МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ
Брянский государственный технический университет
“УТВЕРЖДАЮ”
Ректор БГТУ
____________А.В.Лагерев
“____”___________ 2007 г.
Автоматизация документооборота
Методические указания по выполнению контрольных заданий студентов заочной формы обучения специальности "Информационные системы и технологии"
БРЯНСК 2007
УДК 621.93.
Автоматизация документооборота: Методические указания по выполнению контрольных заданий студентов заочной формы обучения специальности " Информационные системы и технологии ". - Брянск: БГТУ, 2007.– 26 с.
Разработал Тищенко А.А.,
к. т.н., доц.
Рекомендовано кафедрой “Компьютерные технологии и системы” БГТУ
(протокол № 9 от 9.09.06)
Научный редактор Ю.М. Казаков
Редактор издательства Л.Н. Мажугина
Компьютерный набор А.А. Тищенко
Темплан 2006 г., п.
Подписано в печать
Формат 60х84 1/16. Бумага офсетная. Офсетная печать.
Усл.печ.л. 3,4. Уч. -изд. л. 3,4 Т. 150 экз. Заказ Бесплатно
Брянский государственный технический университет
Брянск, бульвар им. 50- летия Октября, 7, тел. 56-90-49
Лаборатория оперативной полиграфии БГТУ, ул. Институтская, 16
Введение
Целью данного издания является оказание методической помощи студентам при изучении основных понятий по автоматизации документооборота, использовании автоматизированных систем документооборота, при разработке шаблонов документов и баз данных на основе MS Oficce и при подготовке описания информации в редакторе WORD, а также при подготовке контрольных примеров для проверки знаний по дисциплине "Автоматизация документооборота».
Для выполнения контрольной работы студент должен решить следующие задачи:
Изучить основные понятия автоматизации документооборота.
Познакомиться с готовыми решениями автоматизации документооборота, представленными на российском рынке.
Освоить основные принципы автоматизации с помощью построения баз данных.
Научиться построению запросов, для получения необходимой информации из разработанных баз данных.
Значение и роль автоматизации документооборота. Понятие Электронного документа. Подсистемы документооборота.
В последнее время тема автоматизации документооборота стала одной из самых популярных в компьютерной прессе. Однако, как количество публикаций о программном продукте не всегда являются прямым отражением количества установленных копий, так и интерес к проблеме выказываемый прессой показывает скорее остроту проблемы, а не степень ее разрешения.
Многочисленные контакты с менеджерами информационных систем организаций различного размера, позволяет сделать вывод, что проблема автоматизации документооборота волнует практически все организации, но в тоже время технические специалисты, как правило, не могут вразумительно сформулировать потребностей в данной области.
Встает вопрос, что может ожидать потребитель от внедрения системы автоматизации документооборота. Для этого необходимо разобраться в том, что собственно является объектом автоматизации при внедрении системы документооборота, какие задачи необходимо решать и какое программное обеспечение может обеспечить решение данных задач.
Вообще говоря, если рассматривать деятельность любой организации под определенным углом зрения, ее можно описать как последовательность порождения, восприятия, модификации и сохранения определенного набора документов. При таком подходе автоматизация документооборота фактически выступает синонимом автоматизации предприятия в целом.
Немного о терминах, или что такое “документооборот”
С одной стороны можно трактовать термин “документооборот” как отражение термина “делопроизводство”, достаточно хорошо формализованного в традиционном управлении (имеются даже соответствующие стандарты, зафиксированные в ГОСТ), при использовании его в компьютерной индустрии. В этом случае средства автоматизации документооборота сводились бы к компьютеризации традиционных задач делопроизводства – формированию дел и учету содержащихся в них документов, контролю исполнению и формированию соответствующей отчетности.
Другим способом трактовать термин “документооборот” было бы найти его аналоги в западной компьютерной индустрии. К сожалению подобного термина, однозначно соответствующего отечественному “документообороту” в западном компьютерном словаре не имеется. В зависимости от пристрастий и специфики описываемого программного продукта в прессе можно встретить следующие соответствия между термином “документооборот” и западными терминами:
DMS (Document Management Systems) – в русскоязычной литературе для данного термина имеется более точный перевод - Архивы документов;
DocFlow-системы или системы маршрутизации документов;
И наконец, довольно часто в качестве систем документооборота предстают WorkFlow-системы. Более точно данный термин переводится как “Системы автоматизации бизнес-процессов”, имеется и другой перевод данного термина – “Системы поддержки управления”.
У специалистов в области автоматизации бухгалтерского учета, финансовой и складской деятельности также сложилась традиция использовать термин “документооборот” еще в одном аспекте. Здесь под документооборотом понимается подсистема программы, обеспечивающая генерацию “бумажной” отчетности (сводных ведомостей, накладных, справок и пр.) на основе данных, порождаемых в системе.
При рассмотрении вопросов связанных с автоматизацией документооборота обычно возникают смежные темы, такие как автоматизация перевода документов из бумажного вида в электронный, и связанная с ней задача распознавания текста и содержимого печатных форм, а также задача оптимизации стоимости хранения больших объемов данных.
В последнее время в прессе появились новые термины, близкие теме автоматизации документооборота - Document Warehousing (хранилища документов) и Knowledge Management (управление знаниями). Проблемы, стоящие за этими терминами, находятся в том же отношении к задачам автоматизации документооборота, в каком задачи организации хранилищ данных (Data Warehousing) и оперативного анализа данных (OLAP) относятся к системам оперативной обработки транзакций (OLTP). То есть системы данного класса являются дальнейшим развитием систем документооборота, и необходимы для структуризации и долгосрочного хранения больших массивов накопленных в организации документов, а также оптимального поиска необходимой информации на массиве разнородных накопленных документов.
Прежде чем перейти к собственно структуризации задач и подсистем автоматизации документооборота необходимо отметить некоторые специфические особенности данной отрасли автоматизации предприятия.
Задача автоматизации документооборота лежит на стыке традиционных "бумажных" технологий работы с документами и новых компьютерных технологий. Существуют определенные сложности с сертификацией систем электронной подписи, и систем обеспечения секретности доступа к документам.
К тому же, задача документооборота не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе организации, документодвижение тесно интегрировано с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации. Таким образом, система автоматизации документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов в прикладные системы, функционирующие в организациях, в которых она внедряется.
Все перечисленное позволяет сделать вывод - система автоматизации документооборота достаточно сложный механизм. Очевидно, не имеет смысла говорить об отдельном программном продукте, как о системе автоматизации документооборота организации. Система документооборота предприятия включает в себя множество подсистем, построенных с помощью программных продуктов, как правило, созданных различными производителями. Система автоматизации документооборота может по-разному интерпретироваться в зависимости от размера организации и специфики ее деятельности. Например, системы автоматизации документооборота небольшой торговой организации, законодательного собрания и проектной организации будут выполнять различные функции, строится на различных программных продуктах и вообще иметь мало общего.
Собственно уточнению этих более частных определений и будет посвящена оставшаяся часть нашего повествования.
Многоликий документ
Прежде чем детально обсуждать функции и реализацию отдельных компонентов системы автоматизации документооборота необходимо кратко остановиться формализации термина “документ” по отношению к рассматриваемым приложениям. Можно выделить несколько аспектов использования термина документ:
“Бумажный” документ, представляет собой объект непосредственно не погруженный в информационную систему, но о котором в информационной системе имеется та или иная информация. Разновидностью данного типа документа может быть фотографическая копия документа, микрофиш, изображение, видеозапись, и пр.
Электронный образ документа – копия документа (результат сканирования), хранящаяся в информационной системе. Образ документа, помимо собственно изображения документа, представляющего собой файл в том или ином формате, может содержать некоторый набор свойств его идентифицирующих (название, категорию, дату создания, и пр.) При этом данная информация храниться не непосредственно в файле образа документа, а в некоторой внешней по отношению к нему базе данных.
Электронный документ – в отличие от образа документа, электронный документ, также представляющий собой файл, внутри себя содержит содержательную информацию, которая может быть использована, например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе. Например, это может быть текст или электронная форма Microsoft Word, таблица Excel, сообщение в формате электронной почты Internet. Файлы документов могут быть “сырыми”, то есть не содержащими внутри себя структурных элементов (обычные текстовые документы) или структурированными. Последние внутри себя содержат элементы структуры, позволяющие внешним приложениям получать информацию об отдельных элементах информации (формы Word, электронные таблицы, документы в формате XML). Еще одной разновидностью данной группы документов являются файлы составных документов, например файлы Binder Microsoft Office.
Особый тип документов составляют записи баз данных специализированных систем автоматизации групповой работы, таких как документы Lotus Notes или электронные формы Microsoft Exchange. В отличие от обычного электронного документа, данный документ не представлен в виде отдельного файла, но представляет собой некоторую целостную единицу информации, имеющую уникальный идентификатор, средство отображения и модификации. Данный тип документов может быть извлечен из системы и передан, например, посредством электронной почты, в другое подразделение и снова погружен в систему. В силу природы приложений документы данного типа изначально содержат внутреннюю структуру и могут содержать внутри себя другие файлы документов или ссылки на них.
К последней группе документов относятся отчеты порождаемые в результате работы прикладных АРМ’ов. Это особый тип документов динамически формируемых из различных записей различных баз данных. После просмотра или вывода на печать данный документ перестает существовать как целостный объект в информационной системе. Данный документ “живет” только в пространстве конкретного приложения и не может отчуждаться от него. Например, для передачи в другое подразделение он должен быть преобразован в документ одного из вышеперечисленных типов.
Нужно отметить, что хотя интеграция прикладных АРМ’ов в работу комплексной системы автоматизации документооборота является отдельной задачей, документы последней группы, как правило, оказываются за рамками системы автоматизации документооборота.
Идеальная система автоматизации документооборота должна предлагать механизмы для автоматизации работы с документами всех перечисленных типов, за исключением последнего. При этом механизмы эти должны соответствовать информационным возможностям соответствующих типов документов. Например, если документ содержит внутри себя помеченное поле, то система должна позволять поиск непосредственно по данному полю, если же документ не содержит структуры, то поиск должен быть осуществлен просто по наличию слова в документе. Если документ не содержит внутри себя информации, которая “понятна” компьютеру (образ документов) система должна обеспечить поиск по различным атрибутам данного файла документа, хранящимся в информационной системе.
Теперь выделим характерные подзадачи идеальной системы автоматизации документооборота и формализуем их функции, учитывая при этом различные типы документов, с которыми приходится работать пользователям системы.
Подсистемы и их функции
Остановим на функциях подсистем, решающих отдельные задачи автоматизации документооборота. Более детальному обсуждению каждой из задач и особенностей программного обеспечения для их реализации будут посвящены дальнейшие публикации данной рубрики.
Как мы уже убедились, система автоматизации документооборота складывается из нескольких подсистем. Каждая подсистема обладает набором специфических для нее функций. При этом отдельные подсистемы тесно взаимодействуют между собой. Разделение системы документооборота на подсистемы, предпринимаемое нами носит несколько “академический” характер. В реальной практике программные продукты достаточно условно можно отнести к той или иной группе в нашей классификации. Как правило, системы реализуют лишь часть функций, описанных ниже, при этом продукт одного класса может включать в себя часть функций систем другого класса. По этому построение систем автоматизации документооборота из существующих на рынке продуктов требует не только хорошего понимания конечной задачи, но и отличного знания рынка программного обеспечения.
Можно выделить следующие подсистемы автоматизации документооборота.
Системы автоматизации делопроизводства;
Архивы документов;
Системы ввода документов и системы обработки образов документов;
Системы управления стоимостью хранения документов;
Системы маршрутизации документов;
Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.