформления почтового адреса.

14. Отметки на документе как отражение этапов его создания и прохождения.

15. Общие требования к тексту документу. Сценарий подготовки документа.

16. Особенности составления и оформления организационных документов. Устав, его составление и оформление.

17. Инструкция. Виды инструкций. Особенности составления и оформления.

18. Система распорядительной документации. Особенности составления и оформления распорядительных документов.

19. Приказ как правовой акт. Виды приказов.

20. Постановления и решения как правовые акты. Их составление и оформление.

21. Документирование деятельности коллегиальных органов. Виды протоколов. Требования к составлению и оформлению протоколов.

22. Информационно-справочная документация. Назначение и состав.

23. Акт. Разновидности актов. Особенности составления и оформления.

24. Письмо. Виды писем по назначению, содержанию. Особенности требований к составлению и оформлению.

25. Справка. Виды справок. Особенности требований к составлению и оформлению.

26. Особенности составления и оформления документов личного характера: заявления, резюме, расписки, объяснительные записки.

27. Понятие «документооборот». Общие принципы организации. Основные этапы.

28. Прием документов. Первичная обработка.

29. Регистрация документов и контроль исполнения.

30. Порядок обработки входящих и исходящих документов.

31. Особенности работы с электронными документами и электронными сообщениями.

32. Требования к организации работы с письменными обращениями граждан.

33. Текущее хранение документов.

34. Понятие «номенклатура дел». Виды номенклатур.

35. Основные правила формирования дел. Ответственность за сохранность документов.

36. Понятие «экспертиза ценности документов». Перечни документов со сроками хранения.

37. Порядок оформления и уничтожения документов.

38. Единые требования в подготовке дел к архивному хранению.

39. Архив организации. Его значение и функция. Подготовка дел к передаче на государственное хранение.

40. Регулирование документной информации персонального характера и коммерческой тайны. Взаимоотношения с правоохранительными органами.