41) Робота зі звітами і формами в Аccess

Звіт - об'єкт бази даних, призначений для ефективного представлення даних у друкованій формі.

При перегляді звіту в режимі зразка буде виведене обмежене число записів.

Часто використовується експорт звітів у різні формати. Э можливість зробити знімок звіту.

Після вибору джерела записів і макета (у стовпець, стрічковий або табличний) Автозвіт створює звіт, що використовує всі поля джерела записів і застосовує останній використаний автоформат.

Майстер задає докладні питання про джерела записів, полях, макеті, необхідних форматах і створює звіт на підставі отриманих відповідей.

Крім того, автоматично можна створити звіт з діаграмою і поштові наклейки.

Робота зі звітом у режимі конструктора аналогічна роботі з формою.

Присутні розділи аналогічні формі, а також заголовки і примітки груп.

Згрупувавши записи, що містять спільні значення, можна обчислити проміжні підсумки і зробити звіт більш легким для читання.

Форма - об'єкт, у якому розміщуються елементи керування, що приймають дії користувачів або служать для введення, відображення і зміни даних у полях.

У звичайному режимі форма відображає на екрані тільки один запис.

Елемент керування - графічний об'єкт (поле, прапорець, прямокутник, кнопка, ...) для наочної роботи з даними.

Типи форм:

Звичайна форма Кожне поле розташовується на окремому рядку; підпис знаходиться ліворуч від поля.

Стрічкова форма Поля, що утворюють один запис, розташовані в одному рядку; їхні підписи виводяться один раз у верхній частині форми.

Таблична форма Поля записів розташовані у форматі таблиці, де кожному запису відповідає один рядок, а кожному полю — один стовпець.

Підлегла форма - це форма, що знаходиться усередині іншої форми.

Підлеглі форми особливо зручні для відображення даних з таблиць або запитів, зв'язаних відношенням «один-до-багатьох». Підлегла форма може відображатися у вигляді таблиці, у вигляді звичайної або стрічкої форми. Головна форма може відображатися тільки як звичайна форма.

Автоматичне створення форм

Майстром можна створити стандартну форму на основі існуючих стилів оформлення.

У подальшому, стилями можна керувати за допомогою автоформата.

Автоформат - набір форматів, що визначають вид елементів керування і розділів форми або звіту.

На практиці спочатку зручніше створити форму майстром, а вже після в режимі конструктора змінить її форматування на бажане, додати допоміжні об'єкти.

Майстер Автоформа створює за один крок форму, що використовує поточний автоформат, всі поля джерела записів і всі поля з підлеглих джерел записів. Також з його допомогою можна відразу створити звичайну форму на базі відкритого в режимі таблиці запиту або таблиці.

Існують:

Автоформа: у стовпець

Автоформа: стрічкова

Автоформа: таблична

Крім цього, автоматично можна створити форму з діаграмою і (якщо встановлено Excel) зведену таблицю.

42) використання форм та фільтратів в Аccess

форма - це структуроване вікно, яке можна представити так, щоб воно повторювало форму бланка. Форми створюються з набору окремих елементів керування.

Система Access може автоматично створювати три види форм: стовпцеву, стрічкову та табличну.

Методику створення цих форм розглянемо на прикладі бази даних Basa2.

У відкритому вікні бази даних відкриваємо вкладнику Формы і натискуємо кнопку Создать. У результаті відкривається вікно Новая форма. В цьому вікні відкриваємо список таблиць і вибираємо одну з них, а саме ту, з якої будемо створювати форму.

1)Створюємо першу стандартну форму – у стовпчик. Для цього виконаємо команду Автоформа: в столбец. У результаті буде створена форма, зображена на малюнку.

У цьому вікні всі поля розташовані у стовпець і виведено тільки один запис

2)Створюємо тепер другу стандартну форму (стрічкову з тієї самої таблиці Список). Порядок її створення аналогічний попередньому, з тією лише різницею, то замість команди Автоформа: в столбец виконується команда Авто форма: ленточная. Стрічкова форма даних зображена на малюнку поданому нижче.

3)Третя стандартна форма звіту – таблична. Вона створюється аналогічно тому, як і дві попередні. У цьому випадку у вікні Новая форма виконується команда Автоформа: табличная.

Фільтр - набір умов, застосовуваних для відбору підмножини даних або для сортування даних.

Фільтр по виділеному, фільтр за формою і поле «Фільтр для» є найпростішими способами відбору записів.

1) Якщо можна легко знайти і виділити у таблиці значення які повинні міститися у записах, що відбираються, варто використовувати фільтр по виділеному.

2) Поле «Фільтр для:» використовується, якщо фокус уведення знаходиться в полі таблиці і потрібно ввести конкретне шукане значення або вираз, результат якого буде використовуватися як умова добору.

3) Фільтр за формою (звичайний фільтр) використовується для вибору шуканих значень зі списку без перегляду всіх записів у таблиці або при вказівці декількох умов добору одночасно.

4) Для створення складних фільтрів варто використовувати вікно розширеного фільтру.