3. Технологія взаємозв’язку служби прийому розміщення з питань виїзду гостей

Формуванння інформації про вільні й зайняті номери, заброньовані, прибрані і ті, що підлягають прибиранню

Процедура розподілу номерів визначається формуванням інформації про вільні й зайняті номери, заброньовані, прибрані й темпераменті, що підлягають прибиранню. Дані про заселення номерного фонду готелю "Корал" містяться в оперативній схемі розміщення номерного фонду.

Технологічний взаємозв’язок СПР і поверхової служби з питань виїзду споживачів

Основними функціями служби прийому є: - бронювання місць у готелі; - реєстрація і розміщення туристів; - оформлення розрахунків при виїзді гостя, надання різної інформації. Посадові обов'язки працівників служби прийому, а також навички і знання, необхідні для їх виконання, визначаються професійними стандартами. Служба прийому і розміщення повинна забезпечувати максимальне завантаження готелю, запобігаючи простоям. При реєстрації й оформленні виїзду працівники служби здійснюють розрахунок за проживання в готелі і додаткові послуги. При виписці перевіряють рахунок гостя, уточнюють усі його витрати за час проживання і приймають оплату. Велику важливість має контроль за виїздом, щоб не допустити від'їзду гостей, що не сплатили за рахунком.

Виселення з готелю здійснюється до 12 години. Споживач повинен оплатити всі послуги надані готелем та здати ключ.

Звітна документація

Пакет звітних документів: • при готівковому розрахунку - Рахунок за формою 3-М і касовий чек; • при безготівковому розрахунку - Акт здачі-приймання послуг та рахунок-фактуру. У разі зустрічної перевірки податковими органами або запиту бухгалтерії підприємства інформація про вашому проживанні буде підтверджена.

Передача зміни

Як правило, співробітники відділу працюють у чотири зміни: 1. 1 зміна - з 06.30 до 14.30; 2 .2 зміна - з 14.30 до 23.30; 3. 3 зміна - з 16.30 до 01.30; 4. 4 зміна - з 20.30 до 08.30.

Менеджер служби прийому й обслуговування гостей контролює процедуру передачі справ працівниками служби при закінченні зміни, передача чергування наприкінці зміни і приведення робочого місця в порядок.

3. Особливості технології прийому туристів

Технологія обслуговування туристів по ваучеру

Договір на туристичне обслуговування може укладатися шляхом видачі ваучера. Ваучер виписується туристу або групі туристів на весь комплекс обслуговування або на окремі послуги.

Ваучер для туриста або групи туристів заповнюється у трьох екземплярах за єдиним номером.

Перший і другий екземпляр ваучера видається туристу або керівнику групи туристів під розпис перед початком туру. Турист або керівник групи туристів пред'являє їх представнику приймаючого туристичного підприємства в першому пункті обслуговування по маршруту. Після закінчення туристичного обслуговування, що було передбачене ваучером, турист або керівник групи туристів в останньому пункті обслуговування на двох екземплярах ваучера засвідчує особистим підписом фактично отримані послуги та конкретний перелік послуг, які були передбачені контрактом, але не були надані туристичним підприємством, що приймало туристів..

Третій екземпляр ваучера зберігається в бухгалтерії направляючого туристичного підприємства.

Ваучер основний туристичний документ Ваучер - документ, який є підставою і гарантією для отримання туристом оплаченої послуги або комплексу послуг у суб'єкта туристичної діяльності, що надає послуги. У разі замовлення туристом послуг у різних суб'єктів туристичної діяльності турист отримує ваучери в кількості, пропорційній кількості суб'єктів туристичної діяльності. Ваучер оформляється суб'єктом туристичної діяльності, що реалізує туристу послугу або комплекс послуг. При укладенні суб'єктами туристичної діяльності угод (контрактів), якими передбачено застосування ваучерів як форми договору про надання туристичних послуґ, зразки ваучерів є додатками до вищезгаданих угод (контрактів). При наданні туристичних послуг усі суб'єкти туристичної діяльності незалежно від форм власності та відомчої належності при використанні ваучера як форми договору на туристичне обслуговування повинні використовувати бланки ваучера, що виготовляються ДП "Національна туристична організація" або спеціалізованими поліграфічними підприємствами, що мають ліцензію Міністерства фінансів України на виробництво цінних паперів та бланків документів суворого обліку. Якщо ж застосування ваучера договором на туристичне обслуговування не передбачено - у туристичних компаній немає необхідності у його придбанні та видачі туристам. Ваучери знаходять широке застосування в міжнародному туризмі. Міжнародний туристичний ваучер- унікальна система, що поєднує в собі ваучер з офіційним платіжним документом як його невід'ємна частина. Технологія розміщення туристів по ваучеру в готелі

Ваучер є «обмінним» документом, тобто по прибуттю на місце призначення він передається приймаючій стороні і туристу більше не повертається. Ваучер не має суворих правил оформлення і звичайно розробляється приймаючою стороною. У «шапці» вказується назва фірми, вихідні дані, його номер і коли він був підтверджений. Потім заповнюються рядки, що стосуються безпосередньо інформації про сплачені турпослуг, а саме: · Назва готелю; · Дата прибуття; · Дата вибуття; · Тип номера; · Ім'я туриста чи туристів, якщо їх їде дещо по одній путівці; · Номер рейсу прибуття; · Час прибуття. Далі йдуть контактні телефони, розпис і посада відповідальної особи приймаючої фірми, у разі необхідності на бланках ваучера проставляється печатка приймаючої фірми. Також вказуються поштові реквізити фірми, номера її факсу, телефону та електронну адресу

Технологія обслуговування туристів відповідно до класу обслуговування

Згідно Положення «Про види туризму і класи обслуговування» готель у відповідності з придманими турами надає обслуговування за певними класами. Залежго від умов надання основних та додаткових послуг в готелі розрізняють такі класи обслуговування:

1. V.I.P – гості, що приймаються та обслуговуються з особливою увагою

2. Люкс –апартамент

3. Люкс

4. Перший клас

5. Туристичний клас

6. Шкільний клас

7. Кемпінг

В основі виділення класів обслуговування лежить соціально-культурний рівень туристів (стиль життя, рівень освіти, коло знань, рівень прибутку тощо)

Технологія приймання та розміщення іноземних громадян та туристів

Поселення іноземних громадян у готелях України проводиться на загальних підставах при пред'явленні національних паспортів іноземців або документів, що засвідчують їх особу.

При реєстрації іноземного гостя адміністратор перевіряє срок чинності дії візи, проставляє візі назву готелю, дату реєстрації, реєстраційний номер гостя і фіксує його прибуття в журналії реєстрації іноземних громадян.

Щодня готель здає звіт в паспортно-візову службу про кількість зареєстрованих громадян з повідомленнями про сплату готелем мита.

Особливості приймання в готелі великих груп іноземних туристів

В разі надходження попереднього замовлення на обслуговування великої групи туристів, керівник служби прийому заздалегідь визначає номери, в яких будуть мешкати туристи, працівники служби готують картки гостя, проставляють в них номери кімнат і передають їх представнику фірми, який зустрічає групу в аеропорті або на залізничному вокзалі.

Представник фірми по дорозі до готелю розподіляє туристів по номерах,видає їм карти гостя, збирає національні документи і разом із списком групи передає їх черговому адміністратору. Туристи отримують ключі за картками і відразу піднімаються до номерів.

Технологія приймання та розміщення громадян України

Перше що бачать українські гості після входу в готель це рецепція. Гість підходить до стійки служби приймання і розміщення де його вітає адміністратор. Якщо клієнт заздалегідь забронював номер то реєстрація займає декілька хвилин.

При попередньому замовленні дані про клієнта уже відомі із заявки на бронювання. Адміністратор уточнює номер заявки, вибирає необхідний модуль у комп'ютерній системі і здійснює реєстраційну картку. Процес реєстрації гостей без попереднього бронювання займає більше часу, іноді до 5 хвилин. У даному випадку адміністратор враховує характер розміщення, необхідного гостю.

Крім того, з гостем потрібно обговорити такі питання, як вартість номера, терміни розміщення, порядок оплати. Якщо підтвердження на розміщення отримано, гість заповнює реєстраційну картку-анкету (рис 4.), що є договором між Виконавцем і Споживачем. В анкеті гість вказує адресу свого постійного місця проживання, адресу організації, що оплачує проживання Після того як гість заповнив анкету, адміністратор звіряє дані анкети і паспорти гостя, вписує в анкету номер кімнати, у якій буде жити гість, дату і час прибуття і підписує її. Адміністратор заповнює візитну картку (картку гостя) (рис.6)- документ на право входу в готель і одержання ключа від номера. Карта гостя завжди виписується в одному екземплярі і повинна містити наступні дані: прізвище гостя, номер кімнати і термін проживання. Після закінчення оформлення коридорний або посильний проводжають гостя до наданого йому номера, допомагаючи піднести багаж.

Технологія розміщення різних категорії громадян

Готельно-ресторанний комплекс «Корал» забезпечує розміщення для різних категорій громадян з різними вимогами.

На ділянці готелю розміщені індивідуальні стоянки для інвалідів максимально наближені до входу у готель. До дверей номера вільний вхід без всяких перегороджень.в номері знаходиться кнопка з викликом прибиральниці.. І кожний працівник в готелі завжди прийде на допомогу якщо потрібно.

Якщо родина подорожує разом з дітьми то готель також зробить все можливе для їхнього комфортного відпочину. На території готелю знаходиться майданчик для дітей, він безкоштовний. Також там знаходится тенісний корт (за додаткову оплату), де діти зможуть весело провести час зі своїми батьками. А також на території готелю знаходяться такі тварини, як кролики, голуби та різні види курей. Пропонується екскурсійна програма по Мукачеву для дітей та їхніх батьків. Якщо клієнтам потрібна буде допомога з дітьми то працівники готелб з радістю вам допоможуть у вирішенню ваших питань.

Пільгові категорії людей одержують знижку у готелі. Весь персонал може розмовляти на російській мові, а майже половина знають англійську мову то ж при відвідуванні готелю іноземними туристами не виникне проблем у спілкуванні між ними.