Лабораторно-практическое занятие №10. Составление консолидированных отчетов

Цель работы

К концу занятия Вы сможете:

• Создавать таблицу средствами MS-Excel

• Создавать расчетные формулы

• Составлять консолидированные отчеты

• Форматировать таблицу

Общие сведения

При консолидации данных объединяются значения из нескольких диапазонов данных. Например, если имеется лист расходов для каждого регионального представительства, консолидацию можно использовать для преобразования этих данных в лист корпоративных расходов.

Консолидировать данные в Microsoft Excel можно несколькими способами. Наиболее удобный метод заключается в создании формул, содержащих ссылки на ячейки в каждом диапазоне объединенных данных. Формулы, содержащие ссылки на несколько листов, называются трехмерными формулами.

Задания

1. Составить консолидированный отчет по закупкам принтеров.

• Откройте файл Итоговый отчет с предыдущей лабораторной работой и скопируйте таблицу с первого листа Исходные данные на первый лист новой книги.

• Переименуйте лист 1 в Принтеры.

• Выделите строки, содержащие данные о покупке сканеров, поместите в буфер обмена (ПравкаВырезать), перейдите на Лист 2 и разместите на нем информацию о сканерах (ПравкаВставить).

• На Лист 2 скопировать заголовок таблицы с листа Принтеры. Переименуйте лист 2 на Сканеры

• Лист 3 переименуем на Отчет.

• Создаем шапку новой таблицы, как показано на рисунке.

• Выделите ячейку В7 (Товар) и в меню Данные выберете команду Консолидация. В поле Функция должна находится функция Сумма.

• Щелкните в поле Ссылка. Затем выделите таблицу на листе принтеры в месте с заголовком. После нажмите на кнопку Добавить в окне Консолидация и содержимое поля Ссылка перенесется в окно Список диапазонов. Аналогично ввести диапазон таблицы с листа Сканеры. Затем нажмите на Добавить. Обе таблицы консолидации занесены в Список диапазонов. Поставьте соответствующие флажки, смотри рисунок, и нажмите на ОК.

В результате получиться следующая таблица

Ненужные столбцы можно скрыть. В результате получиться следующая таблица:

• Сравните результаты полученные с помощью Промежуточных итогов с результатом консолидации данных. Сохраните файл под именем Консолидация.

1. Составить консолидированный отчет по закупкам сканеров.

• В файле консолидация добавить лист 4, который переименовать на Модемы и создайте на этом листе следующую таблицу. Обратите внимание, что в ячейках G3:G8 Вводится формула: цена*кол-во

• Отсортируйте данные таблицы по типу модемов

• Переименуйте лист 5 на Отчет 1 и создайте на этом листе консолидированный отчет о закупке техники (принтеров, сканеров, модемов). Используйте функцию Количество значений и данные листов Принтеры, Сканеры, Модемы. А затем тоже самое с функцией Максимум.

• Скройте лишние столбцы, выполните обрамления таблицы.

• Сохраните файл под именем Консолидированный отчет

Лабораторно-практическое занятие №11. Обработка базы данных: использование Excel для выборки записей из базы данных по заданным критериям

Задание: научиться использовать программу Excel для работы с базами данных, представленными в табличной форме и осуществлять поиск данных в таблицах по задаваемым критериям с использованием Автофильтра и Усиленного фильтра.

Результат: пользователь сможет с помощью программы Excel отбирать в таблицах данные по вводимым критериям отбора

Решение: рассмотрим возможности программы Excel по отбору данных из таблицы на примере решения следующего задания.

Задание 1. Провести выборку записей из базы данных, представленной в файле Kredit.xls. Записи, подлежащие выборке, должны удовлетворять следующим критериям:

1. фамилии клиентов должны начинаться на буквы П, Л, З,

2. размер ссуды должен быть в пределах от 98 до 200 тысяч рублей.

3. число взносов за весь срок не должен превышать 100.

Алгоритм выполнения задания

1) Открыть документ с базой данных, который находится в файле Kredit.xls.

2) Провести выборку записей базы данных по заданным признакам (критериям) с помощью операций автофильтра:

- выделить базу данных путем выделения ячейки, соответствующей имени первого поля (№ п/п), - выбрать операцию фильтрации (пункт меню действий Данные, операция Фильтр/Автофильтр) и - ввести сформированную команду - область табличного поля документа, занимаемая базой данных, - вводится программой при вводе команды) для последовательной выборки записей по каждой категории признаков (критериев):

а) для выборки по фамилиям: - ввести заданные признаки - критерии; - открыть диалоговое окно автофильтра в поле Фамилия (операция Настройка), - набрать критерии в соответствующих строках ввода (= П* ИЛИ = Л*), при этом отметить, что операции автофильтра позволяют использовать только 2 признака выборки для каждого столбца, и выборка по фамилии, начинающейся на букву З, выполняется отдельно; - ввести команду (клавиша ОК);

б) для выборки по размерам ссуды: - провести аналогичные действия, но открыть диалоговое окно автофильтра в поле Размер ссуды... и набрать критерии >= 98 И <= 200;

в) для выборки по числу взносов: - провести аналогичные действия, но открыть диалоговое окно автофильтра в поле Число взносов... и набрать критерии <= 100. Если требуется поместить полученный результат выборки в отдельное место, то после выполнения пунктов а) -в) необходимо провести копирование этого результата в это место. Повторить пункты а) - в) и копирование полученного результата для добавления выборки по фамилии, начинающейся с буквы З; - отменить операцию выборки с помощью автофильтра (Данные, Фильтр/Автофильтр).

3) Провести выборку записей базы данных по заданным критериям с помощью операций усиленного фильтра. Для этого:

- создать таблицу критериев в отдельном от таблицы с исходными данными месте:

Примеры таблицы критериев

1. Таблица критериев без использования имен ячеек таблицы с исходными данными (создается в указанных ниже ячейках)

	C	D	E	F
58	Фамилия	Размер ссуды, тыс. руб	Размер ссуды тыс. руб	Число взносов за весь срок
59	П*	>=98	<=200	<=100
60	Л*	>=98	<=200	<=100
61	З*	>=98	<=200	<=100

Необходимые заголовки могут быть скопированы в эти ячейки.

2. Таблица критериев с использованием имен ячеек таблицы с исходными данными

	H	I	J
58	Фамилия
59	П*	ЛОЖЬ	ИСТИНА
60	Л*	ЛОЖЬ	ИСТИНА
61	З*	ЛОЖЬ	ИСТИНА

В ячейках H59:J61 представлен результат действия формул, помещенных в них:

Ячейки Формула

I59:I61 =И(E7<=200;E7>=98)

J59:J61 =H7<=100

Отметим, что имена полей в строке (C58:F58), за которой непосредственно следуют значения критериев, не содержащие имен ячеек (C59:F61), должны быть строго идентичны таким же полям исходной базы данных (C6, E6, H6), так как только по ним можно определить, в каких столбцах исходной базы данных следует искать значения, удовлетворяющие критериям. Поэтому такие имена рекомендуется вводить посредством копирования.

Отметить, что при использовании формул адресация ячеек должна быть относительной (без знаков $), а имена полей (в строке выше первой строки со значениями критериев) отсутствуют, так как имена столбцов исходной базы данных, где следует искать значения, удовлетворяющие критериям, содержатся в формулах (E7, H7).

Выделить базу данных путем выделения части таблицы, начиная со строки, содержащей имена полей и непосредственно под которой начинаются записи базы данных со значениями полей (B6:K56). - Выбрать операцию фильтрации (пункт меню действий Данные, операция Фильтр/Усиленный фильтр) и установить ее параметры: - интервал списка, - интервал критериев (C58:F61 или H58:J61). Отметим, что этот интервал должен обязательно содержать:

1. не менее двух строк.

2. первую строку - с именами полей, строго идентичными именам полей выделенной базы данных (C58:F58 или H58:J58), если критерии не содержат имен ячеек, и - пустую, если критерии содержат имена ячеек.

Задание 2. В ячейках D59:D61 и E59:E61 (размер ссуды) введите разные диапазоны отбора данных для соответствующих фамилий и просмотрите получившиеся результаты.

Задание 3. С помощью Автофильтра отберите данные по следующим критериям:

а) фамилии начинаются на Г или Ро

б) размер ссуды больше 250 и меньше 100.

Очевидно, что использование Усиленного фильтра при поиске данных дает большие возможности, по сравнению с Автофильтром, при задании критериев отбора данных.