33)Автозаповнення та автоповтор в excel. Створення коментарів до комірок

В MS Excel існує такий засіб як автозаповнення. Він забезпечує заповнення комірок даними з визначених послідовностей які передбачені в Excel. Такими послідовностями можуть бути дні тижня, назви місяців, прогресії. Для того щоб скористатись автозаповненням, необхідно виділити комірку (або діапазон комірок) з даними, навести вказівник миші на правий нижній кут комірки (виділеного діапазону) та протягнути його по стовпцях чи по рядках які будуть автоматично заповнені значеннями. Для додаткових опцій слід протягувати вказівник натиснувши праву клавішу миші. В цьому випадку з’явиться контекстне меню із вибором автозаповнення.

34)Зведенні таблиці. Консолідація даних

Зведені таблиці є одним з найбільш могутніх засобів MS Excel з аналізу баз даних, розміщених у таблицях чи списках. Зведена таблиця не просто групує й узагальнює дані, але і дає можливість провести глибокий аналіз наявної інформації. Створюючи зведену таблицю, користувач задає імена полів, що розміщаються в її рядках і стовпцях. Допускається також завдання поля сторінки, що дозволяє працювати зі зведеною таблицею, як зі стопкою аркушів. Зведені таблиці зручні при аналізі даних з кількох причин:

- дозволяють створювати узагальнюючі таблиці, що надають можливість групування однотипних даних, підведення підсумків, підведення статичних характеристик записів;

- легко перетворюються;

- дозволяють виконувати автоматичний добір інформації;

- на основі зведених таблиць будуються діаграми, що динамічно перебудовуються разом зі зміною зведеної таблиці.

Опишемо покроковий процес створення зведеної таблиці на прикладі таблиці Замовлення Для цього:

1. Виберіть команду Дані | Зведена таблиця. На екрані з'явиться перше вікно Майстра зведених таблиць

– Вихідні дані таблиці Замовлення

- Перше вікно „Майстра зведених таблиць”

2. У першому вікні Майстра зведених таблиць під заголовком Створити таблицю на основі даних, що знаходяться треба вказати джерело даних для створення зведеної таблиці. Можливі чотири джерела даних, які вибираються за допомогою одного з перемикачів:

Перемикач Джерело даних

в списку чи бази даних Microsoft Excel Список чи таблиця, з позначеними стовпцями, розташована на робочому листі MS Excel

в зовнішньому джерелі даних Файли і таблиці, створені іншими програмами, наприклад, MS Access

у кількох діапазонах консолідації Кілька списків чи таблиця з позначеними стовпцями, розташована на робочому листі MS Excel

в іншій зведеній таблиці чи діаграмі Інша існуюча в активній робочій книзі зведена таблиця

- Друге вікно „Майстра зведених таблиць”

- Третє вікно „Майстра зведених таблиць”

Крім того, за допомогою перемикачів під заголовком Вид створюваного звіту можна задати вид зведеної таблиці: просто зведена таблиця чи зведена діаграма зі зведеною таблицею. У нашому випадку виберіть перемикачі в списку чи базі даних Microsoft Excel і зведена таблиця. Натисніть кнопку Далі.

- Вікно „Майстер зведених таблиць і діаграм – макет”

Отже, для створення структури зведеної таблиці виберіть поле, що містить дані, по яких потрібно підвести підсумки, і перетягнете відповідну кнопку в область Дані. У нашому випадку, будемо підводити підсумки по Полю Вартість доставки. Для того щоб вибрати операцію, по якій підводяться підсумки, двічі клацніть по полю Вартість послуги, розташованої в області Дані. На екрані відобразиться вікно Обчислення поля зведеної таблиці

35)Використання Excel як система керування базами даних. Фільтрація та сортування інформації

База даних – це впорядкований набір даних,над якими можна проводити операції з їх обробки. Інформація в БД,як правило,зберігається в рядках і колонках,так само ,як і в електронній таблиці. При цьому рядки в БД називають записами,а колонки – полями.

Для створення БД на робочому аркуші Excel потрібно виконати наступну послідовність дій:

1)ввести назви полів у порожній рядок робочого аркуша електронної таблиці.,

2)вибрати ширину полів таким чином ,щоб у них поміщалася вся інформація ,яка вводиться в комірки.,

3)в наступних рядках ввести всі потрібні записи,відповідно до вказаних назв полів.,

4)відділити БД разом із назвами полів від іншої інформації на робочому аркуші порожніми рядками та колонками..,

При роботі БД в Excel дуже важливою є інформація про назви полів ,тому рядок із назвами полів повинен передувати списку записів..Назва кожного поля не повинна повторюватися і не перевищувати 255 символів.

Однією із найчастіше використовуваних команд під час роботи з БД є операція її сортування за певними полями. Сортування за полями ,які містять дату та час буде проводитись правильно лише в тому випадку ,коли вони будуть представленні у відповідному форматі,що прийнятий в Excel.

Для того щоб сортування проводилося правильно,необхідно вказати поля,які будуть визначати новий порядок записів. Такі поля називаються ключовими. Щоб відсортувати БД необхідно помістити курсор у будь яку комірку бази даних. Якщо потрібно відсортувати лише частину записів ,тоді їх необхідно виділити. Після цього слід вибрати команду Сортування з пункту меню дані. З’являється однойменне діалогове вікно. У випливаю чому списку Сортувати за…необхідно вибрати поле,за яким буде виконано сортування . Якщо потрібно,щоб сортування відбувалося за декількома прлями,то у випливаю чому списку Потім за… необхідно вибрати другорядне поле , а якщо і цього не досить ,то в наступному списку В останню чергу за…вибирають поле,в якому буде відбуватися сортування в останню чергу. Опціями за зростанням та за спаданням необхідно вказати порядок сортування.

Для того щоб встановити автоматичне фільтрування БД,потрібно встановити курсор у будь якій комірці БД. Після цього в пункті меню Дані слід вибрати підпункт фільтр, а в ньому команду авто фільтр.

Коли БД вже відфільтроване за одним полем ,то при встановленні фільтрування за іншим полем вибір здійснюється серед відфільтрованих раніше записів.