1.4. Організація роботи фінансової служби на підприємстві

Організація ефективної фінансової служби (фінансово-економічної служби, або ФЕС) є однією з головних завдань, що стоять перед фінансовим директором (віце-президентом з фінансів). Структура фінансової служби залежить від фінансової стратегії, від конкретних завдань, що стоять перед компанією. Організація фінансової служби починається з визначення функцій і завдань, притаманних ФЕС. Функції і завдання фінансової служби стандартні і універсальні, але при цьому повинні враховувати специфіку діяльності підприємства та вимоги власників.

Основні функції і завдання фінансової служби:

- ведення бухгалтерського обліку відповідно до українського законодавства;

• подання податкової та статистичної звітності до контролюючих органів;

• формування міжнародної фінансової звітності;

• ведення управлінського обліку фінансово-господарської діяльності;

• управління фінансами;

• планування і бюджетування;

• казначейство, здійснення платежів, залучення фінансування, проведення фінансових операцій;

• внутрішній контроль;

• фінансово-економічний аналіз.

На нашу думку, розширення завдань і функцій фінансового департаменту призводить до розпорошення уваги керівника фінансової служби, навіть якщо фінансовий директор відмінно справляється з додатковим функціональним призначенням.

Для виконання функцій усередині фінансової служби (фінансового департаменту) створюються підрозділи, що відповідають за конкретні завдання. Як правило, фінансовий департамент ділиться на два блоки:

• бухгалтерія;

• фінансовий відділ

Фінансовий відділ, у свою чергу, ділиться на підвідділи:

• казначейство;

• відділ планування і бюджетування;

• відділ управлінського обліку, звітності та фінансового аналізу.

Залежно від галузевої специфіки, масштабів бізнесу, наявності філій, керуючої компанії, структура фінансової служби від підприємства до підприємства може істотно відрізнятися. Компанія, що надає послуги тисячам клієнтів, потребує розрахунковому центрі, основна функція якого - білінг і контроль розрахунків з клієнтами. Фінансова служба виробничого підприємства виділяє відділ нормування та розрахунку собівартості. Будівельна компанія створює кошторисний відділ. Холдинг зі складною юридичною структурою виділяє відділ податкового планування. Фінансово-економічна служба керуючої компанії для цілей оптимізації роботи фінансових служб дочірніх підприємств створює централізоване казначейство, відділ методології та аудиту, відділ консолідації звітності.

Структура фінансової служби - не догма. Одного разу створена під конкретні завдання та галузеву специфіку, структура фінансової служби потребує періодичному перегляду, виходячи з поточного етапу розвитку підприємства і завдань, що стоять перед компанією.

Організація фінансової служби повинна бути вибудувана таким чином, щоб функції суміжних підвідділів усередині фінансової служби не дублювалися. Ефективна організація роботи фінансової служби передбачає регламентацію положень, процедур і правил, що регулюють дії, процедури, права та обов'язки:

• самої фінансової служби (див. додаток 1 «Положення про Фінансовий відділ»);

• співробітників фінансової служби (посадова інструкція Фінансового директора, посадова інструкція Головного бухгалтера, посадова інструкція економіста – додаток 2);

• бізнес-процеси, власником яких виступає Фінансовий директор (Положення про бюджетування, регламент проходження платежів, облікова політика і т.д.)