4. Технологія планування робочого часу (правила планування робочого часу, інструменти, методи).

Щоб правильно виконувати функції та досягти своєї мети, кожен повинен чітко уявити собі, наскільки обмежений бюджет часу. Планування - це проект процесів праці на майбутній часовий період. Ми плануємо не тільки професійні та особисті завдання, але й поточне, пов'язане з роботою навантаження, відхиленням або відкладанням нових завдань і вимог. Таким чином, чим ліпше ми знаємо свій часовий бюджет і сукупність завдань, тим краще ми готові делегувати менш важливі справи, зменшувати їх кількість або відкладати на пізніші строки.

Правил планування часу є багато, але серед них можна вибрати п'ять найважливіших з точки зору кожного менеджера: Аналіз видів діяльності і витрачання часу. Листок "денних перешкод". Слід задокументовувати і перевіряти те, як і на що витрачається час. Такі дії допоможуть набути: досвід як основу для майбутніх потреб у часі; вихідні позиції для удосконалення методики роботи та розподілу часу, а також знання у витратах бюджету свого часу. Регулярність - системність – послідовність

Реалістичне планування.

Пристосованість. Гнучкість необхідна при складанні планів, оскільки вони складаються не для того, щоб полегшити вам життя, а для досягнення мети. Поповнюйте втрати часу.

Письмова форма. Добре складати часові плани на формулярах свого виготовлення або на спеціально розроблених карточках. Перенесення незробленого.

Фіксація результатів замість дій. Необхідно фіксувати в планах результати або мету (кінцевий етап), а не просто якісь дії. Встановлення часових норм.

Термін виконання. Встановити точні терміни виконання для всіх видів діяльності - ось що головне. Встановлення пріоритетів (суть важливості). Кожен повинен точно визначити, якій справі віддати пріоритет. Делегування (передоручення) справ. З самого початку потрібно встановити в своїх планах, яку роботу ви повинні виконати особисто, а яку можна передоручити (делегувати). "Поглиначі часу" і резерви часу.

Вільний час. Його також потрібно планувати й використовувати до ладу, так само як і час, який іде на поїздки та очікування. Час для планування та творчості. Потрібно резервувати певний відсоток свого часу для планової, підготовчої й творчої роботи, а також для підвищення кваліфікації. Рутинна робота. В плани повинно входити виконання рутинних завдань, читання місячних звітів, обхід підприємства тощо. Непродуктивна діяльність.

Різноманітність. В плани необхідно вносити різноманітну діяльність, чергувати виконання довго- і короткострокових проектів, роботу наодинці та в групах. Узгодження часових планів. Щоб зробити робочі будні насиченими, а плани втілити в життя, їх потрібно узгодити з планами інших людей (секретарів, начальника, підлеглих, колег).

Для нормування управлінської праці застосовують наступні методи:

а) розрахункові (аналітичні)

За їх допомогою аналізується використання робочого часу висококваліфікованими фахівцями.

б) дослідницькі

Вони допомагають визначити трудомісткість конкретних видів робіт з урахуванням спеціалізації організації і змісту праці.

Для удосконалення організації управлінської праці необхідно проводити аналіз витрат робочого часу за допомогою (вибір методу залежить від задач і їх масштабів):

1. порівняння фактичних витрат часу по кожному виду робіт з нормативами (проте на багато управлінських робіт нормативи відсутні, тому доцільно застосовувати інші методи);

2. методу порівняння фактичних витрат часу даного менеджера із середніми витратами часу інших менеджерів того ж рівня;

хронометражу - спостереження і вимірювання витрат робочого часу на здійснення окремих елементів операції, що повторюється, або її загалом для аналізу прийомів праці, розробки нормативів або визначення причин відхилення від норм

5. Зміст технік самоорганізації (техніка боротьби з повільністю, техніка тактичної відмови, техніки ефективного використання перехідного часу).

У практиці управління відомий ряд факторів діяльності менеджерів, що негативно впливають на управління часом і планомірність у роботі.

Одним з таких факторів є повільність - головний ворог успіху в роботі. Причиною повільності є шкідлива звичка менеджера відкладати справи "на потім", а також плутати справи важливі з терміновими. Звичайно повільність у роботі менеджера з'являється

тоді, коли він зіштовхується зі справою, яка для нього є неприємною або складною, або, нарешті, породжує невизначеність.

Відчуття "неприємності" змушує відкладати документ або діловий папір у нижню шухляду столу в надії, що "обійдеться" і що реагувати зрештою зовсім не прийдеться.

Менеджер найчастіше може відкладати рішення складних за­дач, не знаючи, як до них підступитися. Його позиція в цій ситуації буває обумовлена:

• страхом перед можливою невдачею;

• страхом перед особистою некомпетентністю з даного питання;

• страхом перед великою тривалістю роботи;

• недостатньою привабливістю роботи;

• неясністю вигод, що принесе робота;

• недостатністю наявної інформації;

• переконаністю марності роботи.

У випадку неясності проблеми менеджер знаходиться в розгубленості і нерішучості. Невизначена ситуація змушує його проводити нескінченні консультації, наради, збирати додаткову інформацію, вимагати відстрочок і т.п. Однак час іде і робота може бути не виконана в термін.

Слід також зазначити негативний вплив на ефективність використання робочого часу фактору, пов'язаного з недостатньо науково обґрунтованим устаткуванням робочого місця менеджера, зокрема: меблі не відповідають ергономічним вимогам; недостатнє освітлення робочого приміщення; дратівне фарбування стін або малюнок шпалери; відсутність персонального комп'ютера та іншої оргтехніки, щотижневика, календаря, телефону, селекторного зв'язку і т.п. Ускладнює положення низька кваліфікація секретаря (референта, помічника), що негативно впливає на продуктивність праці менеджера.

З метою управління робочим часом менеджеру необхідно дотримуватися наступних правил планування робочого дня:

Правила початку дня:

• починайте день з позитивним настроєм;

• добре поснідайте і без поспіху - на роботу;

• починайте роботу по можливості в той самий час;

• повторний огляд плану дня;

• погоджуйте план дня із секретарем;

• вирішивши відносно просту задачу, створіть собі гарний настрій;

• ранком займіться важливими і складними задачами.

Правила, що стосуються ходу робочого дня:

• фіксуйте терміни виконання завдань;

• уникайте дій, що викликають зворотну реакцію;

• відхиляйте додатково виникаючі невідкладні проблеми;

• уникайте незапланованих імпульсивних дій;

• вчасно робіть паузи і дотримуйте розміряного темпу роботи;

• виконуйте невеликі однорідні справи серіями;

• використовуйте паузи між серйозними справами;

• виділяйте "для себе" не менше однієї години робочого часу;

• контролюйте час і плани.

Правила завершення робочого дня:

• завершуйте почате;

• здійснюйте контроль результатів і самоконтроль;

• складайте план наступного дня;

• відправляйтеся додому з гарним настроєм: для цього визначте найважливішу позитивну подію дня.

Раціоналізація витрат часу на регулярно повторювані роботи

Аналізуючи всю свою щоденно повторювану роботу й осягаючи характер кожної операції, керівник може знайти безліч шляхів для економії часу.

Систематична, повсякденна, цілеспрямована робота відповідно до розкладу, чітке визначення і проведення зборів, нарад і засідань з детальною підготовкою обговорюваних і розв'язуваних питань, їхня регламентованість, ритмічність дозволяють значно зменшити витрати часу.

Раціоналізація витрат часу на нерегулярні і непередбачені роботи

Витрати часу на короткочасні нерегулярні роботи доцільно включати в резерв робочого плану і розкладу, не порушуючи при цьому виконання запланованих робіт. Роботи ж, що призводять до порушення графіка на тривалий час, доцільно виконувати, прагнучи того, щоб вони могли принести максимальні результати, наприклад, в області перспективних рішень, аналізу власної минулої діяльності, пошуку нових шляхів до удосконалення організації і управління. При цьому, корегуючи графік попереднього чи наступного дня, рекомендується покладати менш важливі задачі на заступника і секретаря. При систематичному характері понаднормових робіт, обумовлених збільшенням завдання, вихід варто знаходити в удосконаленні організації робіт, у новому розподілі функцій, у поліпшенні методів і техніки роботи.