2.3 Контроль якості сканованих зображень державних актів

Сканування державних актів повинно здійснюватись з постійним контролем черговості сторін та орієнтації аркуша.

Після завершення сканування державних актів по окремій адміністративно -територіальній одиниці (далі - АТО) рекомендується проводити перевірку якості сканованих зображень щодо наступних помилок:

• загини сканованого зображення державних актів;

• наявність стікерів на зображеннях державних актах;

• захват декількох аркушів державних актів;

• неправильна орієнтація аркуша державного акта;

• неправильна черговість сторін;

• кількість зображень з 1 державного акту не дорівнює 4.

Зображення державних актів, які містять помилки, потребують обов'язкового повторного сканування.

Теки з державними актами (після перевірки сканованих зображень) повертаються уповноваженому представнику Відділу земельних ресурсів у тому вигляді, в якому вони були надані.

За результатами сканування у розрізі ради по АТО складається акт щодо кількості сканованих зображень державних актів (далі - акт сканованих зображень), в якому визначається загальна кількість державних актів, які були надані Відділом земельних ресурсів та скановані (Додаток 18). Акт сканованих зображень складається в двох примірниках, підписується представником особи, що здійснювала сканування державних актів та представником Відділу земельних ресурсів. У кожної із сторін залишається один примірник.

2.4 Верифікація та її складові

Верифікація включає в себе 5 стадій:

• 1 стадія - визначення складності структури державного акту;

• 2 стадія - верифікація ідентифікаційних полів у державному акті;

• 3 стадія - верифікація основних даних у державному акті;

• 4 стадія - верифікація державних актів складної структури;

• 5 стадія - верифікація реєстраційних даних у державному акті.

Після кожної стадії, крім 1, верифіковані поля потрапляють на експорт. Таким чином, після кожної стадії відбувається часткове формування Реєстру.

Наявність інформації у тому чи іншому полі Реєстру відповідає відомостям, які містяться у державному акті. Обсяги та повнота перетворених в електронний вигляд даних безпосередньо залежить від якості державних актів, а також повноти відомостей зазначених у них.

Перша стадія (визначення складної структури державного акту)

Перша стадія верифікації включає визначення структури державних актів та поділ їх на прості та складні.

До актів простої структури відносять акти, які містять дані про одну земельну ділянку на плані та одного власника (користувача) земельної ділянки.

До актів складної структури відносять акти, які не відповідають вищенаведеним критеріям. Наприклад, дві і більше земельні ділянки на плані, два і більше кадастрових номери земельної ділянки, два і більше власника (користувача) земельної ділянки.

Якщо акт простої структури - натиснути клавішу на клавіатурі «Еnter», якщо акт складної структури - клавішу на клавіатурі «Space» , а потім клавішу «Еnter».

Для повернення до попереднього зображення потрібно натиснути клавішу «Page up».

Ті акти, які в процесі верифікації позначались як складні, потрапляють відразу на 4 стадію верифікації. Прості акти потрапляють на 2 стадію верифікації /

Якщо акт складної структури було виявлено на одній із стадій, крім 1 і 4, потрібно виконати наступні дії:натиснути на виділений акт правою кнопкою миші та обрати «Пометить для отправки» - «Отправить на этап обработки». Автоматично з'являється діалогове вікно, в якому потрібно обрати 4 стадію верифікації:

Друга стадія (верифікація дентифікаційних полів у державному акті)

Для початку верифікації на другій стадії потрібно виділити всі акти, які містяться в пакеті та натиснути клавішу F7. Друга стадія включає групову верифікацію символів, що полягає у розпізнаванні цифр від 0 до 9. Якщо символ розпізнався правильно, оператор верифікації підтверджує його значення.

У разі неправильного розпізнавання програмою символу, оператору потрібно вказати правильний символ. Якщо ж оператор верифікації невпевнений у правильності розпізнавання символу, потрібно натиснути на його зображенні правою клавішею миші та обрати в діалоговому вікні «Отложить поле». Після цього на зображенні символу з'являється червоний знак питання.

У разі проведення групової верифікації всі букви та лінії видаляються. Для цього оператору потрібно натиснути на їх зображенні правою клавішею миші та обрати в діалоговому вікні «Удалить символ». Якщо клавіша «Delete» не працює, тоді потрібно виконати наступні дії: «Сервис» - «Опции» - «Сочитание клавиш». Клавіша «Delete» почне функціонувати при наступній груповій верифікації.

Друга стадія включає верифікацію наступних полів -«Кадастровий номер земельної ділянки»

Якщо державний акт не містить кадастрового номеру, потрібно натиснути клавішу «Enter». Коли оператор верифікації не може розпізнати певний символ в кадастровому номері, потрібно подивитись кольорове зображення державного акта, на якому чітко видно кадастровий номер . Щоб отримати кольорове зображення

потрібно натиснути кнопку _^J- виклик кольорового зображення.

У випадку, коли кадастровий номер написаний через двокрапку, то при верифікації її прописувати не потрібно.

Якщо кадастровий номер містить більше чи менше 19 символів, Наприклад, 20 символів, то у полі «Примітки» потрібно прописати наступний текст: «Кадастровий номер містить 20 символів.

Якщо номер бланку державного акту містить більше, ніж 6 символів, наприклад 8, то у полі «Примітки» потрібно прописати наступний текст: «Номер серії державного акту містить 8 символів».

Якщо відсутній номер державного акта, то у полі потрібно вказати «БН», тобто «без номеру». Якщо не можна роздивитись номер і немає кольорового зображення, тоді потрібно натиснути «Отложить поле».

- Поле «Ідентифікаційний номер відповідно до Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів або ідентифікаційний код згідно з ЄДРПОУ»

Якщо Ідентифікаційний номер відсутній, тоді оператору верифікації потрібно прописати 10

Третя стадія (верифікація основних даних у державному акті)

Для початку верифікації на третій стадії потрібно виділити всі акти, які містяться в пакеті та натиснути клавішу F7.

Третя стадія включає розпізнавання таких полів, як:

- поле «Адреса власника (користувача)»;

- поле «Підстава передачі у власність (користування) земельної ділянки»;

Якщо державний акт містить декілька підстав, то оператор верифікує відповідну кількість підстав.

Якщо підставою набуття земельної ділянки у власність є рішення ради, то обов'язково потрібно прописувати текст: «Рада народних депутатів».

Якщо підставою набуття земельної ділянки у власність є розпорядження чи цивільно-правова угода, то текст: «Рада народних депутатів» прописувати не потрібно. Потім прописується «Місце розташування земельної ділянки»; та «Цільове призначення земельної ділянки”. Приставку «для» обов'язково потрібно прописати. - поле «Одиниця виміру площі земельної ділянки»; Одиницю виміру потрібно прописувати заголовними літерами. І останнім пунктом прописується площа земельної ділянки ,яка прописується як через крапку так і через кому.

Четверта стадія (верифікація актів складної структури)

Четверта стадія верифікації проводиться в ручному режимі методом заповнення полів.У полі «Номер плані» потрібно прописати номер земельної ділянки, вказуючи тільки цифру. Для додавання інформаційного блоку на другу земельну ділянку, потрібно натиснути правою кнопкою миші та обрати пункт «Добавить экземпляр» чи «Добавить потомка».Кількість інформаційних блоків повинна відповідати кількості співвласників чи земельних ділянок на плані.

П'ята стадія (верифікація реєстраційних даних у державному акті)

Для початку верифікації на п'ятій стадії потрібно виділити всі державні акти та натиснути F7. На даній стадії верифікуються наступні поля:

поле «Територіальний орган земельних ресурсів»

Якщо у полі «Територіальний орган земельних ресурсів» нічого не вказано, то оператору потрібно натиснути «Enter».

- поле «Номер реєстрації державного акта»;

У випадку, коли номер реєстрації не видно, потрібно натиснути на кнопку ^І (виклик кольорового зображення). Якщо це не допомагає, а номер реєстрації державного акта є, тоді натиснути «Отложить поле». Якщо відсутній номер реєстрації, то такий державний акт потрапляє до виключень з відповідним коментарем.

- поле «Дата реєстрації державного акта».

Якщо не видно дату реєстрації, потрібно викликати кольорове зображення,

натиснувши на кнопку - виклик кольорового зображення. Якщо відсутня дата реєстрації, то такий державний акт потрапляє до виключень з відповідним коментарем.

Букву «р» під час верифікації даного поля ставити не потрібно.

Якщо дата написана римськими цифрами, тоді потрібно виправити їх на арабські (наприклад ,«ІV» потрібно виправити на «04»).

Дана стадія верифікації ускладнюється тим, що поля «Номер реєстрації державного акта» та «Дата реєстрації державного акта» на державних актах написана від руки.

Виключення

Працювати з державними актами, які знаходяться у виключеннях має змогу лише старший оператор верифікації. До виключень потрапляють державні акти, поля в яких по певній причині не можуть бути опрацьовані оператором верифікації. Основні причини відправки є:

• виправлення, що містить державний акт, які не підтвердженні підписом та печаттю;

-незрозумілі символи в кадастровому номері земельної ділянки, серії та номері державного акта, в даті та номері реєстрації державного акта, в ПІБ та адресі власника (користувача);

-не повна інформація у даті реєстрації державного акта або відсутністю номера реєстрації державного акта.

Цей перелік не є остаточним. Можуть виникати нові випадки, у зв'язку з якими, акти потрапляють до виключень.

Д ля того щоб відправити державний акт до виключень потрібно натиснути правою кнопкою миші на державний акт та в діалогову вікні обрати «Пометить для отправки в Исключения». Автоматично з'являється наступне діалогове вікно,в якому обов'язково прописується текст, що пояснює причину відправки державного акта до виключень (див. таблицю).

Коментар містить короткий опис причини відправки державного акту до виключень, що дасть змогу старшому верифікатору прискорити опрацювання окремих державних актів. Кожен державний акт, що знаходяться у виключеннях повинен містити коментар.

Порядок дій для старшого оператора при роботі з державним актом у виключеннях, наприклад, якщо проблема полягає у незрозумілому символі:

1. відкрити проблемний державний акт;

2. перейти до поля, яке оператор верифікації не зміг опрацювати;

3. знайти та відкрити кольорове зображення державного акта;

4. внести корективи у проблемне поле;

5. перевірити інші поля та при необхідності проверифікувати;

6. зберегти внесені зміни;

7. відправити державний акт на 5 стадію верифікації;

8. відкрити даний акт на 5 стадії верифікації та натиснути «Закрыть задание».

Якщо причину знаходження державного акта у виключеннях старший верифікатор усунути не в змозі, наприклад, відсутній номер реєстрації державного акта, тоді наступний порядок дій:

1. відкрити державний акт;

2. перейти до поля «кадастровий номер земельної ділянки»;

3. перевірити достовірність проблеми;

4. у полі «Примітки» написати наступний текст: «Відсутній номер реєстрації»;

5. зберегти внесені зміни.

Державні акти, які старший верифікатор не може опрацювати, залишаються у виключеннях, але з прописаним текстом в полі «Примітки». З метою уніфікації текст, що прописується у полі «Примітки» та в коментарі при відправці державного акта до виключень повинен бути ідентичний. Тому старшому оператору рекомендується довести до відома операторів перелік основних причин відправки державних актів до виключень та коментарів до них.

Якщо державний акт має декілька причин знаходження у виключеннях, то їх потрібно прописувати через «;».