15. Візитка

Візитка — це перш за все невід'ємна частина побутового і особливо ділового спілкування. Вони грають роль своєрідних посвідчень особи, в яких крім імені, прізвища, посади вказується найголовніше — приналежність до якої-небудь фірмі або організації, що в кінцевому рахунку визначає становище в суспільстві. Види візиток

Особиста візитка — як правило особисті візитки містять ім'я і прізвище власника. Телефонні номери, посади, адреси в ній не обов'язкові. Характеризуються досить вільним стилем виконання.Ділова візитка — у діловій візитці обов'язково вказуються ім'я, прізвище, посада, назва і реквізити компанії, використовується фірмовий стиль компанії, логотип і т.п., строгий дизайн візитки.Корпоративна візитка — корпоративні візитки, як правило не містять імен і прізвищ. У них вказується сфера діяльності фірми, перелік послуг, контактні телефони, карта проїзду, адреса веб сторінки, використовується фірмова символіка. Такі візитки несуть рекламний характер, в основному використовуються на виставках. Часто їх роблять двосторонніми, або книжечкою. 5*7 см

16 Існують основні правила користування візитними картками, яких треба дотримуватись для забезпечення взаєморозуміння в діловому спілкуванні: • Направлення візитної картки рівнозначно візиту. • Ввічливіше залишати візитну картку особисто. • Відповіді на візитну картку даються протягом доби також карткою. • Порядок (послідовність) вручення візитної картки такий са¬мий, як і при представленні. • У резиденції чоловіка нежонатий чоловік залишає візитки для чоловіка та його дружини. • У приміщенні жонатого чоловіка жінки своїх карток не зали¬шають. • Після знайомства з жінкою чоловік має протягом тижня напра¬вити свою картку її чоловікові. • Жінки обмінюються картками за тими самими правилами, що й чоловіки. • Після ділового обіду чи вечері запрошені направляють карт¬ки господарям протягом тижня. • Високопоставлена особа (іноземна), яка перебуває в країні про¬їздом, має залишати свої візитні картки протягом доби. Такий самий термін для відповідей. Крім візитних карток до ділової атрибутики, як правило, належать: ділові подарунки, діловий одяг, сумочка (для жінок) або аташе-кате. Варто дотримуватись певної техніки ділового спілкуван¬ня: вміти говорити, слухати, задавати питання, керувати емоціями. Ключовим при цьому є положення про необхідність ознайомлення з культурою країни, в якій передбачається ділова зустріч.

18 Пам'ятка «Як вести телефонну розмову»

1. Звичайно не телефонують у таких випадках:

- рано вранці (до 8 год.) та пізно увечері (після 22 год.);

- щоб запросити на корпоративне свято чи презентацію (для цього надсилають офіційні запрошення);

- щоб подякувати за надану послугу;

- щоб висловити співчуття;

- щоб привітати людину похилого віку з днем народження;

- щоб обговорити важливі питання (слід домовитися про ділову зустріч).

2. У телефонній розмові важливу роль відіграє момент встановлення зв’язку. Якщо людина відповідає на службовий дзвінок, вона повинна представитися, вказати назву фірми. Той, хто телефонує, вітається із співрозмовником, представляється і вказує, з якою метою телефонує.

На анонімний дзвінок можна не відповідати і покласти слухавку.

1. Завжди називайте співрозмовника на ім'я по батькові, намагайтеся не забувати і не плутати імена.

2. Перед діловою розмовою розробіть короткий план. Стисло передавайте суть питання, ситуації, давайте конкретні відповіді. Слідкуйте, щоб ділова розмова не відхилялася від визначеного напрямку.

3. Щоб розмова не перетворилася на монолог, потрібно вчасно зробити паузу і тим самим дати співрозмовникові можливість висловити свою думку. Це створює певний ритм діалогу, запобігає перебиванню.

4. Закінчувати розмову мусить той, хто телефонує. Якщо співрозмовник старший за віком, посадою або жіночої статі, слід дати можливість йому закінчити розмову.

5. Намагайтеся менше використовувати займенник «Я». співрозмовнику приємніше буде відчувати увагу до себе.

6. Якщо людина помилилася номером, не варто відразу кидати слухавку. Не можна виказувати свого поганого настрою, бо тільки 20% розмови сприймається через слова, а 80% - за інтонацією голосу.

7. У телефонній розмові найбільше запам’ятовується початок та кінець діалогу. Слід сказати співрозмовнику, що з ним було приємно спілкуватися і висловлювати бажання зустрітися ще раз.

8. Не використовуйте фраз, що демонструють грубість чи некомпетентність:

«Я не знаю!»

«Мене це не стосується!»

«Дізнайтеся самі!»

Не розголошуйте приватну інформацію про людину, відсутню на робочому місці.

19 Скорочення слів і словосполучень в офіційно-діловому стилі Види скорочень: звукові – утворені від початкових звуків слів у словосполученні;

• буквені – утворені від початкових букв слів у словосполученні;

• складові (частинкові) – утворені за допомогою певних частинок слів чи словосполучень

• комбіновані (змішані) – утворені за допомогою поєднання попередніх способів.

Особливості скорочування в ділових текстах відання переваги загальноприйнятим, стандартним скороченням;

• уникання одно звучності з іншими абревіатурами, на благозвучності, появи бажань асоціацій;

• уникнення скорочень у назвах держав, найвищих державних посад, звань, закладів;

• уникнення скорочень назв посади, звання, організацій в час звертання до особи;

• пояснення новоутвореного скорочення ( за першим разом використання потрібно назвати повну форму);

• уникнення службових слів ( прийменників і сполучників);

• невикористання скорочення одиниць виміру, фізичних одиниць, знаків %, №, якщо вони без цифр і не в таблицях ( за винятком фізичних одиниць у формулах);

• уникнення «авторських» скорочень;

• зниження офіційності тексту через велику кількість скорочень у ньому.