3. Документосистема харчового підприємства

Будь-якому харчовому підприємству притаманні функції планування виробництва та управління запасами. Підприємства знаходяться під контролем підрозділів або окремих посадових осіб, що реалізують саме ці функції. Ці підрозділи (або окремі посадові особи) визначають умови функціонування всіх інших підрозділів підприємства, що беруть участь в процесі управління виробництвом в рамках своїх повноважень. Для нормального протікання виробничого процесу різні підрозділи (або окремі посадові особи) підприємства повинні обмінюватися інформацією. Носіями інформації того чи іншого виду є відповідні документи. При цьому, дана інформація є або просто приймається до відома, або використовується для прийняття рішення з управління конкретними підрозділами або окремими посадовими особами підприємства.

Документосистема харчового підприємства – це механізм, за допомогою якого здійснюється керування підприємством. До числа типових документів, що циркулюють на промисловому підприємстві, відносяться наступні документи:

1. Прогнози збуту, що дозволяють з певним ступенем точності передбачити, в яких обсягах продукція, що випускається, знайде комерційний попит протягом того або іншого періоду часу в майбутньому.

2. Виробнича програма, представляє довгостроковий план, в якому, як правило, передбачається розробка та впровадження у виробництво нових видів продукції.

3. Виробничий план, тобто план, орієнтований на випуск конкретних видів продукції і дозволяє здійснювати управління виробництвом протягом певного періоду часу. План такого типу зазвичай періодично переглядається з урахуванням уточнених прогнозів попиту і обмежень економічного або виробничо-технологічного характеру, що з’явилися, а також з метою врегулювання рівня запасів.

4. Оперативний план-графік, що представляє собою деталізований фрагмент виробничого плану і складений з метою оперативного (поточного) управління виробничо-технологічним процесом на відносно коротких відрізках часу.

5. Наряд, який представляє собою санкцію виробничого плану на виконання роботи (або комплексу робіт) конкретного змісту. У наряді вказується, що саме і в який термін має бути зроблено. При цьому в разі потреби уточнюється, які саме технічні засоби (обладнання, машини і т.д.) слід використовувати.

6. Рапорт про завершення робіт, тобто звіт, в якому керівник робіт доповідає про те, що зазначені в наряді роботи виконані. Цей документ може бути об’єднаний з нарядом.

7. Відомість запасів, являє собою зведену опис наявних (на складі або в процесі обробки) одиниць сировини, напівфабрикатів, окремих елементів, що використовуються при комплектуванні випущених підприємством виробів і т.д.

8. Короткий опис продукції, що випускається підприємством і містить перелік основних фізичних та інших характеристик того чи іншого виробу у формі каталоговій опису або дескриптора^*1.

9. Креслення чи ескіз виробу, тобто графічне зображення виробу в цілому і всіх його складових частин окремо. Креслення та ескізи використовуються як при виготовленні кожного з елементів продукції, що випускається підприємством, так і при комплектуванні цих елементів на заключній стадії виробничого процесу (наприклад, при складанні машин, агрегатів, приладів і т.д.).

10. Специфікація (або інструкція для користувачів), тобто опис функціонального призначення виробу, що випускається з переліком умов, за яких це виріб може нормально функціонувати. При цьому можуть бути описані способи перевірки справності або якісності виробів.

11. Опис технології виробництва, тобто докладна інструкція з виконання всіх технологічних операцій і процедур, що реалізуються в ході виготовлення складових частин кінцевого продукту або в процесі об’єднання цих частин в єдине ціле.

12. Кошторис витрат, являє собою офіційний перелік виробничих витрат при функціонуванні підприємства за встановленим календарним планом. Дані, що містяться в цьому документі, можуть бути використані при обґрунтуванні цін на продукцію, що випускається, а також при формуванні бюджетних показників підприємства.

13. Перелік норм виробітку, в якому вказується час, необхідний для виконання кожної конкретної операції або процедури при нормальних умовах праці.

14. Повідомлення про продаж, тобто офіційне повідомлення про що відбулася комерційної угоди і про умови цієї угоди. При потоковій системі виробництва такого роду повідомлення враховуються керуючим органом підприємства для прийняття рішення про подальше випуску того чи іншого виду продукції.

15. Вимога на закупівлю, тобто вказівка керівного органу підприємства щодо поставок в задані терміни певних матеріалів або виробів. Такого роду вимоги адресуються відділу постачання.

16. 3амовлення на постачання, тобто договір з постачальником, який передбачає забезпечення за певними цінами і за встановленим графіком потрібних підприємству матеріалів або виробів.

17. Сповіщення про отримання замовлених матеріалів (чи виробів) необхідної номенклатури і в кількості, передбаченій замовленням на поставку. У повідомній квитанції не міститься підтвердження того, що отримані матеріали (або виробу) відповідають вимогам, що пред’являються до їх якості.

18. Експертний висновок (або акт) комісії про прийняття, в якому наводяться результати перевірки якості отриманих матеріалів.

19. Експертний висновок (або акт) комісії з технологічного контролю, в якому наводяться результати перевірки правильності виконання операцій і процедур в ході виробництва.

20. Підсумкове висновок відділу технічного контролю (ВТК), в якому викладаються результати перевірки якості продукції до її відправлення споживачеві (замовникові).

21. Звіт про відправку готової продукції, в якому вказується обсяг реалізованої поставки, фіксується дата відправлення і проставляється найменування фірми-споживача (замовника).

Перелік документів може бути змінений, розширений, в залежності від характеристик функціонування.