16) Робота з таблицею виконується в двох основних режимах: у режимі конструктора й у режимі таблиці.

Режим Конструктора дозволяє користувачеві самому вказувати параметри всіх елементів таблиці (ім'я поля, тип даних, характеристики поля, ключі)При виборі режиму Конструктора з'являється вікно Таблиця, в якій необхідно визначити структуру таблиці.

У режимі таблиці можна додавати, редагувати, переглядати або виконувати іншу роботу з даними таблиці. Кожен рядок таблиці являє собою окремий запис, кожен стовпець - поле.

Збереження таблиці

Після додавання полів до таблиці слід зберегти її структуру. Якщо нова таблиця зберігається вперше, слід призначити їй ім’я, яке описує дані в ній. Можна використати не більше 64 символів (букв і чисел) разом із пробілами. Наприклад, можна назвати таблицю «Клієнти», «Інвентарний список деталей» або «Товари».

Натисніть кнопку Microsoft Office і виберіть пункт Зберегти або натисніть клавіші CTRL+S.

— або —

Клацніть правою кнопкою миші вкладку документа таблиці й виберіть у контекстному меню команду Зберегти.

— або —

Натисніть кнопку Зберегти на Панелі швидкого доступу.

Якщо таблиця зберігається вперше, введіть ім’я таблиці й натисніть кнопку ОК.

Введення даних в таблицю і її редагування

Для відображення на екрані таблиці у вікні бази даних виділите ім'я таблиці в списку і виберіть команду Відкрити (Open) у меню Файл (File) або натискуйте кнопку Відкрити (Open) на панелі інструментів.

Клацніть вічко, в яке необхідно ввести дані. Введіть дані і натискуйте клавіші Enter або Tab. Для переходу до порожнього запису натискуйте клавіші Ctrl + (символ «плюс») або натискуйте кнопку переходу по записах Новий запис (New Record) (див. мал. 23.4)

Зміна значень полів, додавання або видалення даних і пошук даних виконується в режимі таблиці. Введення нових даних у виділене поле автоматично замінює старі. Кількість символів, що вводяться, залежить від розміру поля, а не від ширини стовпця. Текст не може бути розірваний усередині вічка. У одному вічку не можна відображувати декілька рядків тексту.

Аби ввести одні і ті ж дані в декілька вічок, виділите вічка, наберіть дані, а потім натискуйте Ctrl+Enter. Для видалення даних у виділеному полі натискуйте клавішу Delete .

17) Форма – це об'єкт бази даних, який допомагає створювати інтерфейс користувача для застосунку бази даних.

За допомогою засобу «Форма» можна створити форму одним клацанням миші. Під час використання цього засобу всі поля з базового джерела даних розміщуються у формі. Нову форму можна використати одразу або змінити її відповідно до потреб у поданні розмічування чи в режимі конструктора.

Використання засобу «Форма» для створення нової форми:

• В області переходів виберіть таблицю або запит із даними, які слід відображати у формі.

• На вкладці Створити у групі Форми натисніть кнопку Форма.

Access створює форму й відображає її в поданні розмічування. У цьому поданні можна змінювати структуру форми, а відображення в ній даних триватиме. Наприклад, так можна настроїти розмір текстових полів, щоб у них вміщувалися всі дані.

Створення форми за допомогою майстра форм:

• На вкладці Створити у групі Форми натисніть кнопку Майстер форм.

• Виконайте вказівки на сторінках майстра форм.

• а останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

Введення даних та їх редагування є, зазвичай, завданням користувача програми з керування базами даних. Розробник бази даних має потурбуватися про перевірку коректності введених до форми даних та про належну їх обробку формою.

Щоб перевірити функціонування вашої форми, перемкніть форму у режим перегляду даних. Буде показано окремий рядок бази даних (запис). Ви можете пересувати курсор між полями за допомогою клацання лівою кнопкою миші або натискання клавіш Tab та Shift+Tab. Під час редагування поряд з інструментом навігації записами буде показано піктограму з зображенням олівця. Після введення даних рядка (запису) ви можете натиснути комбінацію клавіш Shift+Enter або кнопку Зберегти запис на панелі інструментів, щоб підтвердити внесені у поточний рядок зміни. Якщо ви натиснете на панелі інструментів кнопку Скасувати зміни у записі, програма відкине зміни, внесені до поточного рядка і відновить значення полів даних. Для пересування до нового рядка ви можете скористатися натисканням кнопки записів інструменту навігації. Крім того, доступ до всіх функціональних можливостей можна отримати у спосіб, подібний до способу, що використовується у перегляді даних таблиці.