Д.1.4. Концепція і структура системи галактика

Концепція системи Галактика базується на таких вимогах:

• адаптивність по відношенню до профілю діяльності підприємства за допомогою гнучкої настройки на специфіку господарської, фінансової та виробничої діяльності конкретної організації;

• охоплення всього спектру типових виробничо-економічних функцій;

• чітке розмежування оперативно-управлінських і бухгалтерсько-облікових задач за умови повної їх інтеграції на рівні єдиної бази даних. Модульний принцип побудови системи забезпечує можливість її поетапного впровадження. Підтримка розподілених баз даних дозволяє реалізовувати інформаційну взаємодію багато-офісних корпорацій та територіально віддалених філій. Стосовно ергономіки обов’язковим є дотримання єдиного для всіх задач інтерфейсу користувача, а також надання користувачам простого інструментарію для самостійного розвитку можливостей системи.

Задачі, на розв’язання яких орієнтована система, умовно об’єднані у функціональні контури:

• адміністративного управління;

• оперативного управління;

• роздрібної торгівлі;

• управління автотранспортом;

• бухгалтерського обліку;

• управління виробництвом.

Контур адміністративного управління вирішує задачі:

• календарно-сітьового та фінансового планування, побудови бюджету,

• планування маркетингових та рекламних кампаній, а також аналізу їх ефективності;

• управління персоналом та обліком кадрів;

• аналізу фінансової та господарської діяльності.

Контур управління виробництвом забезпечує автоматизацію функцій планування обсягів випуску продукції підприємством та цехами, розрахунку потреб та нормативних витрат на виробництво, облік фактичних витрат.

Контур оперативного управління містить в собі задачі, безпосередньо пов’язані з реалізацією господарських планів підприємства: управління закупками і продажем (матеріально-технічне постачання і збут), складський облік, управління операціями з консигнаційним товаром, контроль взаєморозрахунків з контрагентами.

Контур бухгалтерського обліку – система ведення бухгалтерського обліку на підприємствах будь-якої форми власності і видів діяльності. Взаємозв’язок модулів комплексу забезпечує відображення в бухгалтерському контурі усіх господарських операцій із закупівлі та реалізації матеріальних цінностей, виробництву готової продукції, тощо, за допомогою механізму типових господарських операцій. Завдяки цьому численні задачі обліку розв’язуються без додаткових витрат шляхом вторинної обробки даних оперативного управління. Таким чином реалізовано принцип первісності управління, облік є лише необхідний додатковий засіб контролю.

Концепція Галактики ґрунтується на понятті операційного документа, який підтверджує або супроводжує рух матеріальних цінностей чи грошей (готівкових та безготівкових). Документи створюються шляхом введення в систему набору початкових даних, які зберігаються в базі даних та опрацьовуються як єдине ціле. Розрізняють два види документів: документи-підстави (договори, рахунки, рахунки-фактури, заявки на обслуговування), які регламентують операції з контрагентами, і документи супроводу (накладні, акти, складські ордери, платіжні доручення, касові ордери тощо), які супроводжують рух товарів / послуг і грошей.

Робота користувачів оперативного контуру полягає в реєстрації вхідних або формуванні вихідних документів-підстав і документів супроводу, які підтверджують виконання господарських операцій. Менеджери із закупок та продажу, наприклад, працюють із звичайними документами: прайс-листами, рахунками, накладними, складськими ордерами. В разі чітко налагодженої технології в рамках системи кожен виконавець одержує достатню інформацію для виконання своїх посадових обов'язків. Галактика дозволяє використовувати єдине рішення на всіх рівнях: робочої групи, структурного підрозділу, підприємства, корпорації в цілому.

В процесі експлуатації системи БД підприємства наповнюється оперативною інформацією про хід виконання конкретних господарських операцій, які відносяться до різних напрямків діяльності. Обробка цієї інформації дозволяє як проаналізувати взаємовідносини з певним (або групою) контрагентом на основі відомостей про рух матеріальних цінностей, послуг, робіт і коштів, так і оцінити ефективність функціонування підприємства на різних напрямках господарської діяльності. Таким чином, використовуючи систему Галактика для управління підприємством, адміністрація має можливість:

• оперативного управління фінансами;

• контролю за ходом виконання договірних зобов’язань;

• контролю взаємних зобов’язань;

• контролю та управління складськими запасами;

• формування і контролю бізнес-плану;

• планування і обліку виконання внутрішнього бюджету.