II. Совершение нотариальных действий

II‑1. Договоры о возведении жилых домов.

II‑2. Договоры об отчуждении недвижимого имущества и документы, на основании которых они удостоверены.

II‑3. Договоры о залоге имущества и документы, на основании которых они удостоверены.

II‑4. Прочие договоры.

II‑5. Доверенности.

II‑6. Нотариально удостоверенные завещания.

II‑7. Наследственные дела.

II‑8. Свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов¹¹¹.

II‑9. Свидетельства об удостоверении фактов нахождения лиц в живых и в определенном месте, тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографической карточке, о принятии на хранение документов.

II‑10. Документы по удостоверению времени предъявления документов.

II‑11. Документы по передаче заявлений граждан, учреждений, предприятий и организаций другим гражданам, учреждениям, предприятиям и организациям.

II‑12. Документы по совершению депозитных операций.

II‑13. Копии исполнительных надписей с относящимися к ним документами.

II‑14. Акты о морских протестах.

II‑15. Документы, составленные в связи с обеспечением доказательств.

II‑16. Переписка с учреждениями и гражданами по вопросам совершения нотариальных действий.

II‑17. Личные дела юридических лиц.

II‑18. Постановления об отказе в совершении нотариальных действий.

II‑19. Постановления о направлении документов на экспертизу.

II‑20. Реестры для регистрации нотариальных действий.

II‑21. Реестры для регистрации арестов, наложенных на недвижимое имущество судебными и следственными органами.

II‑22. Книга учета наследственных дел.

II‑23. Алфавитная книга учета наследственных дел.

II‑24. Алфавитная книга учета завещаний.

II‑25. Алфавитная книга учета арестов, наложенных на недвижимое имущество.

II‑26. Книга учета заявлений о принятии мер к охране наследственного имущества.

II‑27. Книга учета ценностей при принятии мер к охране наследственного имущества.

§ 5. Хранение документов в нотариальной конторе и подготовка их к последующему хранению в государственном архиве

Нотариальные документы – свидетельства, договоры и другие документы, на основании которых они совершены, а также реестры и книги учета хранятся в нотариальной конторе в условиях, обеспечивающих их сохранность.

Изъятие и выдача каких‑либо документов из дел (нарядов) не разрешается.

В исключительных случаях (по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами) такое изъятие производится с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, протокола выемки или запроса суда.

Справки о совершенных нотариальных действиях и документы выдаются с соблюдением требований ст. 5 Основ законодательства РФ о нотариате.

По окончании года нотариусом производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в делах (при необходимости дела переформировываются), производится оформление дел (нарядов), дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются. Листы дел нумеруются. Нумерация листов производится в правом верхнем углу каждого листа документа простым карандашом. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новый номер ставится рядом.

В конце наряда на отдельном чистом листе делается заверительная надпись по следующей форме: «В деле (наряде) прошито и пронумеровано 5 (пять) листов. Нотариус (подпись), дата».

Обложки дел (нарядов) оформляются согласно приложению 1 (форма N 8). Заголовок на обложку дела (наряда) переносится из номенклатуры дел. На обложке указывается также год его образования в делопроизводстве нотариальной конторы.

Количество листов в деле (наряде) указывается цифрами на основании данных заверительной надписи.

На дела постоянного хранения составляются описи. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой перечень заголовков дел (нарядов) с включением необходимых сведений об их составе и содержании (приложение 1, форма N 9, 10).

Одновременно с подготовкой документов на хранение производится отбор документов, подлежащих уничтожению.

Отбор документов для уничтожения оформляется актом (приложение 1, форма N 11).

При отборе документов для уничтожения следует учитывать сроки хранения документов, руководствуясь при этом Перечнем документов Министерства юстиции СССР, органов учреждений юстиции и судов с указанием срока хранения документов, утвержденным Министерством юстиции СССР 31 января 1980 г. и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 25 апреля 1980 г.

В случае сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, его архив передается совместным решением органа юстиции и нотариальной палаты другому нотариусу. О передаче архива составляется соответствующий акт, утверждаемый органом юстиции и нотариальной палатой.