4.2. Формы первичной документации

1. Формы первичных учётных документов по учёту кадров:

– Приказ (распоряжение) о приёме работника на работу (Унифицированная форма N Т-1)

– Личная карточка работника (Унифицированная форма N Т-2)

– Штатное расписание (Унифицированная форма N Т-3)

– Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-6)

– График отпусков (Унифицированная форма N Т-7)

– Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Унифицированная форма N Т-8)

– Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (Унифицированная форма N Т-9)

– Командировочное удостоверение (Унифицированная форма N Т-10)

– Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (Унифицированная форма N Т-10а)

2. Формы первичных учётных документов по учёту рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда:

– Табель учёта рабочего времени и расчёта оплаты труда (Унифицированная форма N Т-12)

– Табель учёта рабочего времени (Унифицированная форма N Т-13)

– Расчётно-платёжная ведомость (Унифицированная форма N Т-49)

– Расчётная ведомость (Унифицированная форма N Т-51)

– Платёжная ведомость (Унифицированная форма N Т-53)

– Журнал регистрации платёжных ведомостей (Унифицированная форма N Т-53а)

– Лицевой счёт (Унифицированная форма N Т-54)

3. Формы бухгалтерской отчётности

– Бухгалтерский баланс (форма N 1)

– Отчёт о прибылях и убытках (форма N 2)

– Отчёт о движении денежных средств (форма N 4)

– Приложение к бухгалтерскому балансу (форма N 5)

– Отчёт о целевом использовании полученных средств (форма N 6)

4. Формы налогового учёта и отчётности

– Налоговая декларация по налогу на прибыль организаций

– Единая (упрощённая) налоговая декларация

– Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год

4.3. Организация архива ооо «JobEnergy»

Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. определены сроки временного хранения архивных документов в организациях до их поступления в государственные и муниципальные архивы. В течение всего установленного срока хранения организации должны обеспечить их физическую сохранность. Это достигается наличием оптимальных условий хранения документов и соблюдением режимов хранения.

В ООО «Полуострове свободы» документы хранятся в архиве в составе дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. Для архива отведены запирающиеся шкафы-стеллажи, обеспечивающие полную сохранность документов. Документы хранятся в коробках в горизонтальном или вертикальном положении. Для обеспечения оперативного поиска документов, на дверцах шкафов (с внутренней стороны) помещены копии номенклатуры дел, а на корешках обложек дел указываются номера дел в соответствии с номенклатурой. Шкафы оборудованы приспособлениями для опечатывания.

Эффективность организации текущего хранения документов определена наличием номенклатуры дел ООО «JobEnergy», которая представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. В свою очередь, делом называется совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку.

Номенклатура дел обеспечивает оптимальное распределение документов и формирование дел, а так же эффективный поиск документов в процессе работы с ними.

В ООО «JobEnergy» номенклатура дел составляется документоведом.

В архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению генерального директора ООО «JobEnergy».

Документы принимаются в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимаются по номенклатурам дел.

Доступ к шкафам с документами ООО «JobEnergy» имеется у документоведа, офис-менеджера и генерального директора организации. Документы из архива выдаются сотрудникам под роспись и на время, необходимое для ознакомления с содержанием документа, но не более чем на один рабочий день.