2. Программное обеспечение автоматизированного рабочего места службы рецепшен

1. Неспециализированное программное обеспечение для автоматизации основных функций рецептиониста: ms Excel, ms Access

В отличие от таблиц, выполненных в текстовых графических редакторах, табличный процессор MS Office Excel специализирован для формирования и обработки вычисляемых данных, представляемых в форме таблиц.

Подавляющая часть первичной учетной документации и практически вся отчетная документация бухгалтерии туристических фирм и гостиниц представляется вычисляемыми таблицами, что позволяет применять табличный процессор MS Office Excel при формировании таких видов документов в фирмах, не оснащенных специализированными автоматизированными рабочими местами.

Табличный процессор MS Office Excel оснащен шаблонами первичной учетной документации, а также шаблонами финансового анализа деятельности организации. К сожалению, и то и другое, в силу различий западных и отечественных стандартов ведения учета имеет относительно узкий круг применения.

Так, в практике работы бухгалтера в гостинице могут быть полностью использованы шаблоны отечественных первичных документов – платежные формы: командировочное удостоверение, авансовый отчет, счет, доверенность и накладная. Все остальные шаблоны могут использоваться только после соответствующей доработки.

К достоинствам применения MS Office Excel при подготовке первичных документов в туристических фирмах и гостиницах можно отнести следующее:

• доступность, невысокую стоимость (входит в стандартный офисный пакет программ MS);

• простота в использовании;

• возможность быстро вносить изменения в шаблоны и создавать новые документы.

Следует помнить, что автоматизация бизнес-процессов в туристических фирмах и гостиницах с помощью MS Office Excel относится к низкому уровню автоматизации.

Менеджеры гостиниц могут, используя табличный процессор MS Office Excel, формировать документы, учитывающие информацию о клиентах, номерном фонде, стоимости услуг и др.

При формировании таких первичных документов можно использовать как готовые формы, так и создавать собственные, исходя из особенностей бизнес-процессов, протекающих в гостинице.

Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

• таблицы для сохранения данных;

• запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

• формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

• отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;

• страницы доступа к данным для просмотра, обновления и анализа данных из базы данных через Интернет или интрасеть.

  Данные сохраняются один раз в одной таблице, но просматриваются из различных расположений. При изменении данных они автоматически обновляются везде, где появляются.

 

2. Специализированное программное обеспечение автоматизированного рабочего места службы рецепшен на базе Hotel InStyle.