7. Порядок составления инвентаризационных описей

Члены инвентаризационной комиссии пересчитывают, взвешивают, обмеривают и описывают имущество, фактически имеющееся у организации. Как правило, проверка осуществляется сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности. Фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных лиц.

 В ходе инвентаризации составляются инвентаризационные описи или акты[5], в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств. Описи и акты оформляются в двух экземплярах. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

 Инвентаризационные описи и акты являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача инвентаризационной комиссии на этом этапе – наиболее полно и точно внести в описи данные о фактическом имуществе и финансовых обязательствах, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки чернилами или шариковой ручкой, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае,  в них не должно быть помарок и подчисток.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку, после которой подписываются все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.

 Для подтверждения фактического наличия имущества на складах сторонних организаций необходимо в ходе инвентаризации получить от них расписки.

8. Порядок составления сличительных ведомостей в бухгалтерию

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки) составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально ответственному (ым) лицу (лицам).

При заполнении сличительной ведомости для отражения результатов инвентаризации нематериальных активов (форма N ИНВ-18) графы 3, 8, 10 не заполняются.

Для выявления результатов инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, наличия денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности соответственно применяются формы N ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15 и ИНВ-16, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей.

8. Изучение порядка инвентаризации основных средств

Инвентаризация основных средств — может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. До начала инвентаризации основных средств целесообразно проверить: наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета; наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации; наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение (при отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление). При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения. В процессе инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации. Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т. д. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т. д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов. Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (в дальних рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т. п.), инвентаризуются до момента временного их выбытия. На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т. п.). Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, ‑­ подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду. Если выявилась при инвентаризации недостача ОС Д-т 94 К-т 01, если выявлено виновное лицо ,то относите на Д-т 73 К-т 94.Если недостача составляет менее среднего заработка виновного лица,то удерживаете из-з-платы и делается проводка Д-т 70 -т 73.Если же вносит в кассу ,то Д-т 50 К-т 73.Если же виновное лицо не определено,тогда списываете на убытки.  Что касается излишков, то делаете проводку Д-т 01 К-т 91.1.

Пример инвентаризации ОС

Для выполнения операции «Проведение инвентаризации основных средств» (см. таблицу примера) необходимо создать документ «Инвентаризация ОС».  Создание документа «Инвентаризация ОС»

Вызовите из меню «ОС» – «Инвентаризация ОС».

Нажмите кнопку «Добавить».

Заполнение шапки документа «Инвентаризация ОС»

В поле «от» укажите дату завершения инвентаризации.

Нажмите кнопку «Записать».

Заполнение закладки «Основные средства» документа «Инвентаризация ОС» (рис. 3-5):

На панели инструментов табличной части на закладке «Основные средства» введите команду «Заполнить» – «По остаткам на складе» . В результате в табличной части приводится список основных средств, эксплуатируемых в указанном в шапке документа подразделении, по которым на счёте 01 «Основные средства» имеются остатки

1. На панели инструментов табличной части на закладке «Основные средства» введите команду «Заполнить» – «Фактические данные». В результате в колонки «Фактическая  стоимость» и «Фактическое наличие» будут автоматически введены соответственно стоимость объекта по данным учёта и признак (флажок) фактического наличия объекта

Заполнение закладки «Дополнительно» документа «Инвентаризация ОС» (Рис. 5)Информация, указанная на закладке «Дополнительно», используется в печатной форме приказа о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ-22), инвентаризационной описи основных средств (унифицированная форма № ИНВ-1) и сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов (унифицированная форма № ИНВ-18).

1. В поле «Документ» выберите вид документа: «Приказ», «Постановление» или «Распоряжение».

2. В полях «Номер» и «от» укажите номер и дату документа на проведение инвентаризации.

3. В поле «Дата начала» введите дату начала инвентаризации.

4. В поле «Дата окончания» введите дату окончания инвентаризации.

5. В поле «Причина» укажите основание для проведения инвентаризации.

6. В табличной части «Инвентаризационная комиссия» по кнопке   «Добавить» или «Подбор» укажите членов инвентаризационной комиссии (из справочника «Физические лица»).

7. В колонке «Председатель» установите флажок для сотрудника, который назначен председателем инвентаризационной комиссии.

8. Нажмите кнопку «Записать».