4. Інформаційне забезпечення автоматизованих систем

Методика проектування складається з 3-х етапів:

На першому етапі «Розробка рішень по інформаційній базі» визначається склад і обсяг нормативно-довідкової інформації, розробляються пропозиції щодо вдосконалення діючого документообігу, визначаються структура бази даних, система збирання і передачі інформації, а також рішення з організації і ведення бази даних, визначається склад і характеристики вихідної і вхідної інформації.

На другому етапі «Вибір номенклатури і прив'язка системи класифікації і кодування інформації» визначається перелік типів інформаційних об’єктів, які підлягають ідентифікації в системі, перелік необхідних класифікаторів, вибираються і розробляються класифікатори інформаційних об’єктів і систем кодування, визначається система внесення змін і доповнень у класифікатори, розробляються принципи і алгоритму автоматизованого ведення класифікаторів.

На третьому етапі «Розробка рішень щодо забезпечення обміну інформацією в системі» розробляється схема інформаційного забезпечення.

Вхідна інформація системи – це інформація, яка надходить до АС у вигляді документів, даних, сигналів і потрібна для виконання функцій АС.

Інформацію реєструють на документах, які поділяються на:

• уніфіковані і не уніфіковані,

• пристосовані для автоматичної обробки і не пристосовані.

Не уніфіковані документи мають ряд недоліків:

• послідовність атрибутів у документі не відповідає макету вхідного документу;

• атрибути розкидані по полю документів;

• відсутній ряд атрибутів, необхідних для ефективної обробки інформації на ПК,

• різноманітність форм документів ускладнює чи виключає їх уніфіковану обробку.

Як наслідок, підвищується їх трудомісткість і тривалість обробки документів при перенесенні інформації на машинні носії.

В результаті застосування уніфікованих документів, які не мають цих недоліків, підвищується ефективність обробки інформації і перенесення її на машинні носії. Однак ці документи також мають певні недоліки:

• дворазове занесення даних у первинний документ і на машинний носій;

• застосування ручної праці на операціях перенесення інформації на машинний носій.

Документи класифікуються за такими ознаками:

• характером відображення операцій – матеріальні (рух матеріальних цінностей), фінансові (касові і банківські операції), розрахункові;

• місцем складання – внутрішні, зовнішні;

• способом охоплення господарських операцій – разові, накопичувальні, зведені;

• характером заповнення – одно- і багаторазові, одно- і багатосторонні;

• типізацією – типові (затверджені НД) і індивідуальні;

• цінністю бланків – суворої звітності та ін.;

• способом виготовлення.

Тому до форм документів висувають певні вимоги, зафіксовані в державні НД або в НД замовника. В ГОСТ 6.13.2-75 встановлено таку форму первинного документу.

Таблиця 9. Структура оформлення документів.

1	2
	3
4
5
6

Зона 1 – назва підприємства, структурного підрозділу чи назва організації;

Зона 2 – індекс форми документу і гриф її затвердження;

Зона 3 – атрибут – гриф затвердження документу і код за державним класифікатором управлінської документації;

Зона 4 – назва документу і дата його складання;

Зона 5 – змістовна частина документу;

Зона 6 – підписи відповідальних осіб, дата підпису документу, печатка.

Вихідна інформація – це інформація, яка видається на об’єкт управління, персоналу чи в інші системи управління у вигляді документів, відображень, даних і сигналів і отримується в результаті виконання функцій системи.

До проектування форм вихідної інформації висувають такі вимоги:

наявність усіх необхідних показників, встановлених відповідно до цільових функцій управління;

максимальна закінченість, виключення будь-якого додаткового опрацювання вручну;

точність підрахунків;

доступність використання;

текстова розшифровка деяких атрибутів;

форми документів і відеокадрів повинні погоджуватися з відповідними технічними характеристиками терміналів;

форми вихідних документів повинні погоджуватися з замовником;

чітка назва вихідного повідомлення.

У процесі проектування вихідних повідомлень необхідно враховувати:

• цілі, для яких вони використовуються;

• періодичність отримування;

• сфери і особливості використання цих документів;

• можливості засобів виведення інформації;

• умови роботи з повідомленнями, контроль вірогідності складання;

• порядок оформлення і передачі користувачеві.