Раздел 1. Документирование управленческой деятельности Тема 1.5. Документация по трудовым отношениям План:

1. Виды и разновидности кадровой документации

2. Правила составления и оформления резюме.

3. Правила составления и оформления автобиографии.

4. Правила составления и оформления характеристики.

5. Заявление: виды, порядок составления и оформления.

6. Правила составления и оформления приказов по личному составу.

7. Правила заполнения личной карточки.

8. Личное дело: разделы, оформление, комплектование, хранение.

1. Условно весь объем кадровой документации можно разбить на три больших блока:

• Обязательные документы для ведения во всех организациях, независимо от сферы

деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы;

• Документы носящие, рекомендательный характер. Это, как правило, документы,

слу­жащие для оптимизации работы с кадрами. Необходимо иметь в виду, что доку­менты, которые носят рекомендательный характер, при определенных обстоятельст­вах, переходят в раздел «Обязательных для ведения».

Например: положение по оплате труда и премировании сотрудников. То есть, если в организации система оплаты труда основывается только на выплате определенных окладов (пропи­санных в штатном расписании и трудовом договоре), то это положение не обязательно к ведению в данной организации. Но если в компании существует прецеденты выпла­ты премиальных, доплат, компенсации и др., то без ведения положения по оплате тру­да и премировании сотрудников работодатель будет нарушать требования трудового законодательства о запрете дискриминации в сфере оплаты труда. Здесь же можно привести в качестве примера коллективный договор, который обязательным не явля­ется, но если со стороны работников поступит инициатива к его заключению, работо­датель не вправе отказать сотрудникам, и тогда данный документ будет обязательным для заключения в данной организации.

• Зависящие от специфики конкретной компании.

В большей степени это относится к законодательству в сфере охраны труда.

Например, если в организации есть профессии, относящиеся по законодательству к работе во вредных условиях, то для данной компании становится обязательным разработка до­полнительных инструкций, прохождения инструктажа, медосмотров и много другого, что соответственно получает свое отражение в кадровых документах.

Кроме этого документация в кадровой службе может быть условно разделена на следующие подвиды, в зависимости от специфики того или иного документа:

1. Внутренние локальные нормативные акты - определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности которых они касаются (положения, инструкции, постановления и др.);

2. Информационно-расчетные документы - в них содержится информация, на которой бази руются расчеты различного характера внутри организации, и/или служащие для сохране­ния необходимых для работы сведений (графики, таблицы, расчетные листы и т.д.);

3. Документы, подтверждающие трудовую деятельность работников - документы, которые по трудовому и пенсионному законодательству могут служить подтверждением трудовой деятельности;

4. Распорядительные документы - документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений персоналу организации (приказы, распоряжения, поста­новления, указания);

5. Официальная внутренняя переписка - документы, поступающие от сотрудников

компании для донесения до работодателя каких-то сведения или личного мнения и

поступающие от работодателя, но не носящие характер распоряжений;

6. Журналы контроля и учета - журналы (книги) учета и регистрации документов, слу­жащие

для установления на документах определенного регистрационного индекса и придающие

кадровым документам юридическую силу в трудовых спорах.

2.РЕЗЮМЕ - сжатая краткая информация о себе, составленная лично претендентом на

вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с соискателями.

Цель составления резюме:

• для работника - показать профподготовку и свои личные качества, позволяющие занять

вакансию.

• для работодателя - отобрать кандидатов для собеседования.

Резюме представляется в печатном виде, объем не более 1 стр., текст состоит из разделов:

1-ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ (биографические сведения)- личные данные- Ф.И.О., дата рождения, место проживания, семейное положение

2-ЦЕЛЬ ТРУДОУСТРОЙСТВА - какую должность , работу хотел бы получить претендент, можно указать размер заработной платы

3-ОБРАЗОВАНИЕ - начиная в обратной хронологической последовательности с последнего места учебы

4-ОПЫТ РАБОТЫ - даты, наименование предприятия, характер работы, занимаемая должность

5-ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ- все, имеющее отношение к профессии- знание иностранных языков, владение ПК, навыки, дополнительное образование, работа в общественных организациях, использование техники, наличие публикаций и т.п.