Введение

Актуальность выбранной темы заключается в том, что учет граждан, учет выданных паспортов, прописки - одна из важных областей для паспортных столов. При наличии большого количества операций по предоставлению справок и постоянно изменяющейся информации о гражданах необходимо точно и быстро находить нужную информацию.

Важнейшим резервом повышения эффективности всего общественного производства является повышение качества принимаемых решений, которое достигается путем совершенствования процесса принятия решений.

Принятие решений – составная часть любой управленческой функции. Необходимость принятия решения пронизывает все, что делает управляющий, формируя цели и добиваясь их достижения. Поэтому понимание природы принятия решений чрезвычайно важно для всякого, кто хочет преуспеть в искусстве управления.

Эффективное принятие решений необходимо для выполнения управленческих функций. Совершенствование процесса принятия обоснованных объективных решений в ситуациях исключительной сложности достигается путем использования научного подхода к данному процессу, моделей и количественных методов принятия решений.

Объектом исследование являлось ООО «Салон Путешествий Аврора»

Целью данной работы – изучить методику учета граждан в паспортном столе, разработать базу данных «Паспортный стол» в 1С: Предприятие, которая позволила бы автоматизировать контроль за выданными паспортами, а также прописанных граждан.

В процессе работы использовались методы:

- изучение закона о паспорте, документы по учету граждан, а также методика разработки конфигурации в 1С: Предприятие;

- изучение литературы по менеджменту, принятию решений.

Глава 1. Техническая часть. Автоматизация делопроизводства на предприятии

1.1. Аналитический обзор по теме

Основные вопросы, подлежащие разработке: выяснить, что входит в учете делопроизводства на предприятии, вести учет официальных документов предприятия.

Делопроизводство подразделяется на три стадии:

• Создание документов (документирование);

• Организация движения и учёта документов (документооборот);

• Хранение документов (архивное дело).

Делопроизводство или документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа.

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, называется делом. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, называется номенклатурой дел.

При автоматизации делопроизводства на предприятии работа ведется с тремя типами документов:

• входящие,

• исходящие,

• внутренние.

К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа).

В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц, в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами.

Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так в ответ на входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем после того, как документ согласован и утвержден ответственным лицом.

Внутренними документами называются организационно-распорядительные и информационно-справочные документы официального характера – приказы по основной деятельности, документы кадрового делопроизводства, служебные записки и т. д.

Присвоение регистрационного номера внутреннему документу выполняется секретарем или другим ответственным лицом после согласования и утверждения.

Методы исследования: Основным методом исследования является изучение документов, на основании которых осуществляется автоматизации делопроизводства на предприятии.