1.4 Документация по личному составу (кадрам)

Распорядительная деятельность органов управления заключается в том, что они наряду с основной деятельностью занимаются подбором и расстановкой кадров, прини­мают на работу, переводят и увольняют работников, из­дают ряд документов, необходимых гражданам при осуществлении ими права на труд. Все эти вопросы решаются в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ).

Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения, перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. К таким документам относятся: трудовые договоры, приказы (распоряжения) по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки и другие документы, входящие в состав личного дела.

Документация по личному составу ведется с момента поступления работников на работу в организацию и должна храниться после их увольнения в зависимости от важности отдельных видов документов до нескольких десятков лет.

В соответствии со ст. 56 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.06.2006 № 90-ФЗ:

трудовой договор— это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу пообусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Приказ по личному составу — акт, издаваемый руководителем учреждения, организации, предприятия, являющийся основным документом, упорядочивающим процесс управления персоналом и движения кадров.

Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов по основной деятельности предприятия.

Тексты приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «приказываю». Поэтому приказы по личному составу непосредственно начинаются с распорядительного действия:

«ПРИНЯТЬ» на работу; «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ» на другую работу;

«ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК»; «КОМАНДИРОВАТЬ»; «УВОЛИТЬ» и т.д.

Унифицированные формы приказов о приеме работников на работу, переводе на другую работу, прекращении (расторжении) трудового договора (служебного контракта), о поощрении работников, предоставлении отпуска или направлении в командировку утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

К составлению и оформлению приказов о назначении работника (ков) на должность предъявляются следующие требования: - лицо, ответственное за прием, составляет приказ (распоряжение) по форме № Т-1 (на одного работника) и № Т-la(на группу работников) на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.

Для оформления и учета перевода работника (ов) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией используются следующие формы приказов № Т-5 и № Т-5а.

Прекращение трудовых отношений оформляется решением в виде приказа или распоряжения в соответствии с формами № Т-8 и № Т-8а.

Заявление — документ, адресованный должностному лицу и содержащий какую либо просьбу заявителя.

Характеристика - это официальный документ, который выда­ет администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Трудовая книжка. Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, которые ведутся на всех предприятиях не- зависимо от формы собственности.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).

Генеральному директору ООО «Югстрой» А.Н. Зорину От нач. рекламного участка В.А. Лунина

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу перевести меня на должность начальника строительно-монтажного участка в связи с вакантным характером этой должности с 14 марта 2013 г.

30.03.2013 Подпись В.А. Лунин

Генеральному директору ООО «Югстрой» А.Н. Зорину От нач. рекламного участка В.А. Лунина

Генеральному директору ООО «Югстрой» А.Н. Зорину От зам. директора Г.В. Пулова

ДОЛЖНОСТНАЯ ЗАПИСКА

о переводе В.А. Лунина

на должность начальника строительно-монтажного участка

Уважаемый Анатолий Николаевич!

Прошу Вашего указания о переводе начальника рекламного участка Виктора Алексеевича Лунина с 2 апреля 2013 г. на должность начальника строительно-монтажного участка. В связи с увольнением 14 марта 2013 г. Ивантеева Г.А. эта должность является вакантной.

Лунин Виктор Алексеевич имеет высшее экономическое образование, в 2000 году закончил экономический факультет СибУПК с квалификацией по диплому Управление на предприятии, работает в должности начальника рекламного участка с 2006 года.

Я уверен, что В.А. Лунин успешно и в полном объеме справится с начальника строительно-монтажного участка, так как в период отсутствия Ивантеева Г.А. в связи с отпуском или болезнью неоднократно и успешно его заменял.

Зам. Директора Подпись Г.В. Пулов

20.03.2013 г.