4.2 Информационная система управления в ооо «РосТехБыт»
На предприятии ООО «РосТехБыт» учет всех видов деятельности ведется в программе «1С:Предприятие 8». Система программ «1С:Предприятие 8» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. 1C:«Предприятие 8» является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии. Решение позволяет организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам и обеспечивающую финансово-хозяйственную деятельность предприятия. Прикладное решение создает единое информационное пространство для отображения финансово-хозяйственной деятельности предприятия, охватывая основные бизнес-процессы. В то же время четко разграничивается доступ к хранимым сведениям, а также возможности тех или иных действий в зависимости от статуса работников.
Гибкость платформы позволяет применять «1С:Предприятие 8» в самых разнообразных областях:
автоматизация производственных и торговых предприятий, бюджетных и финансовых организаций, предприятий сферы обслуживания;
поддержка оперативного управления предприятием;
автоматизация организационной и хозяйственной деятельности;
ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов и произвольными измерениями учета, регламентированная отчетность;
широкие возможности для управленческого учета и построения аналитической отчетности, поддержка многовалютного учета;
решение задач планирования, бюджетирования и финансового анализа;
расчет зарплаты и управление персоналом и др.
Концепция планирования. Планирование продаж, производства и закупок в конфигурации выполняется на основе единой концепции. В рамках этой концепции все планы можно разделить на укрупненные и уточненные. Укрупненные планы предназначены для отражения долгосрочных и среднесрочных стратегий. Уточненные планы в основном являются краткосрочными. При этом для укрупненного плана в качестве объектов планирования используются номенклатурные группы, представляющие собой объединения однородных номенклатурных объектов. Для уточненного плана объектом являются непосредственно объекты номенклатуры.
Рисунок 4.9 - Концепция планирования
План продаж предприятия. План продаж предприятия на следующий финансовый год является укрупненным планом. Он формируется в суммовых показателях с детализацией, как правило, по номенклатурным группам. При составлении данного плана можно использовать отчет о продажах за прошедший год, отчеты о продажах за несколько лет, а также прогнозы отдела маркетинга о тенденциях рынка. Данный план является ориентиром для предприятия на следующий год. Для формирования планов продаж, производства и закупок можно воспользоваться Помощником планирования. Для каждого вида плана Помощник планирования позволяет выбрать соответствующую виду плана и задачам планирования Стратегию расчета количества и Стратегию расчета суммы. После утверждения «План продаж на год» можно сформировать поквартальные планы продаж, а также помесячные укрупненные планы продаж. Эти планы также формируются в суммовых показателях с детализацией по номенклатурным группам. С помощью отчета «План-фактный анализ продаж» можно сравнить данные Плана продаж предприятия с фактическими учетными данными системы о продажах. Также можно сравнить между собой два плана продаж.
Рисунок 4.10 – План продаж предприятия
Оперативный план отдела продаж. Оперативный план продаж является уточненным. Он формируется на месяц и детализирован, как правило, до номенклатуры. Источником данных для составления данного плана являются планы менеджеров по продажам. Каждый менеджер по продажам в конце месяца моет составлять план продаж на следующий месяц с детализацией до номенклатуры в суммовых и количественных показателях. При составлении плана продаж менеджеры могут использовать Помощник планирования. Менеджеры по продажам могут формировать планы продаж на месяц исходя из данных о продажах в прошлых периодах, о заказах на следующий месяц, информации от новых предполагаемых клиентов и других данных. Показатели плана менеджера разбиты по дням или по неделям, и определяются правилами предприятия. Сбором и утверждением планов менеджеров по продажам, как правило, занимается руководитель отдела продаж. На основании планов продаж, полученных от менеджеров по продажам, формируется План продаж на месяц. Утвержденный План продаж на месяц направляется в плановый отдел. В плановом отделе План продаж на месяц корректируется с использованием информации, о предполагаемых действиях конкурентов, о тенденциях в изменении спроса и других данных, поступивших от аналитиков отдела Маркетинга. На следующем этапе, если это необходимо, плановый отдел анализирует исполнимость Плана продаж с точки зрения допустимости ключевых ресурсов. В результате анализа плановый отдел может выдать рекомендации по корректировке и по исполнению Плана продаж на месяц. Анализ может показать, например, что линия предприятия не сможет произвести запланированное отделом продаж количество номенклатуры. В этом случае рекомендация планового отдела может содержать предложения о производстве основного количества номенклатуры на своем предприятии, а также о закупке недостающего количества номенклатуры или о производстве его из нашего сырья на другом предприятии. Проанализировать выполнение Оперативного плана отдела продаж на месяц можно с помощью отчета «План-фактный анализ продаж».
Рисунок 4.11 - Оперативный план отдела продаж на месяц
План производства. План производства на месяц для каждого подразделения составляется плановым отделом по номенклатуре и, как правило, по дням. Этот план составляется на основе информации о продукции, которую необходимо произвести для каждого заказа, а также о полуфабрикатах. Для каждой позиции из состава плана моет быть установлен статус, характеризующий порядок и приоритет исполнения. Предусмотрены три статуса выполнения: «Точно к року», «Как можно раньше» и «Равномерно». Для выполнения различных операций с данными планов используется рабочее место «Планирование». План производства предприятия в этом режиме имеет древовидную структуру. Он состоит из планов производства подразделений и в нем представлены данные о планируемом выпуске, как готовой продукции, так и полуфабрикатов. Часто при выпуске одним подразделением готовой продукции используются полуфабрикаты или готовая продукция других подразделений. В этом случае мы говорим о зависимости деятельности одного подразделения от деятельности других. Зависимость планов отдельных подразделений друг от друга отражается в программе в виде древовидной структуры Плана производства предприятия. На первом уровне Плана производства предприятия всегда показывается номенклатура и полуфабрикаты, выпуск которых не зависит от деятельности других подразделений. Меду планами различных видов в программе можно устанавливать связи. При этом, План закупок может быть связан с паном закупок, планом производства и планом продаж. План производства может быть связан с планом производства и планом продаж, а план продаж может быть связан только с планом продаж. Связи между планами показывают способ обеспечения выполнения одного плана другими планами. План производства также может быть обеспечен Производственной программой, составленной на его основе. Для формирования Производственной программы можно использовать режим «Упрощенное планирование производства». В этом режиме выполняется автоматическое распределение выпуска продукции в зависимости от доступной мощности рабочих центров. При этом будут учтены связи между планами подразделений и их статусы выполнения. В графическом виде Производственная программа представлена в виде диаграммы Ганта. Под мощностью рабочего центра понимается количество номенклатуры, которое рабочий центр может выпустить в единицу времени. При необходимости вся производственная мощность предприятия моет быть разбита по подразделениям. В Производственной программе представлены данные об объемах готовой продукции, которые необходимо выпустить, а также о полуфабрикатах. В общем случае этап Упрощенного планирования производства является промежуточным меду формированием Плана производства предприятия и процедурой Сметного планирования. Для анализа выполнения плана производства можно использовать План-фактный анализ.
Рисунок 4.12 - Схематический план производства на месяц
План закупок. Для формирования Плана закупок можно воспользоваться Помощником планирования. В простых случаях при работе с Планом закупок можно сформировать Заказы поставщикам.
В системе предусмотрено объемно-календарное планирование закупок, позволяющее получить информацию о потребности в материалах и товарах для нужд производства и отдела продаж, а также предусмотреть способы удовлетворения этой потребности. На основании заказов покупателей, планов производства и планов продаж производственные подразделения, плановый отдел и отдел продаж формируют календарный план потребностей в номенклатуре. В процессе формирования календарный план анализируется и корректируется с учетом складских остатков и резервов. Менеджеры отдела материально-технического снабжения на основании полученного плана могут корректировать существующие заказы поставщикам, подбирать новых поставщиков и формировать для них заказы.
Рисунок 4.13 - План закупок на месяц
Таким образом, обеспечивается удовлетворение потребности в номенклатуре за выбранный период на выбранную дату, отраженной в календарном плане закупок. С помощью отчета «План-фактный анализ закупок» моно сравнить данные плана закупок с данными фактических закупок. Моно также сравнить данные, например, двух планов закупок.