6.3.6. Окончательный выбор поставщиков

В результате проведенного на предыдущем этапе изучения и анализа поступивших предложений члены закупочного комитета составляют рейтинг поставщиков по исследуемым критериям и определяют лучших из них. Оценка осуществляется на основании общего оценочного показателя, который определяется по формуле:

ОП = Σⁿ_i=1 K_bi * П_oi ,

Где ОП – общий оценочный показатель (коэффициент или %);

K_bi – коэффициент весомости i-го оценочного критерия;

П_oi – показатель i-го оценочного критерия;

п – количество оценочных показателей.

При работе с потенциальными поставщиками в условиях рынка следует придерживаться определенных принципов:

• Стремиться устанавливать с поставщиками длительные связи в форме долгосрочных рамочных соглашений с возможностью их изменений. Работа с постоянным поставщиком позволяет не только получать продукцию с неизменными характеристиками, но и дает возможность потребителю настроить производство на определенный вид и качество сырья. Благодаря этому, достигается стабильность технологических и производственных процессов, что способствует снижению производственных издержек.

• Иметь два-три поставщика однотипной продукции, неравномерно распределяя между ними заказы и отдавая предпочтение тому, кто готов поставлять товары лучшего качества и на более выгодных условиях. Присутствие конкурентов на рынке создает элемент состязательности: поставщики борются за право более эффективно удовлетворять потребности покупателя, сделать его своим приверженцем.

• Всячески противодействовать картельным соглашениям поставщиков, исключая их из своих претендентов на возможное сотрудничество. Такие соглашения наряду с увеличением издержек поставок ведут к снижению качества сырья и материалов и, в конечном счете, к большим финансовым потерям.

Предпочтение на поставку сырья, материалов и оборудования отдается тому претенденту, который имеет наибольший оценочный показатель. Однако в сложных ситуациях, при новой закупке с большой степенью риска покупатель использует более формализованные процедуры выбора, например, ранжирование или метод парных сравнений.

Процесс оценки и выбора вариантов осложняется иногда и тем, что отдельные члены закупочного центра имеют зачастую разные подходы и не одинаковые оценочные критерии закупок. Так, главному технологу и начальнику цеха основного производства необходимо качественное сырье. Финансовая служба заинтересована в снижении цены предложения, а работники отдела снабжения предпочитают использовать старых, проверенных поставщиков, с которыми не придется вести длительные переговоры и налаживать оперативно-заготовительную работу.

6.3.7. Согласование параметров поставки и заключение договора

После определения конкретного поставщика или нескольких поставщиков работники отдела материально-технического снабжения или юридическая группа, как члены закупочного центра готовят заказ на закупку товаров в виде оферты (предложения заключить договор). В соответствии с Гражданским кодексом Республики Беларусь офертой признается адресованное одному или нескольким конкретным лицам предложение, которое достаточно определенно и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение. При этом оферта должна содержать существенные условия договора, к которым относятся: предмет договора, наименование и количество товара, цена или способы ее определения, а также цель приобретения товара. Дополнительно могут быть таковыми технические характеристики товара, предполагаемые сроки поставки, возможности возврата и гарантии. Кроме этого, чтобы предложение о заключении договора можно было считать офертой, оно должно отвечать следующим требованиям:

• Должен быть указан адресат предложения (или несколько адресатов);

• Предложение должно выражать намерение стороны, направившей оферту (оферанта), заключить договор в случае принятия адресатом оферты данного предложения.

Полученная адресатом оферта не может быть отозвана в течение срока, установленного для ее акценты, если иное не оговорено в самой оферте либо не вытекает из существа предложения.

Акцентом признается ответ лица, которому адресована оферта, о ее принятии. Акцент должен быть полным и безоговорочным. При этом Гражданским кодексом установлено, что молчание не является акцентом, если иное не вытекает из законодательства или соглашения сторон.

Особым видом оферты является публичная, которая адресована неопределенному кругу лиц. Она может быть представлена в виде рекламы или иным образом и содержать либо не содержать все существенные условия договора.

На этом этапе важно не только сделать правильный выбор поставщиков, но и определить стратегию закупок. Это может быть выбор глобальных поставщиков (организация закупок на международных рынках) или единичных. Сокращение количества поставщиков обычно осуществляется с целью снижения затрат по закупке и логистике. При этом выбираются обычно крупные, наиболее конкурентоспособные и специализированные поставщики. Однако увеличивается риск перебоев в поставках.

Выход на международный рынок значительно расширить ассортимент закупок, гарантированность снабжения повышается, растет конкуренция поставщиков и, как следствие, увеличиваются возможности ценовой экономии.

Разновидностью стратегии, ориентированной на сокращение количества поставщиком, является комплексная (или модульная закупка), сущность которой была рассмотрена ранее. Однако при этом конкурентоспособность покупателя становится напрямую зависимой от поставщика, что существенно увеличивает его риск относительно стратегических перспектив развития.

В случае покупки материалов, необходимых для технического обслуживания и ремонта оборудования, покупатели стремятся заключить долгосрочное соглашение (договор) и оговариваемой возможностью его ежегодно уточнять (например, по цене, объемам, условиям поставки) и пролонгировать. Это освобождает стороны от трудоемкого процесса ведения переговоров ежегодно и позволяет покупателю делать чаще, но небольшие заказы, сокращая объемы хранения запасов. Поставщик и покупатель в данном случае тесно связаны между собой долгосрочными обязательствами, которые трудно нарушить конкурентам.

Любой договор считается заключенным, если между сторонними в требуемой в определенных случаях форме (письменной или устной) достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора, и признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта.

В практике хозяйственной деятельности применяется несколько договоров: купли, продажи, поставки, аренды, подряда, оказания услуг и т. д. Наибольшее распространение в коммерческой деятельности получил договор поставки, в соответствии с которым поставщик – продавец обязуется передать в обусловленные сроки товар покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным потреблением, а покупатель обязуется принять и оплатить его.