Збереження робочої книги

Для збереження робочої книги необхідно викликати команду Сохранить меню Файл або натиснути кнопку При першому збереженні з'являється діалогове вікно Сохранение документа. У прихованому переліку Папка слід вибрати диск, у переліку, що розташований нижче папку, в якій необхідно зберегти книгу. У полі прихованого переліку Тип файла – формат, в якому буде збережено книгу. У полі Имя файла потрібно увести ім'я книги й натиснути кнопку Сохранить. При повторному збереженні діалогове вікно Сохранение документа не виводиться, книга автоматично зберігається в тому ж файлі. Щоб зберегти книгу під іншим ім'ям або в іншій папці, слід у меню Файл вибрати команду Сохранить как, після чого з'являється вікно Сохранение документа.

Закриття робочої книги

Для закриття книги необхідно вибрати в меню Файл команду Закрыть або натиснути кнопку r вікна книги.

Аркуші та книги

Як первинний документ для зберігання і обробки даних Microsoft Excel використовує аркуш (лист, листок). Аркуші служать для організації і аналізу даних. Можна вводити і змінювати дані одночасно на декількох аркушах, а також виконувати обчислення на основі даних з декількох аркушів. Кожен аркуш має ім'я, яке наводиться на кнопці ярличка аркуша внизу вікна . Кількість аркушів в робочій книзі задається користувачем.

Імена аркушів відображуються на вкладках в нижній частині вікна книги. Для переходу з одного аркуша на іншій слід вибрати відповідну вкладку. Листи можна перейменовувати, вставляти, видаляти, переміщати або .копіювати. Аркуш, в якому виконується робота, називається поточним.

Декілька листів об'єднують в книгу, яка грає роль папки—скоросшивателя і є окремим файлом, використовуваним для обробки і зберігання даних. При роботі з декількома книгами одночасно кожна книга відкривається в новому вікні.

Аркуш книги може містити таблицю (тому Excel інколи називають «електронною таблицею»), діаграму, макроси тощо. Файл книги має розширення .xls . Вікно Excel може відображувати декілька вікон робочих книг, з якими можна одночасно працювати.

Введення і редагування даних електронних таблиць

Для введення даних у комірку слід спочатку її виділити клацанням миші. Адреса поточної комірки вказується в полі Ім'я (Name) . Символи можна вводити безпосередньо у комірку або в рядок формул. Місце введення даних показує курсор, що миготить. Закінчити введення даних у комірку потрібно клавішею Enter клавіатури чи кнопкою Введення (Enter) у рядку формул.

Редагувати вміст комірки можна декількома способами:

1. виділити комірку і редагувати її в рядку формул, перемістивши курсор на потрібне місце.

2. двічі клацнути комірку мишею або виділити комірку і натиснути клавішу F2. В цьому випадку редагування даних можна здійснювати безпосередньо у комірці або в рядку формул.

Завершивши редагування комірки, натискуйте клавішу Enter або кнопку Введення (Enter) у рядку формул.

Для відміни введення даних у комірку слід натиснути клавішу Esc або кнопку Відміна (Cancel) у рядку формул.

30)Ілюстрована графіка в excel. Робота з діаграмами в excel

Створення графіків та діаграм

Microsoft Excel дозволяє створювати різні діаграми. Всього існує більше 30 типів вбудованих діаграм, багато з яких мають ще кілька різновидів (видів). Вибір типу діаграм та графіків проходить при їх створенні і залежить від поставленої мети та значень показників.

Наведемо найбільш часто використовувані типи діаграм:

• Гістограма;

• Лінійчата діаграма;

• Графік;

• Кругова діаграма;

• Кільцева діаграма;

• Діаграма з ділянками;

• Точкова діаграма;

Гістограма, що належить до стобчикових діаграм, є одним із полпулярних засобів ділової графіки. Гістограму зручно використовувати для зображення показників, які порівнюються в межах певного часового інтервалу, тощо. Гістограми дають змогу, наприклад, наочно відобразити планові та фінансові показники виробництва за квартал звітного року, щомісячні платежі за кредитами тощо.

Різновидом гістограм є циліндричні, конічні та пірамідальні діаграми; в них стовбці замінюються відповідними геометричними об'єктами.

Лінійчата діаграма — це така сама гістограма, але з іншою орієнтацією осей. Тут вісь критеріїв X розміщується вертикально, а вісь значень Y — горизонтально. В Excel її часто віддають перевагу, тому що її стовпці розміщуються горизонтально по рядках і добре вписуються в робочий аркуш.

Графік, відзначається своєю простотою та наочністю і відображає одну або кілька залежностей виду y=f(x). Використовується для ілюстрації коливань у часі курсів валют або акцій.

Кругова діаграма відображає співвідношення між цілим і його частинами (наприклад, між усім бюджетом та його окремими статтями, усією інвестиційною програмою та її складовими тощо). Для побудови цієї діаграми необхідно обчислити суму всіх значень певного поля таблиці, а потім визначити, яку частину цієї суми становить кожне значення. Окремі або всі сегменти діаграми можуть висуватися.