- •Автоматизация документооборота
- •Введение
- •Значение и роль автоматизации документооборота. Понятие Электронного документа. Подсистемы документооборота.
- •2. Системы электронного документооборота
- •3. Автоматизация документооборота с использованием ms Office Макросы в Excel
- •База данных
- •Общие сведения о таблицах
- •Проектирование базы данных
- •Этапы проектирования базы данных
- •Данные, используемые в поле таблицы
- •Запросы и их применение
- •Создание запроса с параметрами с приглашением на ввод условий отбора
- •Запросы с групповыми операциями.
- •Определение в базе данных связей между таблицами
- •Варианты заданий
- •Список рекомендуемой литературы
Данные, используемые в поле таблицы
При выборе типа данных, используемых в поле, необходимо учитывать следующее.
Какие значения должны отображаться в поле? Например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных.
Сколько места необходимо для хранения значений в поле.
Какие операции должны производиться со значениями в поле. Например, суммировать значения можно в числовых полях и в полях, имеющих валютный формат, а значения в текстовых полях и полях объектов OLE нельзя.
Нужна ли сортировка или индексирование поля. Сортировать и индексировать поля MЕМО, гиперссылки и объекты OLE невозможно.
Необходимо ли использование полей в группировке записей в запросах или отчетах. Поля MЕМО, гиперссылки и объекты OLE использовать для группировки записей нельзя.
Каким образом должны быть отсортированы значения в поле. Числа в текстовых полях сортируются как строки чисел (1, 10, 100, 2, 20, 200 и т.д.), а не как числовые значения. Для сортировки чисел как числовых значений используйте числовые поля или поля, имеющие денежный формат. Также многие форматы дат невозможно отсортировать надлежащим образом, если они были введены в текстовое поле. Для обеспечения сортировки используйте поле типа «Дата/время».
В приведенной ниже таблице указаны все типы данных в Microsoft Access, их использование и размеры.
Тип данных |
Используется |
Размер |
Текстовый |
Текст или комбинация текста и чисел, например, адрес, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов, номенклатурные номера или почтовый индекс. |
До 255 символов. Хранятся только введенные в поле символы, позиции, не использованные в текстовом поле, не хранятся. Для управления максимальным числом вводимых символов определите свойство Размер поля (FieldSize). |
Поле MЕМО |
Длинный текст или числа, например, пометки или описание. |
До 64 000 символов. |
Числовой |
Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции (используйте денежный тип). Для определения числового типа определите свойство Размер поля (FieldSize). |
1, 2, 4 или 8 байт. 16 байт только для кодов репликации. |
Дата/время |
Даты и время. |
8 байт. |
Денежный |
Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 - в дробной. |
8 байт. |
Счетчик |
Автоматическая вставка последовательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. |
4 байта. 16 байт только для репликации кодов. |
Логический |
Поля, содержащие только одно или два значения, таких как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Включено/ Выключено». |
1 бит. |
Объекты OLE |
Объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать присоединенную рамку объекта. |
До 1 гигабайта (ограничено объемом диска). |
Гиперссылки |
Поле, в котором хранятся гиперссылки. Гиперссылка может быть либо типа путь UNC, либо URL. |
До 64 000 символов. |
Мастер подстановок |
Создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных для их определения загружается мастер. |
Размер такой же, как и размер ключевого поля, которое также является мастером подстановок, обычно 4 байта. |