Тема 2.2. Робоча книга і дії з аркушами книги

Файл, що створюється в MS Excel, називається робочою книгою. Робоча книга складається з декількох аркушів (за умовчанням три), кількість яких обмежується об'ємом доступної оперативної пам'яті. Імена аркушів за умовчанням - Аркуші, Аркуш2, АркушЗ - розташовані на ярликах в нижній частині вікна над статусним рядком.

Розглянемо, як додавати, перейменовувати, переміщати і видаляти аркуши з робочої книги.

Додавання аркушу. Додавання аркушу до робочої книги можна виконати декількома способами:

1. натиснути комбінацію клавіш <SHIFT>+<F11> (новий аркуш буде розміщений перед активним аркушем);

2. клацнути по ярликові аркушу - Вставити аркуш виду лівою

3. кнопкою миші (новий аркуш буде розміщений після всіх існуючих аркушів);

4. натиснути правою кнопкою миші на ярлику будь-якого аркушу й вибрати пункт Вставити... (рис 2.4.) у контекстному меню, що з'явилося, потім вибрати в діалоговому вікні Вставка, що розкрилося, піктограму Аркуш і натиснути кнопку ОК (новий аркуш буде розміщений перед активним аркушем).

Рис2.4.Допоміжне меню що виникає при натискані ПКМ

Переходи між аркушами. Зліва від ярликів аркушів розташовані кнопки переходу від одного ярлика до іншого:

• Переход до першого ярлика аркуша;

• Переход до ярлика попереднього аркуша;

• Переход до ярлика наступного аркуша;

• Переход до останнього ярлика аркуша.

Виділення аркуша. Для того, щоб виділити або зробити активним який-небудь аркуш, слід клацнути по ньому лівою кнопкою миші. Для виділення групи аркушів слід натиснути клавішу Ctrl і, утримуючи її, клацати лівою кнопкою миші по потрібних аркушах.

Перейменування аркуша. Для того, щоб перейменувати аркуш, слід або виконати подвійне клацання лівою кнопкою миші по потрібному аркушу і ввести назву аркуша, або викликати допоміжне меню, клацнувши правою кнопкою миші по потрібному аркушу, і вибрати в цьому меню пункт Перейменувати, після чого ввести назву аркуша.

П ереміщення (копіювання) аркуша. Для того, щоб перемістити аркуш, погрібно зробити його активним, після чого натиснути ліву кнопку миші і, втримуючи її, перетягнути аркуш у потрібне місце, або вибрати пункт допоміжного меню Перемістити (Скопіювати...). У результаті на екрані з'явиться однойменне діалогове вікно (рисунок 2.5), у якому можна вибрати робочу книгу, у яку треба перемістити (скопіювати) аркуш, а також позицію його розміщення й натиснути на кнопку ОК. Для копіювання аркуша перед натисканням кнопки ОК слід поставити галочку для пункту Створити копію.

Рис 2.5. Переміщення (копіювання) аркуша

Зміна кольору вкладки аркуша. Для того, щоб змінити колір вкладки, необхідно зробити активним потрібний аркуш і викликати допоміжне меню, в якому вибрати пункт Колір вкладки і в списку, що розкрився, вибрати потрібний колір клацанням лівої кнопки миші (рисунок 2.6.).

Рис2.6.Змінення кольору вкладки ярлика аркуша.

Видалення аркуша. Для того, щоб видалити аркуш, слід зробити його активним, після чого викликати допоміжне меню клацанням правої кнопки миші і вибрати пункт Видалити.

Будь-який аркуш є електронною таблицею, що містить в MS Excel 2007 1048576 рядків і 16384 стовпців. Рядки позначаються по порядку числами (1,2,3.,1048576), стовпці - латинськими буквами і їх поєднаннями (А, В, С„ Z, АА, AB..AZ, BA.,BZ, CA.,CZ,.XFD). Електронна таблиця є сукупністю клітинок, кожна з яких має адресу. Зазвичай адреса клітинки включає ім'я стовпця і номер рядка. Наприклад, клітинка, розташована в лівому верхньому кутку електронної таблиці на перетині першого стовпці і першого рядка, має адресу А1, а клітинка, розташована в правому нижньому кутку на перетині останнього стовпця і рядка, - адресу XFD1048576.

Самостійна робота

Описати стрічковий інтерфейс табличного процесора MS Excel

Лекція10.Тема 2.3.Виконання дій із комірками (діапазонами комірок)

У таблицях MS Excel2007 здійснюють виділення, копіювання, вилучення, переміщення, редагування, форматування, автозаповнення, авторозрахунок зна­чень комірок, їх діапазонів, рядків і стовпців.

Виділення, копіювання, вилучення, переміщення значень комірок, рядків і стовпців

Для виділення всього робочого листка слід натисну­ти на клавішіCtrl+ А або активізувати кнопку в ліво­му верхньому кутку робочого вікна.

Якщо необхідно виділити тільки один або кілька рядків, потрібно клацнути мишею на номері (номерах) рядка (наприклад, 10), а для виділення одного чи кіль­кох стовпців — на назві стовпця (стовпців), наприклад А. Щоб виділити кілька стовпців або рядків, розташо­ваних у різних місцях таблиці, слід виділити перший, а всі інші виділяти, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl. Для виділення блока комірок необхідно встановити покажчик миші на його початку, натиснути на клавішу миші і, не відпускаючи її, «тягнути» покажчик у по­трібному напрямку.

Щоб вилучити інформацію з окремої комірки, її слід активізувати, після чого натиснути на клавішу Backspace або Delete (Del).

Вилучити виділений блок інформації можна за допо­могою:

• команди Удалить ячейки, розміщеної на вкладці Главная в групі Ячейки у списку Удалить;

• клавіші Delete або Del;

• контекстного меню правої клавіші миші (її покажчик має бути розташований у виділеному блоці), використовуючи команду Удалить.

• Щоб вилучити попередньо виділені рядки або стовпці, використовують такі методи:

• на вкладці Главная в групі Ячейки із переліку Удалить обирають команду Удалить строки с листа (Удалить столбцы с листа);

• контекстне меню (стовпця або рядка), команда Удалить.

Слід пам'ятати, що клавіша Delete (Del) вилучає лише зміст виділених комірок, стовпця або рядка.

Для копіювання, переміщення та вставляння зна­чень комірки (комірку або блок комірок спочатку виді­ляють) застосовують такі способи:

1) на вкладці Главная в групі Буфер обмена нати­скають на кнопку:

• для переміщення Вырезать ;

• для копіювання Копировать ;

• для вставляння попередньо скопійованого або вирі­заного блока спочатку встановлюють курсор у потрібному місці таблиці, далі активізують кнопку Вставить ;

2. обирають одну із команд Вырезать, Копировать, Вставить із переліку, що з'являється на екрані дисплея після натиснення на праву клавішу миші;

3. користуються кнопками Вырезать, Копировать, Вставить на панелі швидкого доступу;

4. активізують комбінацію клавіш:

• для копіювання Ctrl + С;

• для переміщення Ctrl + X;

• для вставляння Ctrl +V.

Якщо необхідно скопіювати значення виділеної комірки в сусідній діапазон комірок, то покажчик миші підводять до хрестика, розташованого у правому нижньому кутку комірки (при цьому форма покажчика має змінитися на «+»; позиція 1 на рис. 2.7.), натиска­ють на клавішу миші й «тягнуть» блок у потрібному напрямку, після чого відпускають клавішу миші. При цьому у правому нижньому кутку виділеного діапазону комірок з'являється список Параметри автозаполнения, в якому можна визначити об'єкт копіювання.

Рис2.7. Визначення параметрів автозаповнення виділених комірок

Щоб перемістити значення виділеного блока, стовпця, рядка або окремої комірки, покажчик миші встановлюють на рамку (покажчик набуває форми чотирьох направленої стрілки) і «тягнуть» його у по­трібному напрямку.

Редагування значень комірок. Маркери поділу вікна

Щоб вставити значення в комірку, її активізують, вносять потрібну інформацію й натискають на клавішу Enter(Ввод) чи переходять в іншу комірку. Для вста­вляння в комірку поточної дати натискають на клавіші

Ctrl+ ; (крапка з комою), поточного часу — Ctrl+ Shift; (крапка з комою).

Д ля вирівнювання текстової інформації в діапазоні комірок (наприклад, назви таблиці або однієї з її коло­нок) необхідно вставити текст у комірку і виділити весь блок комірок, яких стосується інформація, далі вико­ристати кнопку позиція 8 на рис. 2.1).

Якщо є потреба відредагувати введену інформацію, то здійснюють одну із операцій:

• у комірку встановлюють курсор і натискають на клавішу F2;

• двічі клацають клавішею миші на комірці;

• у комірку встановлюють курсор і встановлюють курсор на панель формул (позиція 7 на рис. 2.1).

У разі, коли створена таблиця не вміщується у вікні, можна зафіксувати її частину (як правило, це заголовки стовпців). Цю функцію виконують маркери вікна, що розташовані над вертикальною лінійкою прокручуван­ня і праворуч на горизонтальній лінійці (позиції 9,11 на рис. 2.1). Для виконання такої операції покажчик миші підводять до маркера (покажчик набуває форми подвійної стрілки натискають на клавішу миші й, невідпускаючи її, «тягнуть» маркер у потрібному напрям­ку. Відтак у кожній частині вікна з'являються власні лінійки прокручування. Щоб скасувати поділ вікна, необхідно двічі клацнути клавішею миші на відповідно­му маркері вікна.

Форматування комірок (діапазонів комірок)

За замовчуванням уся інформація в таблицях подається у форматі Общий, що дає змогу працювати як із текстом, так і з числами. Формат комірок (або їх діапазонів) можна змінити. Для цього використову­ють команду контекстного меню Формат ячеек або команду Формат ячеек переліку Формат у групі Ячей­ки на вкладці Главная. На екрані дисплея з'являєть­ся вікно, представлене на рис. 2.8., яке вміщує такі вкладки.

Рис 2.8. Визначення формату комірок

Вкладка Выравнивание дає змогу встановити різні види вирівнювання значень, які можна розташувати по вертикалі та горизонталі (групаОриентация), а також параметр для об'єднання кількох комірок в єдине ціле (наприклад, при створенні об'єднаних назв тощо).

У вкладці Шрифт визначають вид і розмір шрифту, верхній та нижній індекси, вибирають тип ліній рамки.

За допомогою вкладкиГраницы можна встановити рамки для комірки чи діапазонів комірок.

У вкладці Вид виконують заливання комірки кольо­ром.

Вікно (рис. 2.8.) можна активізувати й іншим спосо­бом: вкладка Главная, група Ячейки, перелік Формат, команда Формат ячеек.

Деякі із цих параметрів винесені на екрані окремо. Групу найчастіше вживаних форматів вміщено у пере­лік Числовой формат (позиція 1 на рис. 2.9.) групи Число вкладки Главная.

Рис. 2.9.. Визначення формату комірок через команди

Вирівнювання інформації у комірці також можна виконати, вибравши відповідний параметр у списку Ориентация (рис. 2.10.) групи Выравнивание вкладки Главная.

Рис. 2.10.. Вирівнювання інформації у комірці

У групі Выравнивание можна вибрати кнопку Перенос текста (позиція 1 нарис. 2.11.) — для створення кількох рядків в одній комірці та кнопку Обтьединить и поместить в центре (2) — для об'єднання значень кіль­кох комірок (наприклад, загальна назва для таблиці).

Рис. 2.11. Встановлення параметра вирівнювання

Автозаповнення значень комірок

Функція автозаповнення дає змогу ввести значення, які автоматично змінюються для виділеного діапазону. Автозаповнення також можна застосувати для ведення рядів значень дати, часу. Наприклад, необхідно створи­ти послідовність дат, яка змінюється за роки. Для вико­нання цієї дії в комірку вводять значення першої дати (01.01.2001), підводять покажчик миші до маркера автозаповнення (хрестик, розташований у правому нижньому кутку комірки), при цьому форма покажчи­ка має змінитися на « + », натискають на клавішу миші й «тягнуть» маркер у потрібному напрямку (для змен­шення значень — вгору або ліворуч, для збільшення — вниз або праворуч). Після цього у правому нижньому кутку виділеного діапазону комірок з'являється список Параметрыавтозаполнения (рис.2.12.), в якому акти­візують параметр Заполнить по годам.

Функцію автозаповнення можна також застосува­ти для створення елементів геометричної або арифме­тичної прогресії. Для цього вводять у комірку почат­кове значення (наприклад, 5), далі на вкладці Началь­ная страница у групі Редактирование відкривають список Заполнить, обирають команду Прогрессия (на рис. 2.13).

Рис. 2.12.Автозаповнення значення дат

Рис. 2.13. Активізація команди Прогрессия

У вікні, що з'являється на екрані дисплея (рис. 2.14.), визначають потрібні параметри (розташу­вання ряду значень (наприклад, за рядками чи стовпця­ми), крок для розрахунку наступного значення — 2, гра­ничне значення, якого потрібно досягти — 25) і натиска­ють на кнопку ОК. У стовпці автоматично з'являються значення 5, 10, 20.

Рис. 2.14. Визначення параметрів геометричної прогресії при виконанні функції автозаповнення

Інструмент автозаповнення також використову­ють при занесенні в комірку текстової інформації, яка вже вміщена у поточному стовпці. Для цього достат­ньо ввести першу літеру слова, після чого у комірці вводу з'являється все слово (рис. 2.15.), додана части­на відокремлюється чорним кольором. Далі натиска­ють на клавішу Enter(Ввод) або переходять в іншу комірку.

Рис. 2.15.Занесення в комірку інформації, яка вже вміщена у поточному стовпці

Існує можливість також самостійно вибрати значен­ня із переліку. Це виконують так:

• активізують комірку, в яку необхідно ввести зна­чення;

• установлюють курсор у рядок формул (позиція 7 на рис. 5.1);

• із контекстного меню обирають команду Выбрать из раскрывающегося списка;

• із переліку, що з'являється у стовпці, вибирають потрібне значення.

Самостійна робота

Виконати приклад швидкого копіювання й створення серії шляхом швидкого копіювання

Лекція 11. Тема 2.4.Формули і функції MSExcel

Основними інструментами для проведення розра­хунків на робочому листку є формули і функції. Вони можуть вміщувати адреси комірок, абсолютні величи­ни, імена або вбудовані функції.

Формули електронної таблиці

Кожна формула завжди починається зі знака « = ». Далі вносять послідовність символів — алгоритм роз­рахунку. Результатом роботи формули є значення, яке виводиться як результат розрахунку поданих даних. Якщо змінити ці дані, то автоматично перераховується і результат.

При створенні формул і функцій використовують такі елементи:

1. арифметичні оператори: (") — піднесення до степеня; (*) — множення, (/) — ділення; (+) — додавання, (-) — віднімання; (%) — відсоток від числа;

2. оператори порівняння: =, >, <, >=, <=, <> (не дорівнює);

3. текстовий оператор конкатенації & (амперсанд) — об'єднання кількох послідовностей символів в одну;

4. оператори посилань:

: (двокрапка) — оператор діапазону комірок (напри­клад, А1:С4);

;(крапка з комою) — об'єднання кількох діапазонів комірок (наприклад, СУММ(А1:С4; E1:F4)).

За наявності у формулі послідовності кількох типів операторів вони виконуються відповідно до таких пріо­ритетів:

1. %;

2. ^;

3. *, /;

4. &;

5. =; <>; <=; >=; <>/

Змінюють порядок проведення розрахунків за допо­могою вставляння дужок у формулу.

Проілюструвати проведення розрахунків в елек­тронній таблиці можна на прикладі даних, поданих на рис. 2.1. Розрахунок суми щомісячного погашення кре­диту виконують за такою формулою:

Сума кредиту : Термін кредиту.

Для цього прикладу формула для розрахунку повин­на міститися у стовпці G(«Сума щомісячного погашен­ня кредиту»). Щоб її створити, активізують комірку G3, із клавіатури вводять значок „=», і, клацаючи кла­вішею миші на комірці потрібного стовпця у рядку З, вводять такий вираз =B3/D3 і натискають на клавішу Enter(Ввод). У комірці G3 з'являється розраховане значення, а на панелі формул (позиція 7 на рис. 2.1) — формула, відповідно до якої виконували розрахунок.

Далі формулу необхідно внести в кожну комірку діапазону G3:G9. Для цього створену в комірці G3 фор­мулу копіюють у всьому стовпцю: покажчик миші під­водять до правого нижнього кутка робочого вікна (покажчик перетворюється на « + »), натискають на кла­вішу миші й, не відпускаючи її, «тягнуть» формулу вздовж стовпця. Формула копіюється, автоматично змінюються адреси комірок. Адресацію, коли відбу­вається автоматична зміна адрес комірок при копіюван­ні, називають відносною.

За абсолютної адресації адреси комірок при копію­ванні не змінюються. Для створення такого типу адре­сації додають символ $ до адреси комірки: щоб не змі­нювалися назви стовпців, його вводять перед назвою; щоб не змінювалися номери рядків — перед номером рядка. Наприклад, внесені в таблиці суми кредитів у гривні необхідно представити відповідно до курсу євро. З огляду на те що курс валют може змінюватися досить часто, його значення доцільно вмістити в окрему комір­ку, а у формулах для розрахунку використовувати посилання на неї. На рис. 2.16. виведено таблицю, де у стовпці А — значення сум кредиту у гривні, комірка С2 містить поточний курс євро, а стовпець В — перерахова­ні у євро суми кредиту. Для зручності абсолютну адресу створюють так: вводять потрібну адресу комірки і нати­скають на клавішу F4.

Рис. 2.16.. Використання абсолютної адресації в розрахунках

Зміст комірки електронної таблиці, яка вміщує формулу або функцію, можна представити у вигляд формул та розрахованих значень. Переключення між такими режимами перегляду відбувається за допомо­гою комбінації клавіш Ctrl + ~

Використання імен у формулах

При проведенні розрахунків використання імен комірок або їх діапазонів полегшує сприйняття кори­стувачем формул.

Ім'я комірки або діапазону комірок — ідентифікатор, який вико­ристовують для посилання на комірку, діапазон комірок, значення або формулу, що спрощує розуміння призначення того чи іншого компонента розрахунку.

Наприклад, формула =Оклад+Премія значно доступ­ніша для з'ясування суті розрахунку, ніж формула =А2+С2.

Існують певні обмеження при створенні імен. Пер­шим символом в імені повинна бути літера, знак під­креслення або зворотний слеш («\»), довжина — до 255 символів. Не можна використовувати імена анало­гічні системним, наприклад R1C1, а також пробіли. Для розділення кількох слів послуговуються або зна­ком підкреслення, або крапкою.

Для створення імені окремої комірки або виділеного діапазону комірок виконують такі дії:

2. виділяють комірку або діапазон комірок;

3. установлюють курсор у полі імені (позиція 3 на рис. 2.1);

4. вводять потрібне ім'я;

5. натискають на клавішу Enter(Ввод).

Також можна задати ім'я за допомогою команд. Наприклад: стовпець «Сума кредиту, грн» має ім'я «Сума_кредиту», стовпець «Сума комісії за видачу кре­диту, грн» — ім'я «Сума комісії». Необхідно розраху­вати суми значень двох діапазонів для кожного рядка. Спочатку виділяють комірку або діапазон комірок. Далі виконують такі дії:

1. обирають команду Присвоить имя в групі Определенные имена на вкладці Формули;

2. у вікні Создание имени, що з'являється на екрані дисплея (рис. 2.17.), у полі Имя вводять потрібне ім'я («Сума кредиту»);

Рис. 2.17. Присвоєння імені діапазону комірок

3. у полі Область вводять діапазон дії імені: це може бути визначення всього файла (як у цьому прикладі) або ім'я певного робочого листка;

4. у полі Диапазон перевіряють діапазон комірок, який встановлюється автоматично відповідно до діапа­зону попередньо виділених комірок;

5. натискають на кнопку ОК.

Аналогічні дії виконують і для другого стовпця, ви­значеного в наведеному завданні. Тоді формула для роз­рахунку має вигляд:

=Сума_комісії+Сума_кредиту.

При створенні формули у комірку вводять знак «=» та першу літеру імені, наприклад =су, після чого на екрані дисплею з'являється перелік імен та функцій, серед якого обирають потрібне (рис. 2.18.).

Рис. 2.18. Перелік імен та функцій

Для вилучення створених імен активізують кнопку Диспетчер имен в групі Определенные имена на вклад­ці Формулы. У вікні, що з'являється на екрані дисплею (рис. 2.19.), виділяють потрібне ім'я (на екрані — «Сума_кредиту»), натискають на кнопку Удалить.

Рис. 2.19. Вилучення створених імен

Списки значень

У MS Excel2007 для спрощення вводу інформації існує можливість створити список допустимих зна­чень, які використовують для підстановки. Для цього спочатку в рядку або стовпці вводять потрібні значен­ня без пустих комірок (наприклад, діапазон АЗ:А9 на рис. 5.1.). Відтак виділяють діапазон комірок для вве­дення значень (це може бути стовпець, рядок, діапа­зон комірок поточного або іншого робочого листка). Наприклад, виділяють стовпець С робочого листка Лист6 , на вкладці Данньїе в групі Работа с данньїми обирають команду Проверка данньїх (на рис. 2.20.).

У вікні, що з'являється на екрані дисплея, відкри­вають вкладку Параметри (рис. 2.21.). У полі Тип данньїх: із переліку вибирають Список, у полі Источник вводять діапазон комірок, який використовуєть­ся для підстановки (АЗ:А9). Натискають на кнопку ОК.

Рис. 2.20. Активізація команди Проверкаданньїх

Рис. 2.21.. Створення списку, який розкривається

При активізації будь-якої комірки стовпця С ліво­руч від неї з'являється кнопка-список (рис. 2.22.).

Рис. 2.22.. Кнопка-список

Розкривши кнопку-список, можна вставити потріб­не значення.

Робота з функціями

Для зручності користувачів усі стандартні функції MSExcelвміщено у групи — категорії. Існують кате­горії: «Математические», «Статистические», «Финан-совьіе», «Текстовьіе». Аргументи функції відокремлю­ються від назви круглими дужками та між собою сим­волом «;». Аргументами функцій є числа, текст, логічні значення, масиви, посилання. Деякі функції не мають аргументів, наприклад функція СЕГОДНЯ() або ПИ().

Авторозрахунок

Інструмент авторозрахунку використовують для швидкого і зручного розрахунку функцій, які викори­стовують найчастіше — середнє, кількість значень, мінімум, максимум, сума або іншої функції з переліку. Активізувати перелік можна такими способами:

1. за допомогою кнопки Автосумма, яка розташо­вана у вкладці Формули, в групі Библиотека функций;

2. за допомогою кнопки Сумма, що вміщена в групі Редактирование вкладки Главная (рис. 2.23.).

Рис. 2.23.. Активізація авторозрахунку

Для проведення авторозрахунку функцій, включе­них у перелік, спочатку виділяють діапазон комірок і здійснюють одну з операцій:

— відкривають перелік функцій кнопки Автосумма(рис.2.24.) і вибирають потрібну;

Рис. 2.24. Вибір функції із переліку кнопки Автосумма

— клацають правою клавішею миші у рядку статусу на значенні функції, яка з'являється автоматично (позиція 7 на рис. 2.1), із переліку функцій вибирають потрібну та натискають кнопкуEnter.

Використовувати такі методи можна, розраховуючи значення як рядків, так і стовпців. Для стовпців активі­зують вільну комірку під стовпцем, для рядків — віль­ну комірку праворуч від рядка.

Лекція12

Майстер функцій

Для роботи з функціями в MS Excel існує зручний інструмент — Мастер функций, який спрощує процес створення функцій. Для його активізації необхідно встановити курсор у потрібну комірку і застосуватиодин із таких способів:

1. натиснути на кнопку Вставить функцію , яка розташована у вкладці Формульї, у групі Библиотека функций;

2. активізувати кнопку Вставить функцію яка вміщена на панелі формул (позиція 4 на рис. 2.1).

Наприклад, користуючись даними таблиці, пода­ної на рис. 2.1, необхідно знайти максимальне значен­ня сум кредитів. Тоді активізують комірку Allі вікно Мастерфункций, показане на рис. 2.25. Цю саму дію можна виконати за допомогою комбінації клавіш Shift+ F3;

У вікні Мастер функций поле Поиск функции (1)

використовують для введення дії функції з метою її пошуку, для чого вводять назву функції й активізують кнопку Найти.

Рис. 2.25. Вікно Мастер функций

У списку Категория (2) містяться категорії, в яких функції згруповано за певною ознакою (наприклад, математичні, статистичні тощо), категорія Полньїй алфавитньїй перечень охоплює всі функції, категорія 10 недавно использовавшихся — функції, які викори­стовувались востаннє.

У полі Вьіберите функцию (3) вказано функції, що вміщені у вибраній категорії.

Для поданого прикладу вибирають функцію МАКС, активізують кнопку ОК, після чого на екрані дисплея з'являється вікно, показане на рис. 2.26.

Рис. 2.26.. Використання функції МАКС у розрахунках

У цьому вікні в поліЧислої вказують діапазон зна­чень комірок, які розраховують, у розглянутому при­кладі — це діапазон ВЗ:В9. Його вводять із клавіатури або визначають автоматично, натиснувши на клавішу миші та провівши нею по відповідних значеннях табли­ці (ВЗ:В9). У вікні можна побачити результат розрахун­ків (позиція 1 на рис. 2.26.). Якщо розрахунок прово­дять для кількох діапазонів, то заповнюють поля Число2, ЧислоЗ тощо. Додаткову інформацію за вибра­ною функцією можна переглянути після активізації гіперпосилання Справка по зтойфункции (позиція 2 на рис. 2.26.) Після активізації кнопки ОК результат з'яв­ляється у комірці таблиці, в якій установлено курсор (A11).

Аргументами функцій можуть бути також числа і вбудовані функції.

У формулах і функціях для розрахунку використо­вують посилання на дані, які вміщені на інших робочих листах. Наприклад, у робочому листку під назвою «Пла­тежі» зберігаються початкові дані таблиці (рис. 5.1). Необхідно розрахувати максимальне значення суми кредиту. Для створення потрібних функцій дії викону­ють у такій послідовності:

• активізують потрібну комірку, наприклад на Лист 6 (комірка А1);

• із клавіатури вводять символ «=»;

• за допомогою інструментаМастерфункций акти­візують функцію МАКС;

• переходять на робочий листок «Платежі» із початковими значеннями;

• при натиснутій клавіші миші задають необхідний діапазон комірок за суми кредитів (ВЗ:В9);

• у вікні функції МАКС натискають на кнопку ОК.

• На робочому листкуЛист6 з'являються результати розрахунку, а створені формули можна переглянути у рядку формул (рис. 2.27.). Функція містить посилання на діапазон комірок іншого робочого листка і має вигляд: =МАКС(Платежі!ВЗ:В9).

Для розрахунку функції можна використати й такий спосіб. У комірку вводять знак «=» та першу літе­ру функції, наприклад =С (рис. 2.28.).

Рис. 2.27. Створення формул із посиланням на комірки іншого робочого листка

Рис 2.28.Перелік функцій потрібних для розрахунку.

На екрані дисплея з'являється перелік функцій, серед яких обирають потрібну. Далі вносять значення аргументу функції і дужку, що закривається, та натискають клавішуEnter.

Функції СЧЕТЕСЛИ, СУММЕСЛИ

Для обчислення результату розрахунку значень, які задовольняють умову, використовують функції СЧЕТЕСЛИ, СУММЕСЛИ.

Функція СУММЕСЛИ. Наприклад, необхідно роз­рахувати суму кредитів у банку «Аваль». Для цього спочатку активізують вільну комірку таблиці та вікно Мастерфункций, у переліку знаходять функцію СУММЕСЛИ. Аргумент Диапазон містить значення діапазону комірок, серед яких відшукуються ті, що задовольняють поставлену умову (назви банків (АЗ:А9)). В аргумент Критерий вносять значення умови з клавіатури (у прикладі — «Аваль») або активі­зують будь-яку комірку, що містить потрібну назву (наприклад, А4).

У цей аргумент також можна ввести число, умовний вираз, текстове значення, адресу комірки.

АргументДиапазон_суммирования містить діапа­зон комірок, у якому відбувається підсумовування; при цьому опрацьовуються тільки ті записи, значення яких задовольняють поставлену умову. Для поданого при­кладу це діапазон із значеннями сум кредитів (ВЗ:В9). Можна не вносити значення вДиапазон_суммирова- ния, тоді опрацьовується діапазон комірок, адреси яких задано в аргументіДиапазон.

Унаслідок виконуваних дій з'являється вікно, зображене на рис. 2.29.

Рис. 2.29. Використання функции СУММЕСЛИ

Функція СЧЕТЕСЛИ. З її допомогою розраховують кількість комірок діапазону, які задовольняють поста­влену умову. Якщо, наприклад, слід розрахувати кіль­кість значень поля «Сума комісії за видачу кредиту», що перевищують 200, то ця функція матиме вигляд = C4ETECJIH(F3:F9;«>200»), а результатом розрахун­ку буде 3.

Логічні функції ЕСЛИ, И, ИЛИ, НЕ

У категорію Логические вікна Мастер функций вмі­щено логічні функції. їх використовують для виконан­ня певних дій залежно від отриманого значення після перевірки поставленої умови.

До логічних функцій належать ЕСЛИ, ЕСЛИ- ОШИБКА, И, ИЛИ, ИСТИНА, ЛОЖЬ, НЕ.

Функція ЕСЛИ. Її використовують для розрахунку одного з кількох виразів залежно від виконання поста­вленої умови. У загальному вигляді функція має такі аргументи:

ЕСЛИ (Лог_вьіражение; Значение_если_истина; Значение_ес ли_л ожь).

Якщо задана умова після розрахунку має значення ИСТИНА, то розраховується значення аргументуЗна-чение_если_истина, якщо значення умови після розра­хунку буде ЛОЖЬ — значення аргументуЗначение_ если_ложь. При цьому аргументи можуть мати вигляд вбудованої функції ЕСЛИ. У разі складних перевірок їх буває до 64.

Наприклад, треба розрахувати функцію такого вигляду:

де х = -1; 4; 9; -5; 16; -2,5.

Спочатку на новому робочому листку створюють таблицю, яка містить значення X у діапазоні комірок А2:А7. Далі для розрахунку першого значенняYуста­новлюють курсор у комірку В2 й активізують вікно Мастер функций, знаходять функцію ЕСЛИ, натиска­ють на кнопку ОК. З'являється вікно, зображене на рис. 2.30.

У вікні послідовно вносять потрібні значення:

• в аргументі Лог_вьіражение (2) створюють першу умову (X < 0), причому X в таблицях MS Excel— це адреса комірки, що містить значення X. Умова матиме вигляд А2 < 0;

• аргумент Значение_если_истина містить розра­хунок першого випадку, якщо умова аргументу Лог_вьіражение має значення ИСТИНА. У першому виразі є вбудована функція модуля числа. Для її внесен­ня необхідно активізувати список функцій, який розта­шований у лівій частині панелі формул (3) і вибрати команду Другие функции.

Рис.2.30.. Внесення значень в аргументи функції ЕСЛИ

Знайшовши функцію розрахунку модуля (ABS), заносять значення в аргумент (А2) й активізують кноп­ку ОК. Після цьогоМастерфункций закінчує свою роботу.

Щоб продовжити створення складної функції й забезпечити надалі її коригування, слід активізувати кнопку Вставить функцию панелі формул (1). Після занесення значень цей аргумент матиме такий вигляд: ABS(A2)+1.

АргументЗначение_если_ложь містить розрахунок другого виразу, якщо умова аргументуЛогическоевьіражение має значення ЛОЖЬ. У цьому разі необхід­но активізувати вбудовану функцію ЕСЛИ зі списку функцій (3) на панелі формул, внести потрібні значен­ня, після чого аргумент буде такий:

ЕСЛИ(А2>1;А2^{;^}1/2)/2;0).

Функцію створено, далі її копіюють для всіх зна­ченьY(за допомогою знака «+» в нижньому правому кутку комірки). У результаті функція ЕСЛИ набуває вигляду, показаного на рис. 2.31.

Аналогічно можна розв'язати задачу відповідно до поставленої умови і для інших випадків. Наприклад, на основі даних табл. 5.1 необхідно провести розрахунок: банк «Аваль» зменшує комісію за кредит у 1,2 раза. Для розрахунку використовують функцію ЕСЛИ з такими аргументами:

=ЕСЛИ(АЗ=«Аваль»;ЕЗ/1,2;ЕЗ),

копіюють її для всього діапазону рядків і одержують розраховані значення:

1,00%, 1,04%, 1,50%, 1,46%, 1,46%, 1,75%, 2%.

Рис. 2.31. Розрахунок функції ЕСЛИ

Функція И. Її використовують для об'єднання двох і більше умов. Наприклад, для перевірки, чи належить X (комірка А2 на рис. 2.31.) до діапазону від 2 до 5, використовують функцію И з такими аргументами:

И(А2>2;А2<5).

Результатом розрахунку є ЛОЖЬ (рис. 2.32.).

Рис. 2.32.. Використання функції И в розрахунках

Функція ИЛИ. Ця функція перевіряє введені зна­чення і повертає значення ИСТИНА, якщо хоча б один із аргументів має значення ИСТИНА. Наприклад, щобперевірити, чи належить X (комірка А2 на рис. 2.31.) до діапазону менше 0 або дорівнює 10, функція має вигляд =ИЛИ(А2<0;А2=10) і повертає значення ИСТИНА.

Функція НЕ. Вона змінює значення свого аргументу на протилежне. Її використовують для точного визна­чення значення, яке не може бути отримано. Напри­клад, усі значення X, окрім «-1», необхідно збільшити удвічі. Для цього, користуючись значеннями, подани­ми на рис. 5.35, в комірці С2 створюють функцію тако­го виду: =ЕСЛИ(НЕ(А2=-1);А2*2) і копіюють її в діапа­зоні С2:С7.

Функції дати і часу

Для роботи із значеннями типу Дата іВремя в табличному процесорі MSExcelіснують спеціальні функції, зокрема ДАТАЗНАЧ (перетворення дати з тек­стового формату на числовий), ЧИСТРАБДНИ (роз­раховує кількість робочих днів між двома датами), ГОД (повертає дату числового формату в вигляді року) та ін. Усі вони вміщені в категорії Дата и время інструмента Мастерфункций. Якщо функції немає в переліку, необхідно додати компоненти MSExcel. Для цього вико­нують такі дії:

• активізують значок (Кнопка «Office»)та кнопку Параметри Excel;

• у наступному вікні вибирають категорію Надстройки, в полі Управление значення Надстройки Excel та клацають клавішею миші на кнопці Перейти;

• у вікні, що з'являється на екрані дисплея (рис. 2.33.), активізують перемикачі ліворуч від потріб­ного компонента (в цьому випадку — Пакет Анализа).

Проілюструвати роботу з деякими функціями можна на конкретних прикладах функцій ДАТА, ДЕНЬ, ДЕНЬНЕД, СЕГОДНЯ.

Функція ДАТА. Вона повертає значення дати. їх загальний вигляд такий: ДАТА(рік;місяць;день).

Наприклад, функція ДАТА(2000;2;1) залежно від установленого формату дати повертає значення 01.02.00.

Рис. 2.33. Активізація додаткових компонентів MS Excel

Існує, наприклад, таблиця даних, де в стовпці В містяться значення років, у стовпці С значення міся­ців, у стовпці Dднів. Функція для розрахунку дати має вигляд: =ДАТА (B2;C2;D2). Під час перетворення зна­чення з формату дати на загальний або числовий функ­ція повертає числове значення дати. Так, значення функції ДАТА(2001;1;2) дорівнює 36 893.

Функція ДЕНЬ. Ця функція повертає день дати в числовому форматі. Наприклад, у комірці F2 вміщена дата 28.10.2003, тоді значення функції ДЕНЬ(Е2) дорів­нює 28.

Функція ДЕНЬНЕД. Вона має загальний вигляд ДЕНЬНЕД(дата,тип) і повертає порядковий номер дня тижня поданої дати. При цьому аргумент тип визначає порядок розрахунку і може мати значення:

1. (за замовчуванням) — число від 1 (неділя) до 7;

2. — число від 1 (понеділок) до 7;

3. — число від 0 (неділя) до 6.

Наприклад, функція =ДЕНЬНЕД(Е2) (в F2 — дата 28.10.2003) повертає значення 3, а функція =ДЕНЬНЕД(«23.10.2003»;2) — значення 2.

Функція СЕГОДНЯ. Вона має загальний вигляд СЕГОДНЯ() і повертає значення поточної дати.

Створення і робота з функціями користувача

Коли певні розрахунки проводять часто і результат необхідно вміщувати у різні комірки таблиці, доцільно створити власну функцію — функцію користувача. Для цього активізують вкладкуРазработчик. Якщо вона не доступна, виконують такі дії:

• клацають клавішею миші на значку (Кнопка Office) та кнопці Параметрьі Excel;

• у лівій частині вікна Параметри Excelобирають групуОсновние;

• у правій частині вікна в групіОсновние параме­три работи с Excel активізують перемикач Показивать вкладку «Разработчик» на ленте.

Для створення функції користувача на вкладці Раз­работчик у групі Код активізують кнопку (VisualBasic). Після цього відкривається вікно Microsoft Visu­alBasic, у якому вибирають команди Insert, Module. Активізується вікно Code(рис. 2.34.), в якому з клавіа­тури вводять такі команди:

FunctionРентабельність (Прибуток, Активи) Рентабельність = Прибуток / Активи * 100 EndFunction

Рис. 2.34. Створення функції користувача

Існує можливість створити текстовий коментар до функції аналогічний тому, який є в стандартних функ­ціях MSExcel. Для цього на вкладці Разработчик угрупі Код активізують кнопку шкрош (Макроси). Увікні Макрос (рис.2.34.) у полі Имя Макроса (1) вводять ім'я створеної функції («Рентабельність») та натиска­ють на кнопку Параметри (2).

Рис. 2.34. Створення коментаря до функції користувача

Далі у вікні Параметри макроса у полі Описание вводять текстовий коментар (рис. 2.35.).

Рис. 2.35. Текстовий коментар до функції користувача

Для роботи зі створеною функцією в таблиці активі­зують потрібну комірку і за допомогою інструмента Мастерфункций вибирають категорію Определенньїепользователем і функцію Рентабельність. Далі вносять відповідні значення в аргументи функції (рис. 2.36.).

Рис. 2.36. Розрахунок функції користувача Рентабельність

Робота з масивами значень

Однією з функцій Excelє робота з масивами зна­чень.

Масив — сукупність елементів одного типу, упорядкованих таким

чином, що їх опис однозначно визначає місцезнаходження кож­ного елемента.

У таблицях Excel дії з елементами масиву слід вико­нувати у певній послідовності:

• виділяють діапазон вільних комірок, який має стільки ж рядків і стовпців, як і початковий;

• у рядку формул вводять знак « = »;

• натиснувши на клавішу миші, проводять по діапазону початкового масиву значень;

• у рядку формул вводять потрібну формулу й активізують комбінацію клавіш Ctrl+ Shift+ Enter; розраховують значення кожного елемента нового маси­ву. При цьому створена формула автоматично береться у фігурні дужки, наприклад {=А2:А6 + 10}, які засвід­чують, що це формула масиву.

Формули в комірках розрахованого масиву змінюва­ти не можна, спочатку необхідно виділити весь масив. Значенням масиву можна також надати ім'я, яке й використовують надалі у формулах. Для цього діапазон потрібних значень виділяють, активізують команду Присвоитьимя групиОпределенньїе імена вкладки Формули, вводять потрібне ім'я (наприклад, «Масив») і натискають на кнопку ОК. Тоді введена вище формула матиме такий вигляд: {=Масив + 10}.

Як приклад роботи з масивами значень слід розгля­нути функції для роботи з матрицями.

Матриця — прямокутна таблиця чисел, яка містить mрядків і nстовпців.

Матриці можна перемножувати між собою, множи­ти на вектор, транспонувати, створювати обернені матриці тощо.

Спочатку створюють матрицю А у діапазоні комірок А2:С4 (рис. 2.37.), наприклад

A=

Рис 2.37. Розраховані значення функцій для роботи з матрицями

Розраховані значення функцій для роботи з матрицями

З елементами матриці можна виконувати такі дії.

1) множення матриці на число. Якщо необхідно помножити цю матрицю на число 3, виділяють область вільних комірок за розміром, що відповідає заданій матриці (наприклад, D2:F4). Далі у рядку формул вводять формулу =А2:С4*3 й активізуютьклавішіCtrl+ Shift+ Enter.У виділеному діапазоні комірок з'являються значення початкових даних, помножені на 3;

2) множення матриці на вектор. Для цього викори­стовують функцію МУМНОЖ (Массиві; Массив2), де Массиві, Массив2 — це масиви, які перемножуються. Кількість стовпців аргументуМассиві має дорівнювати кількості рядків аргументу Массив2. Унаслідок мно­ження матриць утворюється масив з такою самою кіль­кістю рядків, що й масив 1, і з такою самою кількістю стовпців, що й у масиві 2. Множення матриць здійсню­ють за формулою:

деb_ij— елемент нового масиву; і — номер рядка;j — номер стовпця; а_n— елемент масиву 1;c_kj— елемент масиву 2;k— номер рядка масиву 1 або номер стовпця масиву 2; n— розмір матриці.

При множенні матриці на вектор розрахована матриця має розмірність вектора. Спочатку створю­ють вектор у діапазоні G2:G4, який повинен мати стільки рядків, скільки стовпців у матриці. Далі виді­ляють діапазон комірок, де буде створюватися нова матриця (А7:А9), активізують кнопку Вставка функции, вибирають функцію МУМНОЖ і вносять від­повідні значення діапазонів матриці А та вектора С (рис. 2.38.).

Рис. 2.38.. Використання функції МУМНОЖ

Установлюють курсор на рядок формул, активізу­ють клавіші Ctrl + Shift + Enter й одержують:

MУMHOЖ(A2:C4;G2:G4);

2. створення обернених матриць. Такі матриці застосовують для розв'язання систем рівнянь з кілько­ма невідомими. Для цього активізують функцію МОБР, що виконує обчислення з точністю до 16-значних чисел (для округлення значень слід користуватися функцією ОКРУГЛ).

Наприклад, потрібно створити обернену матрицю з елементів матриці А. Для цього виділяють діапазон комірок (D7:F9), де буде створюватися нова матриця, активізують кнопку Вставка функции, вибирають функцію МОБР і заносять відповідні значення елемен­тів матриці А:

МОБР(А2:С4).

Установлюють курсор на рядок формул і натискають на клавіші Ctrl+ Shift+ Enter;

2. транспонування матриць. Для цього використо­вують функцію ТРАНСП, яка переводить вертикальний діапазон комірок у горизонтальний, і навпаки. Напри­клад, необхідно створити транспоновану матрицю з еле­ментів матриці А. З цією метою виділяють діапазон комірок, де буде створюватися нова матриця (А12:С14), активізують кнопку Вставка функции, вибирають функцію ТРАНСП і вносять відповідні значення еле­ментів матриці А:

ТРАНСП(А2:С4).

Установлюють курсор на рядок формул й активізу­ють клавіші Ctrl+ Shift+ Enter.

Щоб перевірити, чи правильний розрахунок, пе­ремножують матрицю А на обернену матрицю, вико­ристовуючи функцію МУМНОЖ(А2:С4;Б7:Е9). Унас­лідок цього отримують матрицю з елементами 1 по діа­гоналі.

Розраховані значення та функції, що застосовують для роботи з матрицями, подані в екранних вікнах на рис. 2.39.

Рис. 2.39. Перегляд розрахованих функцій

Функції посилання та пошуку

До групи функцій посилання та пошуку належать функції АДРЕС, ВПР, ИНДЕКС, ПРОСМОТР, СТРОКА

та ін. їх використовують для пошуку заданого значення або посилання на комірку із значенням у визначеному діапазоні.

Наприклад, на робочому листку «Довідник» існують два довідники (рис. 2.40). У першому довіднику вміще­но інформацію за трьома замовленнями, у другому — форми оплати.

Рис. 2.40. Таблиця довідників

На робочому листку «Таблиця» введено значення замовлених виробів та функції пошуку (рис.2.41.). необхідно вивести в таблиці форми оплати та фірму замовника по кожному виробу.

Ці та інші завдання реалізують, використовуючи функції ПОИСКПОЗ, ИНДЕКС, ПРОСМОТР, ВПР

Функція ПОИСКПОЗ. Ця функція виконує пошук зазначеного значення у заданому діапазоні комірок і повертає його позицію. Аргументами її є:

Рис. 2.41.. Таблиця значень

1. Искомое_значение — значення, за яким відбу­вається пошук (може бути числом, текстом, логічним значенням або посиланням на комірку із значенням);

2. Просматриваемьій_массив — діапазон комірок, в якому відбувається пошук;

3. Тип_сопоставления — число 0, -1 або 1 (за замов­чуванням — 1). Це означає, що функція знаходить най­більше значення, яке менше або дорівнює значенню, за яким відбувається пошук.

Наприклад, необхідно, користуючись представле­ними на рис. 2.40 та 2.41. значеннями, знайти для кож­ного замовлення (коду) номер фірми-замовника. Для виконання завдання курсор встановлюють у комірку F2 та активізують функцію ПОИСКПОЗ. Задають її аргументи: значення для пошуку — А2, діапазон пошу­ку — $А$3:$А$6 на листку «Довідник» (тут абсолютна адресація використовується для виключення автома­тичної зміни адрес при подальшому копіюванні). Функ­ція матиме вигляд (рис2.40.):

=ПОИСКПС)3(А2;Довідник!$А$3:$А$6).

Функція ИНДЕКС. Вона повертає значення або посилання на нього. Наприклад, необхідно для кожно­го замовлення (коду) вивести назву фірми-замовника. Аргументами функції є:

1. Массив — діапазон комірок, у якому вміщено назви фірм — $В$3:$В$5;

2. Номер_строки — номер рядка із визначеного для пошуку в аргументі Массив діапазону. Функція ПОИСКПОЗ повернула позицію для замовлення А2;

3. Номер_столбца — номер стовпця в діапазоні зна­чень із аргументуМассив. Якщо заданий аргумент Номер_строки, цей аргумент можна не визначати.

Отже, відповідно до поставленого завдання, функція має вигляд:

=ИНДЕКС(Довідник!$В$3:$В$6;ІЮИСКПОЗ (А2;Довідник!$А$3:$А$6)) — рис. 2.37.

Функція ПРОСМОТР. Ця функція виконує пошук у заданому діапазоні комірок потрібного значення і повертає його позицію. Аргументами її є:

1. Искомое_значение — значення, за яким відбу­вається пошук (може бути числом, текстом, логічним значенням або посиланням на комірку із значенням);

2. Просматриваемьій_вектор — діапазон комірок (один рядок або стовпець), в якому відбувається пошук;

3. Вектор_результатов — діапазон комірок (один рядок або стовпець), у якому виводяться результати пошуку.

Наприклад, необхідно знайти для кожного замо­влення (коду) код його оплати. Тоді функція має вигляд (рис. 2.41.):

=ПРОСМОТР(А2; Довідник! $ А$ 3: $ А$ 6; Довідник!$С$3:$С$6).

Функція ВПР. Вона виконує пошук вказаного зна­чення у крайньому лівому стовпці таблиці і повертає значення у тому самому рядку іншого стовпця. Аргу­ментами її є:

1. Искомое_значение — значення, за яким відбу­вається пошук (може бути числом, текстом, логічним значенням або посиланням на комірку із значенням);

2. Таблица — діапазон комірок, у якому відбуваєть­ся пошук;

3. Номер_столбца — номер стовпця з аргументу Таблица, з якого повертається значення.

Наприклад, необхідно, користуючись представлени­ми на рис. 2.40 та 2.41. значеннями, знайти для кожно­го замовлення (коду) тип оплати. Для виконання такого завдання активізують функцію ВПР. Задають її аргу­менти: значення для пошуку — А2, діапазон пошуку — $А$3:$С$6 на листку «Довідник» і значення з третього

стовпця вказаного діапазону повертається. Функція матиме вигляд (рис. 2.41):

=ВПР(А2;Довідник!$А$3:$С$5;3).

Самостійна робота

Опрацювати та проаналізувати основні функції категорії Математичні функції

Лекція 13 Тема 2.5.Побудова діаграм

Більш наочно ілюструють табличні дані, дають змогу аналізувати отримані результати графічні зобра­ження або діаграми. При створенні діаграми можна вибрати певний тип представлення даних, такий як гістограма; графік; кругова, крапкова, біржова діагра­ми та ін.

Наприклад, потрібно знайти залежність суми комісії від терміну кредиту. Для побудови діаграми слід виділити (провести покажчиком миші) ті діапа­зони комірок таблиці, дані яких увійдуть до діаграми (наприклад, діапазони А2:А9; D2:D9; F2:F9), після чого на вкладці Вставка у групі Диаграммьі обира­ють потрібний тип діаграми на стрічці. Унаслідок цього на екрані дисплея з'являються таблиця і побу­дована діаграма (в цьому прикладі — гістограма) (рис. 2.42.).

Рис. 2.42. Гістограма, побудована в поточному робочому листку

Для редагування наявної діаграми необхідно її виді­лити (клацнувши клавішею миші на діаграмі) й активі­зувати потрібну вкладку (Конструктор, Макет або Фор­мат) на стрічці Работа с диаграммами, що з'являється у рядку заголовка вікна MSExcel.

Окремі елементи діаграми редагують, виділивши потрібний та активізувавши контекстне меню. Напри­клад, на рис. 2.42 змінено назву легенди.

Легенда — прямокутна область діаграми, де вміщені умовні по­значки для рядів даних.

Для зміни легенди спочатку активізують її область, із контекстного меню обирають команду Формат злемента легенди, далі — команду Вьібратьданньїе у вікні, що з'являється на екрані дисплея (рис. 2.43.), виділяють потрібний елемент (наприклад, «Термін кре­диту»), натискають на кнопку Изменить (1) і в наступ­ному вікні додають назву.

Рис. 2.43. Зміна назви елемента легенди

Щоб редагувати легенду, можна використовувати і команди вкладок Конструктор або Макет на стрічці Работа с диаграммами. У такий спосіб додають або змі­нюють назви діаграми та її осей, легенди, підписи даних, сітку діаграми та ін.

Наприклад, для побудови графіка двох залежних вели­чин, пов'язаних формулоюY= Х2, виконують такі дії:

1. вводять значення X в діапазоні А2:А7, в комірці В2 — формулу для розрахунку У: = А2^{^}2; копіюють формулу вздовж стовпця в діапазоні В2:В7;

2. виділяють діапазон В2:В7, на вкладці Вставка у групіДиаграммьі активізуютьГрафик, обирають по­трібний тип;

3. виділяють графік (рис. 2.44.), на вкладці Кон­структор у групіДанньїе активізують кнопкуВьібратьданные;

Рис. 2.44. Побудова графіка залежності двох величин

4. у вікніВьібор источника данньїх частини Подписи горизонтальной оси (категории) активізують кнопку Изменить (позиція 2 на рис. 2.43) та визначають діапа­зон для підпису значень на вісі X (рис. 2.45) та натиска­ють на кнопку ОК;

Рис. 2.45. Визначення підпису вісі X

5) на екрані дисплея з'являється вікно, представле­не на рис. 2.46.

Рис. 2.46. Побудова графіка У = Х²

Самостійна робота

Лекція 14.Тема 2.6.Робота зі списками

Для роботи з інформацією також використовують списки — сукупність даних, які мають упорядковану структуру. Список повинен бути розташований або на окремому робочому листку або відокремлений від іншої інформації одним рядком чи стовпцем. Він має відпові­дати таким вимогам:

• у верхньому рядку вміщуються заголовки стовпців (у списку стовпці також називають полями);

• тип даних у кожному стовпці повинен бути одна­ковим;

• список не може мати пустих рядків або стовпців.

Отже, таблиця, що має заголовки стовпців, однаковий

тип даних у стовпцях, одночасно називають списком.

Фільтрування даних за допомогою командиФильтр

За допомогою команди Фильтр здійснюють пошук та виведення на екран тільки тих даних, які задоволь­няють поставлену умову. Можливе створення умов за значеннями кількох стовпців одночасно.

Для виконання фільтрування курсор установлюють у список, відкривають список Сортировка и фильтр на вкладці Главная у групі Редактирование та активізу­ють команду Фильтр (рис. 2.47.).

Рис. 2.47. Активізація фільтрування даних таблиці

Можна у вкладці Данньїе в групі Сортировка и фильтрация обрати команду Фильтр. Унаслідок цього у верхній частині кожного стовпця з'являються кнопки списків. Щоб зазначити умови фільтрування даних, необхідно розкрити список у потрібному стовпці.

Наприклад, потрібно працювати тільки з тими запи­сами списку, в яких термін кредиту перевищує 5 років (60 місяців). Активізувавши стрілку у комірці з назвою поля «Термін кредиту», з переліку активізують коман­ди Числовьіе фильтрьі, Настраиваемьій фильтр. Після цього у вікні Пользовательский автофильтр (рис. 2.48) зазначають необхідну умову (наприклад, больше 60) й активізують кнопку ОК.

Рис. 2.48. Створення умов при фільтруванні даних

Унаслідок виконання дій на екрані дисплея з'яв­ляється список у від фільтрованому вигляді (рис. 2.49.)

Рис. 2.49.. Список даних у відфільтрованому вигляді

Аналогічно створюють умови і для відбирання зна­чень інших стовпців: розкривають кнопку-список і створюють умови.

У MSExcel2007 додано нову можливість для робо­ти користувача — стовпці, над значеннями яких про­ведено фільтрацію, відрізняються від інших візуаль­но: кнопка-список має інший рисунок (позиція 1 на рис. 2.50.), а, підвівши покажчик миші до неї, можна побачити умову.

Рис. 2.50.. Умови фільтрування

Із відібраними за певною умовою значеннями можна також проводити розрахунки. На рис. 2.49. показано розрахунок суми даних поля «Сума кредиту» тільки стосовно тих записів, де термін кредиту переви­щує 60 місяців. На панелі формул розташована відпо­відна функція, що з'являється на екрані дисплея післяактивізації кнопки (Сумма).

Щоб скасувати дії команди Фильтр, слід встановити курсор у таблицю, відкрити список Сортировка и фильтр на вкладці Главная у групі Редактирование та активізувати команду Фильтр. Після чого в таблиці з'являться всі значення, які були приховані після філь­трування даних.

Фільтрування даних

за допомогою командиРасширенньїй фильтр

Команда Расширенньїй фильтр дає змогу, викори­стовуючи значення наявного списку, створювати новий, значення якого задовольняють поставлену умову, і розміщувати його в іншій частині робочого листка. Перед проведенням фільтрування спочатку створюють діапазон умов, який може розташовуватись у будь-якому місці поточного робочого листка або на іншому. Діапазон умов складається щонайменше з двох рядків, він обов'язково повинен мати заголовки стовпців (аналогічні заголовкам поточного списку), умови під відповідним заголовком та відокремлювати­ся від таблиці не менш ніж одним порожнім рядком або стовпцем.

Наприклад, потрібно створити список, який містить тільки записи банку «Укрсоцбанк». Для виконаннятакого завдання спочатку створюють діапазон умов для пошуку даних, який розміщується поза значеннями списку; копіюють заголовки стовпців у вільний рядок поточного робочого листка (наприклад, 11), під заголов­ком стовпця «Банк» у комірці А12 зазначають умову (копіюють назву «Укрсоцбанк»). Далі встановлюють курсор у таблицю й активізують команду Дополнительно (рис. 2.51) у групі Сортировка и фильтр на вкладці Данньїе.

Рис. 2.51. Активізація команди Дополнительно

На екрані з'являється вікно, в якому виконують такі дії (рис. 2.52):

2. активізують параметр скопировать результат в другоеместо;

3. у полі Исходньїйдиапазон зазначають діапазон значень всієї таблиці, у т. ч. заголовки стовпців (A2:G9), для цього натискають на клавішу миші й про­водять по діапазону в таблиці;

4. у полі Диапазонусловий зазначають діапазон комірок, у яких створено діапазон умов (A11:G12);

5. у полі Поместить результат в диапазон зазнача­ють адресу вільної комірки, з якої буде починатися таблиця з даними, що задовольняють поставлену умову (наприклад, А14);

6. активізують кнопку ОК.

Рис. 2.52 Визначення параметрів для проведення фільтрування

Починаючи із зазначеної комірки (в наведеному прикладі — А14), з'являється нова таблиця (рис. 2.53), значення якої відповідають поставленій умові (банк « Укрсоцбанк »).

Рис. 2.53.. Нова таблиця даних, значення якої задовольняють поставлену умову

Ефективно проводити фільтрацію із використанням діапазону умов, який вміщує кілька умов. Наприклад, необхідно на новому робочому листку створити таблицю, значення якої задовольняють такі умови: банк «Укрсоц­банк», суми кредиту — в діапазоні більше 5000 грн, але менше ЗО 000. Для виконання поставленого завдання у перший рядок нового робочого листка (Листб) копіюють заголовки стовпців А та В початкової таблиці (робочий листок «Платежі»), при цьому для створення двох умов стовпця В його заголовок копіюють двічі. Під заголовка­ми створюють умови у таких комірках (без дужок): А2 — (Укрсоцбанк); В2 — (> 5000); С2 — (< 30000). Далі кур­сор встановлюють у робочому листку Листб й активізу­ють команду Дополнительно (рис.2.51. ) у групі Сортировка и фильтр на вкладці Данньїе. У вікні, що з'яв­ляється на екрані дисплею, виконують такі дії:

• активізують параметр скопировать результат в другоеместо;

• у полі Исходньїйдиапазон зазначають діапазон значень таблиці листка «Платежі» (A2:G9);

• у поліДиапазонусловий встановлюють діапазон умов листкаЛистб (А1:С2);

• у поліПоместить результат в диапазон зазнача­ють адресу вільної комірки листка Лист 6 , з якої буде починатися таблиця із даними, що задовольняють поставлену умову — А5;

• активізують кнопку ОК.

На рис. 2.54 представлено результати виконання завдання.

Рис. 2.54. Результат дії розширеного фільтра

Фільтрування також проводять за значенням, кольором, значком виділеної комірки. Для цього вико­ристовують команди контекстного меню. Наприклад, щоб відібрати всі записи банку «Аваль», курсор устано­влюють у комірку із цією назвою (А4), активізують команди Фильтр, Фильтр по значенню вьіделеннойячейки контекстного меню. Після чого на екрані зали­шаються лише записи, що задовольняють поставлену умову.

Сортування значень таблиці

Щоб розмістити записи таблиці у встановленому порядку, використовують сортування. Його можна про­водити за одним, двома і більше ключами. Під час сор­тування за більш ніж одним ключем дані наступного ключа впорядковуються тільки в межах однакових даних попереднього ключа.

Відповідно до форматів даних сортування виконують:

• для текстових даних (від А до Я або від Я до А);

• для числових даних 1 (за зростанням або спадан­ням);

• для даних типу «Дата» та «Час» (за зростанням або спаданням);

• згідно з форматами (колір комірок або шрифту).

Для виконання сортування курсор установлюють у

будь-яку комірку таблиці й на вкладці Данньїе у групі Сортировка и фильтр активізують команду Сортировка (рис. 2.53.). Далі визначають, яким чином відбувається впорядкування (за спаданням або зростанням).

Аналогічні дії виконують і після активізації коман­ди Сортировка и фильтр у групі Редактирование на вкладці Главная.

Наприклад, потрібно відсортувати список відповід­но до таких вимог:

• перший ключ (поле «Банк») — за зростанням;

• другий ключ (поле «Термін кредиту») — за зро­станням.

Щоб виконати сортування за кількома умовами, курсор установлюють у будь-яку комірку таблиці й активізують команду Сортировка на вкладці Данньїе у групі Сортировка и фильтр (або команду Настраивае-маясортировка у групі Редактирование на вкладці Главная). Унаслідок цього на екрані дисплея з'являєть­ся вікно, зображене на рис. 2.55.

Рис. 2.55. Визначення параметрів сортування

У вікні Сортировка в списку поля Сортировать по вибирають перший ключ сортування (поле «Банк») та зазначають вид сортування (От А до Я). Після цього активізують кнопку Добавить уровень (і) і в полі Затем по встановлюють параметри другого ключа (поле «Тер­мін кредиту», порядок сортування — По возрастанию (якщо параметр Моиданньїесодержат заголовки (2) активізований заголовки стовпців таблиці включають­ся у діапазон сортування). Далі натискають кнопку ОК.

Унаслідок сортування таблиця матиме вигляд, показаний на рис. 2.56

Рис. 2.56. Відсортована за двома ключами таблиця даних

Визначення другого ключа («Термін кредиту») впо­рядковані лише в межах групи однакових значень пер­шого ключа «Банк».

Розрахунок проміжних і загальних підсумків списку

Проміжні та загальні підсумки розраховують для попередньо сформованих груп записів, у яких значення певного поля повторюються. Такими підсумками можуть бути сума, кількість значень, мінімальне та максимальне значення тощо.

Перед виконанням розрахунку необхідно сформува­ти групи записів. Для цього список слід відсортувати за значеннями поля, які повторюються.

Наприклад, потрібно знайти мінімальне та макси­мальне суми кредиту для кожного банку. З цією метою спочатку впорядковують дані в полі з назвами банків (команда Сортировка на вкладці Данньїе у групі Сорти­ровка и фильтр). Далі, ввівши курсор у список, на вкладці Данньїе у групі Структура активізують коман­ду Промежуточньїеитоги.

У вікні, що з'являється на екрані дисплея (рис 5.57), визначають такі параметри:

• у полі При каждом изменении в у списку вибира­ють поле, що має дані, які повторюються і заздалегідь відсортовані (поле «Банк»);

• у полі Операция у списку зазначають відповідну функцію для розрахунку (функція Минимум);

Рис. 2.57. Визначення параметрів для розрахунку проміжних підсумків

• у полі Добавить итоги по активізують перемикачі ліворуч від полів, значення яких необхідно розрахувати (поле «Сума кредиту»);

• натискають на кнопку ОК.

Для розрахунку другої функції (максимальне значен­ня суми кредиту) активізують команду Промежуточньїе итоги на вкладці Данньїе у групі Структура. В екранному вікні зазначають відповідні параметри, при цьому пере­вмикач Заменить текущие итоги (1) має бути неактивним, натискають на кнопку ОК.

Унаслідок цих операцій спи­сок даних матиме вигляд, зображений на рис. 2.58.

Рис2.58. Розраховані проміжні підсумки

Ліворуч міститься структура вкладеності рівнів даних. Кнопка 1 дає змогу згортати (розгортати) дані одного рівня, кнопка 2 — дані кожного розрахованого підсумку.

Для вилучення розрахованих проміжних та загальних підсумків слід установити курсор у список даних й активізувати командуПромежуточньїе итогина вкладці Данньїе у групі Структура. У наступному вікні (Промежуточньїе итоги) натискають кнопку Убрать все.

САМОСТІЙНА РОБОТА

Створити та заповнити таблицю для сортування і фільтрування значень.

Лекція 15.Тема 2.7. Функції для роботи з базами даних

Для розрахунку значень списку, що задовольняють певну умову, використовують функції для роботи з базами даних.

База даних — таблиця упорядкованих даних, в якій верхній рядок вміщує заголовки стовпців (рядки з даними є записами, стовпці — полями).

Існує 12 функцій для роботи з базами даних (БДСУММ, ДМАКС, БСЧЕТ, ДСРЗНАЧ тощо). Вони містяться у категорії Работа сбазой данньїх інструмента Мастер функций і мають три аргументи (рис. 2.59.):

1. База_данньіх — тут зазначають весь діапазон бази даних (списку), у т. ч. назви стовпців;

Рис 2.59. Розрахунок функції БД

2. Поле — стовпець, зі значеннями якого проводять розрахунок. Його позначають за допомогою порядково­го номера (1 — перший стовпець, 2 — другий і т. д.), назвою поля («Сума кредиту») або адресою комірки, де зберігається назва поля (наприклад, В2);

3. Критерий — інтервал комірок, що складається у першому рядку з імені поля (стовпця), у другому — з умови для пошуку значень. Критерій необхідно створи­ти перед початком розрахунку операцій, розмістити поза таблиці даних і відокремити хоча б одним пустим рядком або стовпцем.

4. Якщо, наприклад, потрібно знайти максималь­не значення стовпця «Сума кредиту» для записів банку «Аваль», необхідно послідовно виконати такі дії:

   1. створити критерій: виділити рядок із назвами стовпців (рядок 2 на рис. 5.68, скопіювати його під таблицею з даними у вільний рядок (рядок 11), а під назвою стовпця («Сума кредиту») зазначити умову для пошуку відповідних показників (у поставленому зав­данні — «Аваль») — комірка А12;

   2. установити курсор у вільну комірку (А15), акти­візувати кнопку (Вставить функцию), з переліку категорій вибрати Работа с базой данньїх, функцію ДМАКС й натиснути на кнопку ОК;

   3. у наступному вікні Аргументи функции (рис. 5.67) зазначити такі параметри:

• База данньїх (діапазон A2:G9);

• Поле (комірка В2, де вміщено назву стовпця, для якого виконується розрахунок);

• Критерий (діапазон комірок, у якому створено критерій (А11:А12));

• активізувати кнопку ОК.

У вікні відразу можна переглянути розраховане зна­чення (позиція 1 на рис. 2.59).

Після розрахунку в комірці А15 вміщується розрахо­ване значення (в поданому прикладі — 15 000), а на пане­лі формул (позиція 1 на рис. 2.60) можна переглянути створену функцію (=ДМАКС(А2:С9;В2;А11:А12)).

Якщо необхідно визначити, який банк має макси­мальне значення суми кредиту, аналогічно до попе­реднього прикладу спочатку створюють критерій. Для цього копіюють рядок із назвами стовпців (рядок 2 на рис. 2.61) під таблицею з даними у вільний рядок (рядок 11). Під назвою стовпця («Сума кредиту») у комірці В12 створюють умову для пошуку відповідних значень (в поставленому завданні — це формула «=МАКС(ВЗ:В9)» (позиція 1 на рис. 2.61), яка автома­тично розраховується після її введення у комірку (позиція 2 на рис. 2.61.). Далі встановлюють курсор у вільну комірку поза таблицею (комірка А14), активізу­ють функцію БИЗВЛЕЧЬ і у вікні Аргументи функции (рис. 2.62) задають відповідні аргументи.

Рис2.60.. Розрахована функція бази даних ДМАКС

Рис 2.61. Розрахована функція бази даних БИЗВЛЕЧЬ

Рис 2.62. Аргументи функції бази даних БИЗВЛЕЧЬ

Результат розрахунку (комірка А14) представлено на рис 2.61.. Аналогічно працюють з іншими функціями БД

Фінансовий аналіз

В Excel існують функції, за допомогою яких можна проаналізувати баланс підприємства, показники при­бутковості, заборгованості, ліквідності або ставку дисконту; дослідити такі критерії прийняття рішень, як період окупності інвестицій, оцінка доходу, додат­кові податки, диверсифікація (поширення її на нові сфери) продукції та ін.

Умовно всі фінансові функції поділяють на такі групи:

• функції аналізу інвестиційної діяльності;

• функції для розрахунку амортизації;

• функції для роботи з цінними паперами.

Функції аналізу інвестиційної діяльності

Фінансова діяльність будь-якого підприємства потребує періодичного аналізу інвестування власних фінансових ресурсів, зокрема на оновлення наявної матеріально-технічної бази, розширення обсягу вироб­ництва, а також інвестування коштів на ринку капіта­лів, у цінні папери тощо. Усі інвестиції поділяють на капітальні та фінансові. Капітальні інвестиції — вкладення грошей в основні засоби (будинки, споруди тощо) та нематеріальні активи (освіту, медицину та ін.). Фінансові інвестиції — вкладення грошей у прид­бання цінних паперів (облігацій та акцій). Основним критерієм оцінювання інвестицій є їх окупність, тобто швидкість повернення інвестору вкладених коштів через грошові потоки, зокрема дивіденди і відсотки на вкладений в акції капітал, прибутки від реалізації про­дукції та ін.

Проаналізувати динаміку капіталів і грошових пото­ків у часі можна шляхом дисконтування — приведення майбутніх доходів (видатків) і розмірів капіталу за допо­могою коефіцієнта для зіставлення із сумою вкладеного капіталу на момент вкладення, тобто оцінювання тепе­рішньої вартості майбутніх потоків грошових коштів. Під час аналізу одним із основних показників є коефіці­єнт дисконтування, або дисконтна (відсоткова) ставка. При розрахунках використовують прості і складні від­сотки. Прості відсотки застосовують у разі, коли інве­стований капітал змінюється в кожному періоді виплат тільки на значення відсоткової ставки; складні відсот­ки — коли дохід від інвестування розраховують щодо суми початкового капіталу і вже нарахованих у мину­лих періодах значень відсоткової ставки.

До функцій аналізу інвестиційної діяльності нале­жать функції ПЛТ, СТАВКА, ПС, ВСД, БС, КПЕР, МВСД, ПРПЛТ, ПРОЦПЛАТ, БЗРАСПИС та ін.

Функція ПЛТ. З її допомогою розраховують величи­ну постійної періодичної виплати позики при постійній відсотковій ставці. Вона має такий вигляд:

ПЛТ(Ставка; Кпер; Пс; [Бс]; [Тип]),

де Ставка — відсоткова ставка за один період; Кпер — кількість періодів виплат (наприклад, місяці, роки тощо); Пс — загальна сума, яку необхідно виплатити; Бс — розмір майбутньої суми або залишку після закінчен­ня виплат. Якщо цього аргументу немає, майбутня вар­тість позики дорівнює 0; Тип — аргумент, який визначає час виплати. Він може мати значення 0 (за замовчуван­ням) і означає, що виплата відбувається наприкінці періо­ду, або 1 — виплата відбувається на початку періоду.

Наприклад, необхідно розрахувати щорічний розмір платежу за позику 15 000 грн терміном на 5 років та від­сотковою ставкою 12%. За цієї умови функція буде такою: =ПЛТ(12%;5; 15 000), а результат розрахунку — 4161,15 грн.

В іншому разі потрібно розрахувати, яку суму щомі­сячно слід переводити на рахунок банку, щоб при від­сотковій ставці 20% річних за 3 роки вклад досягнув суми 5000 грн. Функція матиме вигляд такий: =ПЛТ (20% /12;3 *12; 5000), а результат розрахунку — 185,82 грн.

Розраховуючи цю функцію, необхідно уважно сте­жити за відповідністю одиниць виміру періодів: якщо період — місяць, то аргумент «Ставка» має вигляд «Ставка»/12 і аргумент Кпер — «число періодів»*12. Якщо йдеться про річні виплати, то, відповідно, «Став­ка» та «число періодів».

Функція СТАВКА. Вона дає змогу розрахувати від­соткову ставку за один період, яка потрібна для отри­мання певної суми протягом заданого терміну і при постійній сумі виплат. Загальний вигляд функції такий:

СТАВКА(Кпер; Плт; Пс; Бс; Тип; [Предположение]),

де Кпер — кількість періодів виплати (наприклад, міся­ці, роки тощо); Плт — сума, яку необхідно сплачувати в кожному періоді. Це значення постійне для всього періоду платежів, його вводять зі знаком «—». Якщо цього аргументу немає, обов'язковим є аргумент Бс; Пс — загальна сума, яку слід виплатити; Бс — розмір майбут­ньої суми або залишку після закінчення виплат. У разі відсутності аргументу майбутня вартість позики дорів­нює 0; Тип — аргумент, який визначає час виплати. Він може мати значення 0 (за замовчуванням) і означає, що виплату здійснюють наприкінці періоду, або 1 — випла­ту здійснюють на початку періоду; Предположение — величина пропонованої відсоткової ставки. Якщо цей аргумент опущено, значення дорівнює 10%. Коли функція СТАВКА не має значень, можна відкоригувати значення аргументу Предположение.

Наприклад, необхідно розрахувати відсоткову став­ку для трирічної позики розміром 5000 грн при щомі­сячному вкладі 185 грн. За цієї умови функція матиме вигляд =Ставка(3*12;—185.82;5000), а результат роз­рахунку 1,6667% для річної відсоткової ставки 20%. Результат збігається зі значенням попереднього прикладу.

Функція ПС. З її допомогою повертають поточний обсяг вкладу, тобто суму, яку становлять майбутні пла­тежі. Функція має такий загальний вигляд:

ПС(Ставка, Кпер; Плт; [Бс]; [Тип]),

де Ставка — відсоткова ставка за період; Кпер — кіль­кість періодів виплат (наприклад, місяці, роки тощо); Плт — сума, яку необхідно сплачувати в кожному періоді. Це значення є постійним для всього періоду платежів; Бс — розмір майбутньої суми або залишку після закінчення виплат. Якщо цей аргумент відсутній, майбутня вартість позики дорівнює 0; Тип — аргумент, який визначає час виплати і має значення 0 або 1.

Наприклад, куплено облігацію, номінальна вартість якої становить 1000 грн. Виплата за нею — 150 грн. на рік, відсоткова ставка — 22%, термін дії облігації — 10 років. Якщо розрахувати вартість облігації на третій рік, то функція буде такою =ПС(22% ;3;150; 1000), а розраховане значення — 857,04 грн.

Далі подається перелік функцій, які також можна віднести до функцій аналізу інвестиційної діяльності. Аргументи цих функцій у різних варіаціях аналогічні до розглянутих, тому функції подані у скороченому вигляді.

Функція ВСД. Вона дає змогу повернути відсоткову ставку доходу від інвестицій (внутрішню швидкість обороту), яку розраховують на основі значень майбут­ніх платежів та прибутків (збитків). Обсяги проведених операцій обов'язково розраховують через однакові про­міжки часу (місяць, рік тощо).

Функція БС. З її допомогою повертають майбутнє зна­чення вкладу, яке розраховують на основі значень періо­дичних постійних платежів і постійної відсоткової ставки.

Функція КПЕР. Вона дає змогу повернути кількість періодів виплат для отриманого вкладу, яку розрахову­ють на основі постійних періодичних виплат і постійної відсоткової ставки.

Функція МВСД. Завдяки їй повертають модифіко­вану відсоткову ставку після реінвестування отрима­ного вкладу, яку розраховують на основі значень майбутніх платежів та майбутніх прибутків (збитків),

рахунку 1,6667% для річної відсоткової ставки 20%. Результат збігається зі значенням попереднього прикладу.

Функція ПС. З її допомогою повертають поточний обсяг вкладу, тобто суму, яку становлять майбутні пла­тежі. Функція має такий загальний вигляд:

ПС(Ставка, Кпер; Плт; [Бс]; [Тип]),

де Ставка — відсоткова ставка за період; Кпер — кіль­кість періодів виплат (наприклад, місяці, роки тощо); Плт — сума, яку необхідно сплачувати в кожному періоді. Це значення є постійним для всього періоду платежів; Бс — розмір майбутньої суми або залишку після закінчення виплат. Якщо цей аргумент відсутній, майбутня вартість позики дорівнює 0; Тип — аргумент, який визначає час виплати і має значення 0 або 1.

Наприклад, куплено облігацію, номінальна вартість якої становить 1000 грн. Виплата за нею — 150 грн. на рік, відсоткова ставка — 22%, термін дії облігації — 10 років. Якщо розрахувати вартість облігації на третій рік, то функція буде такою =ПС(22% ;3;150; 1000), а розраховане значення — 857,04 грн.

Далі подається перелік функцій, які також можна віднести до функцій аналізу інвестиційної діяльності. Аргументи цих функцій у різних варіаціях аналогічні до розглянутих, тому функції подані у скороченому вигляді.

Функція ВСД. Вона дає змогу повернути відсоткову ставку доходу від інвестицій (внутрішню швидкість обороту), яку розраховують на основі значень майбут­ніх платежів та прибутків (збитків). Обсяги проведених операцій обов'язково розраховують через однакові про­міжки часу (місяць, рік тощо).

Функція БС. З її допомогою повертають майбутнє зна­чення вкладу, яке розраховують на основі значень періо­дичних постійних платежів і постійної відсоткової ставки.

Функція КПЕР. Вона дає змогу повернути кількість періодів виплат для отриманого вкладу, яку розрахову­ють на основі постійних періодичних виплат і постійної відсоткової ставки.

Функція МВСД. Завдяки їй повертають модифіко­вану відсоткову ставку після реінвестування отрима­ного вкладу, яку розраховують на основі значень майбутніх платежів та майбутніх прибутків (збитків),

АСЧ(Нач_стоимость; Ост_стоимость;

Время_зксплуатации; Период),

де Нач стоимость — початкова вартість устаткування; Ост_стоимость — остаточна вартість устаткування в кінці амортизації; Время_зксплуатации — кількість періодів, під час яких вартість амортизується; Период — рік, для якого розраховують величину амортизації.

Наприклад, слід розрахувати амортизаційні витрати для третього року експлуатації устаткування, причому початкова вартість устаткування становитиме 50 000 грн, остаточна — 0 грн, термін амортизації — 10 років. За цієї умови функція АСЧ буде =АМГД (50000;0;10;3), резуль­тат розрахунку — 7272,73.

Функції для роботи з цінними паперами

Невід'ємним елементом фінансового ринку є ринок цінних паперів — сукупність економічних відносин між різними суб'єктами цього ринку (банками, біржами та ін.) щодо організації та купівлі-продажу акцій (обліга­цій, депозитних сертифікатів, казначейських векселів тощо), які приносять фіксований дохід. Зокрема, облі­гація — один з найпоширеніших видів цінних паперів, який підтверджує зобов'язання виплатити власнику в певний термін номінальну вартість облігації та дохід від неї; має такі показники, як номінальна вартість, купон­на ставка дохідності, дати випуску і погашення, сума погашення. Номінальна вартість — це сума, яку вка­зують на бланку облігації. Якщо ціна, заплачена за облігацію, нижча номіналу, це означає, що облігацію продано зі знижкою або дисконтом, якщо вище номіна­лу — із премією. Залежно від форми виплати доходу облігації поділяють на купонні (з фіксованою або пла­ваючою ставкою) та дисконтні (без періодичних виплат доходів). Купонна ставка дохідності облігації — від­соткова ставка, за якою власнику облігації виплачують періодичний дохід і яка визначається ставкою купона, вираженою у відсотках до номіналу. Купонні виплати здійснюють один, два або чотири рази на рік. Для розра­хунку цих параметрів у MS Excel використовують функ­ції ДОХОД і ЦЕНА.

Функція ДОХОД. З її допомогою розраховують дохід від цінних паперів, який становлять періодичні відсотки від виплати. Вона має такий вигляд:

ДОХОД(Дата_согл;Дата_вступл_в_силу;

Ставка;Цена;Погашение;Частота;Базис),

де Дата_согл — дата оформлення купівлі облігації; Дата_вступл_в_силу — термін погашення цінних папе­рів; Ставка — річна відсоткова ставка для купонів за цінними паперами; Цена — ціна, за якою куплено облі­гацію; Погашение — ціна, за якою продають облігацію; Частота — кількість виплат за купонами протягом року; Базис — спосіб розрахунку дати (за замовчуван­ням 0).

Наприклад, номінальна ціна акції становить 300 грн, ціна для покупців — 270 грн, термін облігації — З роки; річна відсоткова ставка — 32%, періодичність виплат відсотків — 2 рази на рік. Урахувавши ці дані, отри­мують функцію: =ДОХОД(«01.01.1999»;» 01.01.2002»; 16% ;270; 300; 2; 0) і значення — 0,09, або 9%.

Функція ЦЕНА. Вона дає змогу повернути вартість облігації. Її записують так:

ЦЕНА(Дата_согл;Дата_вступл_в_силу;Ставка;

Доход;Погашение; Частота; Базис),

де Дата_согл — дата оформлення купівлі цінних папе­рів; Дата_вступл_в_силу — термін погашення цінних паперів; Ставка — річна відсоткова ставка для купонів за цінними паперами; Доход — дохід за цінними папе­рами (норма дохідності); Погашение — ціна, за якою продають облігацію; Частота — кількість виплат за купонами протягом року; Базис — спосіб розрахунку дати (за замовчуванням 0).

Наприклад, необхідно розрахувати ціну облігації, дата купівлі якої 15 грудня 1998 року, термін погашен­ня — 20 січня 2005 року, ставка купона, який виплачу­ють раз на рік, — 4%, норма дохідності — 10, ціна облі­гації при продажу — 100 грн. Функція матиме розра­ховане значення 73.54 грн і, відповідно, вигляд =ЦЕНА(«15.12.98»;«20.01.05»;4% ;10% ; 100; 1).

Отже, наявність спеціально виділеної категорії фінансових функцій дає змогу ефективно здійснювати складні розрахунки у фінансовій сфері, автоматизувати знаходження потрібних результатів, використовувати їх при складанні фінансової звітності підприємств.

Самостійна робота

Лекція 16.Тема 2.8.Аналіз даних

У MS Excel існує потужний інструмент аналізу даних, за допомогою якого можна виявити тенденцію зміни тих чи інших величин, виконати прогнозування на основі виявлених тенденцій, досягти оптимальних результатів в економічній діяльності. До засобів аналі­зу даних належать такі інструменти, як підбір параме­трів, таблиці підстановки, консолідація даних, зведені таблиці, пошук рішень тощо.

Підбір параметрів

Щоб встановити значення однієї комірки при змі- ненні значення іншої (такі комірки мають бути пов'яза­ні формулою), використовують підбір параметрів.

Наприклад, необхідно визначити термін кредиту, перший внесок якого (поле «Всього до сплати, грн.») буде становити 500 грн (попереднє значення 566,7 на рис. 2.63.).

Рис 2.63. розрахунок початкового внеску за кредит

Формули для розрахунку відображені на рис2.64.

Рис 2.64. Формули для розрахунку внесків за кредит

Спочатку встановлюють курсор у комірку G2, після чого на вкладці Данньїе у группі Работа с данньїми розкривають список кнопки Анализ «что-если» та активізують команду Подбор параметра (позиція 1 на рис. 2.65).

Рис 2.65. Кнопка для активізації інструмента Подбор параметра

Унаслідок виконання дій на екрані дисплея з'яв­ляється вікно (рис. 2.66), в якому в полі Установить в ячейке вводять адресу комірки, значення якої необхідно знайти (G2); в полі Значение — числове значення, яке потрібно знайти для активної комірки (G2); в полі Изменяя значение ячейки — адресу комірки (С2), значення якої слід змінити, й активізу­ють кнопку ОК.

Рис 2.66. Підбирання значення терміну кредиту.

У наступному вікні (рис. 2.67) виводиться результат виконання операції. Якщо рішення знайдено, то при активізації кнопки ОК нове значення залишається в комірці (G2), при натисканні кнопки Отмена — відно­влюється попереднє значення.

Рис 2.67. Діалогове вікно з результатом підбирання значення

У результаті знайдено новий термін кредиту — 29 місяців (рис. 2.68)

Рис 2.68. Результат розрахунку

Процедура підбору параметра дає змогу легко отри­мати потрібний результат, зазначивши лише залежну комірку (кілька комірок). Такий розрахунок неможли­во виконати власноруч без використання цього інстру­мента.

Таблиці підстановки

Потужним засобом розрахунку поточних і майбут­ніх значень елементів масиву даних, а також методом аналізу впливу одного або кількох параметрів на деяку величину є таблиці підстановки.

Наприклад, куплено облігацію, номінальна вар­тість якої становить 2000 грн, виплата за нею — 100 грн на рік, відсоткова ставка — 12%, термін дії облігації — 10 років. Необхідно проаналізувати зміну вартості облігації залежно від терміну погашення. Вартість облігації розраховують за допомогою такої функції:

ПС(Ставка; Кпер; Плт; Бс; Тип),

де Ставка — відсоткова ставка за період (у прикладі — 12%); Кпер — загальна кількість платежів (10 років); Плт — виплата за кожний період (100 грн); Бс — вели­чина майбутньої вартості (якщо вона дорівнює 0, аргу­мент не враховують); Тип — число 0 або 1, яке означає, коли відбувається поточна виплата: наприкінці періоду (якщо за замовчуванням, то аргумент не беруть до уваги) або на початку.

Для розв'язання задачі в комірки (рис. 2.69.) слід внести такі початкові значення: номінальна вартість — В2 (2000 грн); термін погашення — ВЗ (10); виплата — В4 (100 грн); відсоткова ставка — В5 (12%).

Рис 2.69. Розрахована вартість облігації за допомогою таблиці підстановки.

Діапазон комірок А8:А18 заповнюють числами від 10 до 0 (кількість років до погашення облігації), в комірку В8 вносять формулу для розрахунку поточного значення виплат (=ПС(12% ;ВЗ;100;2000)). Після цього виділяють діапазон комірок А8:В18, активізують команди Данньїе, Таблица подстановки. Унаслідок цих операцій на екрані дисплея з'являється вікно, в якому в полі Подставлять значение по строкам в вно­сять адресу ВЗ і натискають на кнопку ОК. З'являється розрахована таблиця значень вартості облігації залеж­но від терміну погашення. На рис. 2.69 представлено робочий листок Excel із проведеними в ньому розрахун­ками, рядок формул містить функцію ПС, яка повертає поточний обсяг вкладу, тобто суму, яку становлять майбутні платежі.

Консолідація даних

Щоб розрахувати підсумки в групах значень, які можуть бути розташовані в різних місцях одного робо­чого листка, на різних робочих листках одного файла і навіть у різних файлах, застосовують консолідацію. Необхідною умовою її проведення є наявність однако­вих назв стовпців, у яких розміщуються значення для розрахунку.

Наприклад, необхідно знайти загальну суму кожно­го виду вкладів кількох філіалів одного банку. Дані роз­ташовані на трьох робочих листках (Лист1, Лист2, ЛистЗ) і зображені на рис. 2.70.

Для виконання консолідації даних відкривають окремий робочий листок і на вкладці Данньїе у групі Работа с данньїми активізують команду Консолидация (позиція 1 нарис. 2.71.).

Рис 2.70. Початкове розташування даних на трьох робочих листах

Для виконання консолідації даних відкривають окремий робочий листок і на вкладці Данные у группі Робота с даннями активізують команду Консолидация

Рис. 2.71. Активізація команди Консолидация

Унаслідок цього на екрані дисплея з'являється вікно (рис. 2.72), в якому виконують такі дії:

• відкривають перелік списку Функция і вибира­ють потрібне значення (Сумма);

• у полі Ссьілка задають координати першого діапазону комірок із даними, які консолідуються (Лист1!$А$2:$В$6);

• натискають на кнопку Добавить, після цього ви­значений діапазон комірок з'являється в полі Список диапазонов;

• у полі Ссьілка послідовно вводять адреси діапазо­нів комірок інших робочих листків, натискаючи після кожної на кнопку Добавить;

• активізують перемикачі подписи верхней строки та значення левого столбца;

• якщо можливі зміни початкових даних у майбут­ньому, необхідно активізувати параметр Создавать связи с исходньїми данньїми (за цієї умови між почат­ковими і консолідованими даними буде встановлено динамічний зв'язок, який забезпечує автоматичне оно­влення розрахованих підсумків);

• натискають на кнопку ОК.

Рис 2.72. Визначення умов для консолідації

Після цих операцій на екрані дисплея з'являється вікно (рис. 2.73.) з консолідованими із трьох робочих листків даними.

Рис 2.73.Отриманий результат консолідації

У лівій частині вікна розташована структурна схема даних, в якій за допомогою кнопок та можна згор­тати або переглядати початкові значення.

Зведені таблиці

Для розрахунку й аналізу підсумкових значень таблиці використовують зведені таблиці.

Наприклад, потрібно розрахувати максимальні зна­чення поля «Сума кредиту» для банку і визначити відсот­кове відношення суми поля «Сума комісії за видачу кре­диту» кожного банку до загальної суми в цьому полі. Для створення зведеної таблиці слід установити курсор у будь-яку комірку таблиці й на вкладці Вставка у групі Таблицьі відкрити список Сводная таблица та активізувати команду Сводная таблица . Після цього у першому екранному вікні слід активізувати перемикач Вьібрать таблицу или диапазон (позиція 1 на рис. 5.82) та вказа­ти діапазон комірок (тут A2:G9). У цьому самому вікні визначають місце розташування зведеної таблиці (поточ­ний листок або новий), адресу комірки, з якої починає створюватися зведена таблиця (наприклад, А12; пози­ція 2) та натискають на кнопку ОК.

Рис 5.82.Визначення місця розташування зведеної таблиці

У наступному вікні (рис. 5.83) визначають поля і підсумки стовпців.

Щоб визначити поля і підсумки стовпців, які міститимуться у зведеній таблиці, необхідно:

1. клавішею миші «перетягнути» кнопку з назвою стовпця із переліку Вьіберите поля для добавлення в отчет (І) у частину вікна Названия строк (2) (у наведено­му прикладі — це поле «Банк»);

Рис 5.83. Визначення полів і підсумків зведеної таблиці.

2. у частину Значення «перетягнути» кнопки з назвами стовпців, значення яких розраховують (це поля «Сума кредиту» та «Сума комісії за видачу кре­диту») (3);

3. за замовчуванням підсумок, який буде розрахову­ватися, — це функція Сумма, для визначення іншої функції потрібно клацнути клавішею миші на кнопці з назвою поля («Сума кредиту») в частині Значення та вибрати команду Параметри полей значений;

4. після появи наступного вікна (рис. 5.84) у перелі­ку Операция (І) вибрати потрібну функцію (Макси­мум) (3);

5. у вкладці Дополнительньїе вьічисления (2) вибра­ти операцію Доля от суммьі по столбцу й послідовно активізувати кнопки ОК, Закрить.

Унаслідок виконаних дій зведена таблиця має вигляд, зображений на рис. 5.85.

Для редагування значень та структури зведеної таблиці встановлюють курсор у таблицю і з команд контекстного меню обирають потрібну, наприклад Показать список полей, Параметри сводной таблици тощо.

Рис 5.84. Визначення функції для підсумка

Рис 5.85.Створена зведена таблиця

Пошук рішень

Інструмент пошуку рішень використовують для розв'язання задач оптимізації — знаходження таких значень змінних, які дають змогу отримати задане зна­чення цільової комірки. При цьому на зміну деяких (або всіх) значень змінних можна накласти певні обмеження

Якщо команда для активізації пошуку рішень від­сутня на екрані монітору, виконують такі дії:

2. активізують значок («Кнопка Office»), далі кнопку Параметри Excel;

3. у лівій частині вікна обирають команду Надстройки, далі у нижній частині вікна команду списка Надстройки Excel та натискають на кнопку Перейти;

4. у вікні Доступние настройки активізують прапо­рець Поиск решения та натискають на кнопку ОК.

Для реалізації операції пошуку рішень у електрон­ній таблиці слід створити цільову комірку, значення якої має відповідати поставленим вимогам; визначити діапазон комірок, значення якого змінюються, і за потреби створити обмеження. Цільова комірка — така комірка, яка містить формулу з посиланнями на всі комірки діапазону, включені в розрахунки.

Наприклад, існує така таблиця Excel (рис. 5.86).

Рис 5.86. Початкові дані таблиці.

У таблиці значення стовпця «Термін окупності» розраховується за формулою =B2/(C2-D2-E2), а сумар­ний термін окупності інвестицій (комірка F9) стано­вить 7,43. Необхідно так змінити інвестиційні та поточні витрати, щоб цей термін дорівнював 8. При цьому поточні витрати фірми Concord не можна змен­шувати.

Для розв'язання поставленого завдання спочатку створюють цільову комірку, розрахувавши суму в полі «Термін окупності» за допомогою функції Сумма. Кур­сор залишається в комірці F9. Після активізації команди Поиск решения на вкладці Данньїе у групі Анализ на екрані дисплея з'являється вікно, зображе­не на рис. 5.87.

Рис 5.87. Виконання операції пошуку рішень

У цьому вікні 1 — адреса цільової комірки (створю­ється автоматично — це адреса активної комірки).

Щоб установити потрібне значення цільової комір­ки, активізують перемикач значенню і вносять 8 (2).

Далі для створення діапазону значень, що зміню­ються, курсор вводять у поле Изменяя ячейки (3), акти­візують кнопку Предположить (4) і за допомогою миші та натиснутої клавіші Ctrl визначають відповідні діапа­зони значень стовпців В і D (В2:В8 та D2:D8).

Наступний крок полягає у визначенні обмежень для комірок, що змінюються. У наведеному прикладі — це значення поточних витрат фірми Concord. Після активізації кнопки Добавить (5) на екрані дисплея з'являється вікно, зображене на рис. 5.88, де в полі Ссьілка на ячейку: встановлюють адресу комірки (діапазону комірок), на зміну значень якої наклада­ється обмеження.

Рис.5.88. Створення обмежень для зміни значень комірки

Далі, відкривши список, вибирають відповідну логічну дію, а в поле Ограничение вносять значення обмеження. Для продовження створення обмежень активізують кнопку Добавить (1), а для виходу у попе­реднє вікно — кнопку ОК.

Визначивши всі параметри вікна Поиск решения (рис. 5.87) активізують його кнопку Вьіполнить.

Якщо початкові умови поставлено правильно, то на екрані дисплея з'являється вікно з повідомленням про знаходження рішення (рис. 5.89), в якому пропо­нується зберегти нові або відновити попередні зна­чення (перемикачі Сохранить найденное решение та Восстановить исходньїе значення). У переліку Тип отчета (1) можна вибрати тип звіту Результати, після чого слід активізувати кнопку ОК.

Рис 5.89. Результат проведення пошуку рішень

Н а окремому робочому листку з'являється звіт за результатами проведеної роботи (позиція 1 на рис. 5.90), який відкривають, клацнувши клавішею миші на ярли­ку в нижній частині екрана.

Рис 5.90. Звіт за результатами проведення пошуку рішень

У звіті виводяться початкові і розраховані значення комірок, які за умовою змінюються, а також створені обмеження та значення цільової комірки.

Отже, звіт дає змогу детально проаналізувати отри­мані результати виконання операції пошуку рішень, завдяки якій автоматично підбираються значення, мак­симально наближені до початкових.

Розв'язання оптимізаційних задач

Інструмент табличного процесора Excel Поиск реше- ния широко використовують для розв'язання різних оптимізаційних задач, наприклад планування вироб­ництва, транспортної задачі, системи нелінійних рів­нянь та ін. Для цього спочатку створюють економіко - математичну модель задачі, яка містить залежність для цільової комірки, залежності для обмежень і призна­чення цільової функції. Далі за допомогою інструмента Поиск решения знаходять розв'язок задачі.

Наприклад, необхідно розв'язати задачу лінійного програмування, зокрема транспортну. Це здійснюють у два етапи.

2. постановка транспортної задачі. Певний вантаж, зосереджений у т постачальників кількістю (і = 1,..., т) одиниць, потрібно доставити п споживачам кількістю bj (у = 1, ..., п) одиниць. Відома вартість (Су) перевезення одиниці вантажу від і-то постачальника до у-го спожи­вача. Слід скласти план перевезень, який дає змогу вивезти всі вантажі, повністю задовольнити вимоги споживачів і має мінімальну вартість;

3. Побудова економіко-математичної моделі. Кіль­кість одиниць вантажу, яка запланована для перевезен­ня від і-го постачальника до у-го споживача, позначають Хц. Якщо Су — вартість перевезення одиниці вантажу, то вартість усього перевезення становитиме СуЛГу. Тоді цільову функцію можна виразити подвійною сумою:

При цьому існують такі обмеження:

— весь вантаж має бути перевезеним, тобто

2. усі вимоги споживача слід задовольнити, тобто

2. кількість вантажу повинна бути більше 0, тобто

У поставленій задачі припускається, що сумарні запаси і вимоги збігаються, тобто виконується умова:

і створена модель є моделлю закритого типу. Матрицю значень X = (Хц)_т>п, яка відповідає поставленим умо­вам, називають планом перевезень транспортної задачі, а план X*, при якому цільова функція перетворюється на мінімум, — оптимальним.

Для розв'язання задачі в Excel спочатку створюють дві матриці (рис. 5.91): одну — з початковими даними вартості перевезення одиниці вантажу (В2:Е5), другу — для створення оптимального плану перевезень (В9:Е12); комірки F2:F5 та В5:Е5 вміщують, відповідно, потужно­сті постачальників і вимоги споживачів. У комірку Н2 вносять функцію для розрахунку сумарної вартості пере­везень: =СУММПРОИЗВ(В2:Е5;В9:Е12) (І).

Комірки F9:F12 та В13:Е13 містять, відповідно, суми за рядками та стовпцями (у них після виконання операції пошуку рішень будуть міститися значення потужностей постачальників та споживачів).

Рис 5.91. Внесення даних у робочий листок для розв’язання транспортної задачі за допомогою інструмента Поиск решения

Після внесення попередніх даних активізують команду Поиск решения на вкладці Данньїе у групі Анализ. У вікні (рис. 5.92), що з'являється на екрані дисплея, виконують такі дії:

а) у поле Установить целевую ячейку вводять адресу комірки Н2;

б) активізують перемикач минимальному значенню;

в) в полі Изменяя ячейки вводять діапазон В9:А12, в якому буде створено оптимальний план перевезень;

г) у області Ограничения: за допомогою кнопки Добавить вводять обмеження F2:F5 = F9:F12 (весь ван­таж має бути перевезеним) та В6:Е6 = В13:Е13 (всі вимоги споживачів необхідно врахувати);

ґ) натискають на кнопку Параметри й активізують перемикачі Линейная модель, Неотрицательньїе значення;

д) натискають на кнопки ОК, Вьіполнить.

Рис 5.92. Внесення значенеь у вікні Поиск решения

З'являється вікно Результати поиска решения, в якому для отримання звіту (рис. 5.93) активізують пункт Результати з переліку Тип отчета і натискають на кнопку ОК.

На екрані дисплея з'являються модель оптималь­них перевезень від постачальників до споживачів і розрахована мінімальна вартість перевезень 565 (рис. 5.94).

Отже, транспортну задачу розв'язано, побудовано оптимальний план перевезень, знайдено мінімальну вартість — 565, при цьому виконані обмеження щодо відповідності вивезення всього вантажу і задоволення вимог всіх споживачів

Розв'язання задачі оптимального розподілу ресурсів

Інструмент Поиск решения використовують також для розв'язання задач оптимального розподілу ресур­сів, наприклад для знаходження мінімального значен­ня витрат виробництва або максимального значення прибутку, кількості виробів та багатьох інших показ­ників за певних умов і обмежень. Модель оптимального розподілу ресурсів можна представити так:

за умов:

де Cj — прибуток від реалізації і-го виробу, д:, — кіль­кість і-х виробів, д — кількість виробів, т — кількість ресурсів, а_и — кількість j-го ресурсу, яка необхідна для виготовлення одиниці і-го виробу, bj — наявна кількість j-го ресурсу, який використовують для виготовлення всіх виробів.

Наприклад, потрібно знайти оптимальну кількість ресурсів, необхідну для виробництва двох виробів. Відо­мо, що ціна одиниці першого виду виробів — 1000, дру­гого — 1300. Під час їх виготовлення використовують два види ресурсів, кількість яких становить відповідно 15 і 35 одиниць. Витрати ресурсів на перший вид виро­бів 2,3 та 2,6 одиниць, на другий — 3,5 і 3. Для побудо­ви економіко-математичної моделі кількість виробів першого виду позначають хі, другого — х2. Тоді цільо­ва функція, яка показує прибуток виробництва і яку потрібно максимізувати, буде така:

Z = 1000*x1 + 1300*x2.

При цьому існують такі обмеження:

2,3*x1+3,5*x2<=15

2,6*x1+3*x2<=35

x1,x2>=0.

Для розв'язання поставленої задачі у діапазоні С2:СЗ вносять формулу для розрахунку кількості ви­трат ресурсів на кожний виріб, а в комірку В6 (цільову) — формулу для розрахунку вартості виробів (рис. 5.95).

Далі активізують команду Поиск решения на вклад­ці Данньїе у групі Анализ. Після цього на екрані дис­плея з'являється вікно (рис. 5.96).

У вікні виконують такі дії:

2. у поле Установить целевую ячейку вводять адре­су комірки В6;

3. активізують перемикач максимальному значенню;

Рис 5.95. Внесення початкових даних

Рис 5.96. Визначення параметрів для пошуку рішення.

2. у полі Изменяя ячейки вводять діапазон В2:ВЗ, в якому складатиметься план випуску продукції;

3. в області Ограничения за допомогою кнопки Доба­вить вводять обмеження В2:ВЗ = целое (рис. 5.97), В2:ВЗ >= 0 (кількість ресурсів не може мати від'ємні або дробові значення), С2 <= 15, СЗ <= 35 (наявні ресурси);

Рис 5.97. Створення обмеження

— натискають на кнопку Параметрьі й активізують перемикачі Линейная модель, Неотрицательньїе зна­чення;

— активізують кнопки ОК, Вьіполнить. Отримані внаслідок розрахунку значення показано на рис. 5.98.

Рис 5.98. отримані результати

Отже, завдяки інструменту Поиск решения розра­ховано значення обсягів виробництва для кожного виду продукції і відповідне значення цільової функції, яке визначає максимальний отриманий прибуток.

Лекція 17

Обмін даними між додатками

У середовищі Windows обмін даними між додатками дає змогу значно розширити можливості використання даних, впроваджуючи їх з одного додатка в інший. Існує два методи здійснення цієї операції: додавання частини файла (принцип DDE) і окремого файла (принцип OLE).

Динамічний обмін даними (принцип DDE)

Принцип DDE (Dynamic Data Exchange) дає змогу вставити до одного додатка Windows частину файла іншого додатка з установленням зв'язку між ними. Зміна даних у додатку-джерелі автоматично зумовлює зміну даних додатка з уставленим блоком.

Наприклад, потрібно вставити відфільтровану (віді­браний за умовою запис) стосовно банку «Аваль» частину таблиці Excel у Word. Для цього виконують відповідні дії в Excel (за допомогою команди Фильтр на вкладці Дан­ньїе у групі Сортировка и фильтр), виділяють потрібну частину таблиці Excel і копіюють її в буфер обміну (команда Копировать). Далі вводять курсор у визначене місце документа Word й на вкладці Главная у групі Буфер обмена із списку Вставить активізують команду Специальная вставка. У вікні, що з'являється на екрані дисплея, активізують параметр Связать (позиція 1 на рис. 5.99), який після внесення змін у таблицю Excel дає змогу виконувати їх автоматично у відповідній вставле­ній частині Word. Серед переліку типів вибирають Лист Microsoft Excel (обьект) і натискають на кнопку ОК.

Рис.5.99.Спеціальна вставка частини одного додатка в інший

Таблицю вставлено (рис. 5.100), тепер будь-яка зміна даних у таблиці Excel відображується в таблиці Word.

Рис5.100. Вставлена частина таблиці MS Excel

Щоб відобразити зміни даних таблиці Excel у табли­ці WORD, клацають правою клавішею миші на таблиці й активізують команду Обновить связь.

Вставляння об'єктів (принцип OLE)

Принцип OLE (Object Linking and Embedding) забез­печує вставляння файлів з інших додатків Windows, при цьому можна встановити зв'язок між даними двох додатків.

Наприклад, потрібно вставити документ Word, що містить список, у таблицю Excel. Для цього активізують потрібну комірку Excel (А13) і вибирають команду Обьект у вкладці Вставка групи Текст (рис. 5.101), розкривають вкладку Из файла (1) й активізують кнопку Обзор.

Рис 5.101. Вставлення об’єкта за принципом OLE

Із переліку файлів вибирають потрібний, натиска­ють на кнопку Вставить. Автоматично відкривається попереднє вікно, в якому активізують параметр Связь с файлом (2) і кнопку ОК, після чого на екрані дисплея з'являється вікно, показане нарис. 5.102.

Рис 5.102. Вставлений Документ MS WORD

Для редагування вставленого об'єкта на ньому слід двічі клацнути клавішею миші або внести зміни у доку­мент Word та закрити його.

Лекція 18

Робота з макросами

Для автоматизації повторюваних дій використову­ються макроси.

Макрос — певна послідовність дій, записана в модулі Visual Basic, які виконуються автоматично.

Макрос може бути активізований за допомогою команд меню, створеної користувачем комбінації клавіш, графічних об'єктів — кнопки КНОПКА або вбудова­них малюнків чи інших графічних компонентів.

Наприклад, потрібно створити макрос, який; вико­нує форматування значень попередньо виділеного стовпця до певної кількості десяткових знаків (до двох) і розрахувати суму даних цього стовпця.

Для створення макроса слід виконати такі дії:

1. виділити потрібний діапазон даних (наприклад, С2:С8);

2. у групі Код вкладки Разработчик активізувати команду Запись макроса, внаслідок чого на екрані дис­плея з'явиться вікно, показане на рис. 5.103;

Рис 5.103. Створення макроса

3. ввести ім'я макроса в поле Имя макроса (Фор- мат_Сума). Першим символом в імені макроса має бути літера, іншими символами можуть слугувати літери, цифри або знаки підкреслення без пробілів (замість них використовують знаки підкреслення). У цьому самому вікні можна створити комбінацію клавіш для виконан­ня макроса (наприклад, Crtl + К). Із цією метою в полі Сочетание клавиш вводять літеру (але не цифру!). У полі Описание також вписують коментар до дій, які виконує макрос;

4. активізувати кнопку ОК, унаслідок чого у групі Код вкладки Разработчик з'являються команди Остановить запись та Относительньїе ссьілки (рис. 5.104). Остано­вить запись активізують після запису всіх дій у макрос. Относительньїе ссьілки — коли макрос, який створюєть­ся, потрібно в подальшому застосовувати до будь-якого діапазону комірок. У цьому разі адреса має бути відно­сною, а команда Относительньїе ссьілки — активною;

Рис5.104. Активізація команди Относительние ссилки

5. задати макрокоманди, що записуються в макрос. Для наведеного прикладу — команда контекстного меню Формат ячеек (вкладка Число, формат числовой, значення параметра Число десятичньїх знаков (пози­ція 2 на рис. 5.105). Після цього потрібно активізувати кнопку ОК. Можна також клацнути клавішею миші на кнопці Увеличить разрядность групи Число вкладки Главная. Установивши курсор під виділеним стовпцем (відповідно до завдання — це комірка), слід активізува­ти команду Сумма групи Редактирование на вкладці Главная та натиснути на клавішу Enter;

Рис 5.105. Вікно для виконання та редагування макроса

6. активізувати команду Остановить запись у групі Код вкладки Разработчик.

Отже, макрос створено. Для його виконання спочат­ку виділяють потрібний діапазон комірок (наприклад, D3:D9) та активізують команду Макросьі у групі Код вкладки Разработчик. Із переліку макросів вибирають потрібний макрос (Формат_Сума) й активізують кнопку Вьіполнить (позиція 1 на рис. 105).

Такий макрос можна застосувати до будь-якого стовпця, дані якого виділяють заздалегідь.

Макрос активізують також за допомогою кнопки або іншого графічного об'єкта. Для цього у групі Злементьі управлення вкладки Разработчик відкривають список кнопки Вставить, активізують кнопку «Л (Кнопка) (позиція 1 на рис. 5.106) та створюють її на робочому листку Excel.

Рис 5.106. Активізація значка Кнопка

На екрані дисплея з'являється вікно з переліком макросів. Вибравши потрібний, активізують кнопку ОК. Відтак макрос можна виконати за допомогою кноп­ки, зображеної на рис. 5.107. Для зручності їй присвою­ють відповідну назву.

Рис 5.107. Кнопка для виконання макроса

Для виконання макроса за допомогою інших графіч­них об'єктів необхідно вставити такий об'єкт у таблицю Excel, клацнути на ньому правою клавішею миші, акти­візувати команду Назначить макрос, вибрати потріб­ний макрос із переліку і натиснути на кнопку ОК.

Параметри створеного макросу можна змінити. Для цього активізують команду Макроси у групі Код вкладки Разработчик, унаслідок чого на екрані дисплея з'являється вікно (рис. 5.105), в якому з переліку макро­сів вибирають потрібний (наприклад, Формат_Сума), після чого активізують кнопку Параметри (2 ), вносять потрібні зміни (зокрема, комбінацію клавіш та опис дії) й натискають кнопку ОК.

Щоб виконати створений макрос, можна також ско­ристатися комбінацією клавіш, занесеною у відповід­ний параметр вікна. Стосовно наведеного прикладу спо­чатку виділяють дані стовпця, після чого натискають на клавіші Ctrl + К.

Рис 5.108. Вибір опції для обробки помилки.

Помилки в комірках таблиці

При розрахунках в електронних таблицях інколи виникають помилки. Після активізації комірки, яка містить помилку, у її правому верхньому кутку з'яв­ляється кнопка-список, що містить команди для опра­цювання знайденої помилки (рис. 5.108).

Помилки, що трапляються найчастіше, наведено в табл. 5.1.

Повідомлення про помилки в комірці електронної таблиці MS Excel

Повідомлення	Коментар
####	Ширина стовпця недостатня для виведення значення
#ДЕЛ/0	Спроба ділення на нуль
#ЗНАЧ!	Недопустимий тип даних
#ИМЯ?	Введене ім'я функції (адреси) комірки неправильне
#н/д	Неіснуючий тип даних, який використовують у формулі
#ССЬІЛКА!	Неприпустиме посилання на комірку
# ЧИСЛО!	Спроба вміщення числа в нечисловий формат

Лекція 19

Друкування файла

При використанні параметрів друку, встановлених за замовчуванням, активізують кнопку . (Быстраяпечать) на панелі швидкого доступу — так відбувається друк однієї копії всіх сторінок документа. Якщо є необхідність змінити стандартні параметри друку, натискають на значок (Кнопка«Office»), команду Печать , обирають команду Печать (рис 5.8).

Рис. 5.8. Команди для встановлення параметрів друкування файла

Далі на екрані дисплея з'являється вікно Печать (рис. 5.9).

Рис. 5.9. Встановлення параметрів друкування файла

У вікні можна встановити такі параметри:

2. У ГРУПІ Печатать (1) визначають, що друкують: усі сторінки (за замовчуванням) чи частину (їх необхід­но зазначити);

3. У групі Вывести на печать (2) указують, що саме друкують: виділену частину таблиці, весь робочий листок (за замовчуванням) чи всі робочі листки;

4. кнопка Просмотр (3) дає змогу активізувати режим попереднього перегляду таблиці або попередньо визначених діапазонів сторінок;

5. У групі Копии (4) вказують кількість копій табли­ці, що друкують (за замовчуванням — 1), активізація параметра Разобрать по копиям уможливлює друку­вання всіх сторінок однієї копії, потім іншої і т. д.

Попередній перегляд

Для перегляду наявної інформації файла активізують значок (Кнопка «Office»), команди та або кнопку (Предварительный просмотр) на панелі швидкого доступу. Після цього на екрані дисплея відкривається вікно (рис. 5.10).

Рис. 5.10. Попередній перегляд інформації файла

Вікно дає змогу переглянути сторінки в такому вигляді, в якому вони будуть надруковані, а також,натиснувши на кнопку в групі Печать, встановити такі параметри у відповідних вкладках:

1. Страница — вибір орієнтації сторінки (книжкова чи альбомна), встановлення початкового номера для нумерації сторінок та ін.;

2. Поля — визначення розмірів полів сторінки (верхнього, нижнього, лівого, правого) та розміщення колонтитулів на ній;

3. Колонтитулы — створення і редагування колон­титулів (детальніше про колонтитули див. тему «Тек­стовий процесор Microsoft Word 2007»);

4. Лист — встановлення визначеного діапазону комірок для друку, послідовності виведення сторінок, додавання у таблицю значень сітки та ін.

Робота з робочими листами

Кожна робоча книга за замовчуванням має три робо­чі листки. Для додавання нового робочого листка після існуючих потрібно клацнути клавішею миші на вкладці Вставить лист (рис. 5.11).

Рис. 5.11. Додавання нового робочого листка

Для додавання нового робочого листка перед існую­чим цей лист активізують, на вкладці Главная в групі Ячейки із переліку Вставить обирають команду Вста­вить лист (рис. 5.12).

Рис. 5.12. Додавання нового робочого листка за допомогою команд

Для вилучення робочого листка його активізують, на вкладці Главная в групі Ячейки із переліку Удалить обирають команду Удалить лист.

Додавання, а також вилучення, перейменуван­ня, переміщення ярликів можна виконати, вибравшипотрібну команду із контекстного меню ярлика (рис. 5.13). Для візуального виділення ярлика йому надають певного кольору (команда Цвет ярлычка).

Рис. 5.13. Контекстне меню ярлика робочого листка

Створення, відкривання, збереження, друкування файлів можна також виконувати за допомогою комбі­націй клавіш:

Ctrl+ N — створення нового файла;

Ctrl+ 0 — відкриття наявного файла;

Ctrl+ S— збереження файла;

Ctrl+ Р — друкування файла;

Ctrl+ F2— попередній перегляд файла.

Лекція 20

Microsoft Office Access 2007

При проектуванні бази даних, перш за все, вирішуються дві задачі: організація логічної структури всієї бази даних, яка (структура) визначає типи зв'язків між даними, і організація структури самих даних. Логічна структура бази даних також називається її логічним уявленням і може мати вид таблиці, дерева або мережі. Окрім логічного, існує також фізичне представлення бази даних. Фізичне представлення бази даних - це спосіб її розміщення в пам'яті комп'юг°; ч* правило, на жорсткому магнітному диску. Для розробника бази даних і її користувача не має значення, в якому місці диска зберігається той або інший запис, як саме розташовані дані в комп'ютері. Наприклад, таблиця може зберігатися цілком (кожен її рядок є записом файлу) або по стовпцях (кожен стовпець, відповідний однотипному полю запису, - у вигляді окремого файлу). Головне при цьому - забезпечити ті зв'язки, які відображені в логічній структурі бази даних.

Програми, що забезпечують зв'язок між фізичними даними і їх логічним описом, а також обробку даних, називаються системою управління базами данш (СУБД).

Існують декілька вимог до баз даних, основними з яких є несуперечність даних і їх цілісність. База даних може використовуватися різними категоріями користувачів, проте доступ до операцій виправлення даних, занесення нових даних та їх видалення повинна мати одна людина або обмежена група. Для захисту даних використовується так званий «замок секретності», який може зберігатися в довільному записі або вводитися як пароль на початку роботи з базою даних.

Сучасні СУБД дозволяють швидко описати структуру даних - запис і її поля, створити таблицю (двовимірний файл) і організувати пошук і сортування даних. Проте, для опису складної структури доводиться застосовувати спеціальні засоби, наприклад, представляти мережеву модель у вигляді таблиць прямого і зворотного перегляду.

Одна з поширених СУБД для персональних комп'ютерів називається

Access.

Програма Microsoft Office Access 2007 - це потужний засіб для роботи з базами даних, реалізованими у вигляді сукупності таблиць, кожна з яких містить записи у вигляді рядків і поля у вигляді стовпців, з можливістю організації зв'язків між таблицями через однойменні поля. По суті, в Microsoft Office Access 2007 реалізована можливість роботи з реляційними базами даних. Кожна пара таблиць реляційної бази даних може бути зв'язана за допомогою одного з наступних видів стосунків: відношення «один-до- одного» (кожному запису в першій таблиці зіставляється рівно один запис в другій таблиці і, навпаки, кожному запису в другій таблиці зіставляється рівно один запис в першій таблиці); відношення «один-до-багатьох» (кожному запису в першій таблиці зіставляється декілька записів в другій таблиці і кожному запису в другій таблиці зіставляється рівно один запис в першій таблиці); відношення «багато-до-багатьох» (кожному запису в першій таблиці зіставляється декілька записів в другій таблиці і кожному запису в другій таблиці зіставляється декілька записів в першій таблиці).

Основними об'єктами будь-якої бази даних Microsoft Office Access 2007 є таблиці, запити, форми, звіти, сторінки доступу до даних, макроси і модулі. Коротко охарактеризуємо основні об'єкти бази даних.

• Таблиця - структура, в якій зберігається основна інформація бази даних. Вона складається із записів (рядків) і полів (стовпців). Часто база даних реалізується у вигляді сукупності зв'язаних таблиць.

• Запит - таблиця, сформована на основі однієї або декількох таблиць бази даних, яка містить інформацію, що задовольняє деякому критерію.

• Форма - це діалогове вікно, за допомогою якого реалізований своєрідний «діалог» між таблицями бази даних і користувачем.

• Звіт - електронний варіант документа, сформованого на основі бази даних і підготовленого для виводу на друк.

У Microsoft Office Access 2007 за допомогою сторінок доступу до даних реалізована можливість роботи з базою даних через локальну мережу або Інтернет, надана можливість створення призначених для користувача макросів і модулів з використанням вбудованої мови програмування VBA.

При запуску Microsoft Office Access 2007 на екрані з'являється стартове вікно Початок роботи з Microsoft Office Access, представлене на рисунку №.6.5.1. За допомогою цього зручного вікна користувач може вибрати варіант створення бази даних - створення нової бази даних, створення бази даних з використанням шаблону або відкриття існуючої бази даних.

Після вибору варіанту створення бази даних і збереження бази даних на екрані з'явиться звичний стрічковий інтерфейс з розміщенням в лівому верхньому кутку кнопки Microsoft Office, а поруч - панелі швидкого доступу. Розглянемо основні вкладки стрічки програми Microsoft Office Access 2007 і коротко охарактеризуємо їх функціональне призначення.

Вкладка Основне призначена для оформлення бази даних (вибір шрифту, зображення, розміру і тому подібне), роботи з буфером обміну, пошуку, заміни і сортування записів бази даних.

Вкладка Створити призначена для створення таблиць, шаблонів таблиць, списків SharePoint, форм, звітів, запитів, макросів, а також використання при їх створенні конструкторів таблиць, форм, звітів, запитів.

Вкладка Зовнішні дані призначена для експорту та імпорту даних з інших застосувань, а також для збору даних і роботи із списками БІіагеРоіпІ.

Рис. 6.5.1. Запуск стартового вікна Microsoft Office Access 2007

Вкладка Знаряддя бази даних призначена для відображення схеми даних, аналізу і захисту даних і тому подібне.

В нижній частині робочої області розміщений статусний рядок з кнопками Режим форми Режим розмічування і Конструктор її правій частині.

Основні поняття MS Access 2007

Упорядкованим набором даних, який складається з таких компонентів, як таблиці, запити, звіти, форми, макроси та модулі є база даних (БД) MS Access. Для управління цими компонентами існує відповідна про­грама — система управління базами даних (СУБД) MS Access. Вона належить до систем реляційного типу, оскільки побудована на основі реляційної моделі зв'яз­ку між даними, поданими у формі таблиць.

СУБД MS Access характеризують простота експлуа­тації та фіксована структура даних, що дає змогу вико­нувати такі функції:

2. створювати таблиці даних;

3. додавати (вилучати) дані;

4. змінювати структуру БД без втрати інформації;

5. моделювати логічні структури даних;

6. упорядковувати (сортувати й індексувати) дані за певними критеріями (ключами), вести розрахунки із застосуванням функцій та ін.

Завантажується СУБД Microsoft Access за допомо­гою команд кнопки Пуск, Все программы, Microsoft Office, Microsoft Office Access 2007.

Після завантаження на екрані дисплея з'являється вікно (рис. 6.1), де в лівій частині Категории шаблонов вибирають — Обратите внимание (1), у другому стовпці активізують команду Новая база данных (2), а в право­му стовпці в полі Имя файла (3) установлюють місце розташування бази даних та її ім'я і натискають на кнопку Создать. У цьому самому вікні із категорії Локальные шаблоны можна активізувати наявний шаблон БД, який використовують при створенні нової бази даних.

Рис. 6.1. Створення нової бази даних

Д ля відкривання БД активізують значок Кнопка«Office» і команду Открыть.

У вікні Открытие файла базы данных, що з'являється на екрані дисплея, від­кривають потрібну папку, обирають файл БД і натиска­ють на кнопку Открыть.

Робота з компонентами БД відбувається за допомогою команд вкладок, вміщених на стрічці, зображеній на рис. 6.2. Зокрема, активізуючи команди вкладки Создание, створюють таблиці, форми, звіти, запити, макроси.

Рис. 6.2. Стрічка із командами для роботи з об'єктами БД

Перед створенням БД її потрібно детально спроектува­ти, тобто визначити кількість таблиць і їх взаємозв'язок, а також кількість полів і типи даних, які містять ці поля.

Наприклад, необхідно створити БД, що містить таку інформацію про надання кредиту:

а) найменування кредиту;

б) прізвище отримувача;

в) сума кредиту;

г) термін кредиту;

ґ) ставка за кредитним договором;

д) дата отримання кредиту;

е) кредитна історія (інформація про інші кредити, платоспроможність клієнта тощо).

Після аналізу поданої інформації її розглядають як сукупність складових, які відображені у трьох таблицях.

Таблиця 6.1

Вид кредиту

Код кредиту	Найменування кредиту
101	Придбання житла
102	Придбання автомобіля
103	Придбання побутових товарів

Таблиця 6.2

		Інформація
Код клієнта	Прізвище		Дата отримання кредиту	Кредитна історія
12784	Лопаченко В. С.		1.04.2004	—
17845	Гриненко Р. А.		1.03.2003	—
31245	Олійник К. П.		15.10.2003	—
35237	Вінник П. О.		20.12.2001	—
41232	Сидоренко А. Г.		5.08.2004	—
54312	Коваленко К. С.		3.09.2003	—
76123	Сєдих О. О.		1.01.2004	—

Таблиця 6.3

Даны для розрахунку

Код кредиту	Код клієнта	Сума кредиту, грн.	Термін кредиту, міс.	Ставка за кредитним договором (%)
101	12784	12000	120	18,5
102	17845	150000	60	18,5
103	31245	2000	60	25
101	35237	30000	120	18
102	41232	50000	120	19
103	54312	4500	60	26
103	76123	3000	60	28