2.3. Вимоги до інформаційно-аналітичного документу в умовах прийняття управлінських рішень

Основними вимогами до інформаційно-аналітичного документу є те, що він має бути лаконічним, зрозумілим (доступним) і переконливим [4].

Загальновідомо, що лаконічність – сестра таланту. Коротке повідомлення легше сприймається і краще запам’ятовується, ніж довге. До того ж коротке повідомлення має переваги перед довгим (великим) і з огляду на те, що час на підготовку й прийняття управлінських рішень завжди обмежений.

Інформаційно-аналітичний документ можна зробити зрозумілим, доступнішим для споживача, якщо дотримуватись ряду правил. Перш за все він повинен мати чітку структуру. Кожну думку краще висловлювати кількома короткими простими реченнями. Викладати думку бажано простою (але не побутовою) мовою, намагаючись, уникати надмірного вживання спеціальних термінів. Не можна забувати, що єдине призначення спеціальних термінів у інформаційно-аналітичній роботі – точна та коректна передача споживачеві змісту повідомлення. Якщо ж постає дилема: дотримуватися літературного стилю, дещо знизивши точність і коректність висловлюваної думки, або ж заради досягнення максимальної точності та коректності ви­кладення матеріалу пожертвувати якістю його літературного стилю, то треба віддати перевагу другому варіанту. Тільки так можна зберегти ясність і переконливість інформаційно-аналітичного документа, не поступаючись його достовірністю.

І нарешті, щоб викладене у документі повідомлення було достатньо переконливим, воно має відображати суттєві причинно-наслідкові зв’язки у доступній, зрозумілій для споживача формі. Обов’язковою умовою виконання цього правила є високий рівень кваліфікації аналітика, його вміння знаходити необхідні аргументи для доведення своєї точки зору на проблему, що розглядається.

Систему інформаційного–аналітичного забезпечення управління можна визначити як взаємозалежну та відповідним чином сформовану сукупність організаційних, організаційно-правових, інформаційних, методичних, програмно-технологічних компонентів, що забезпечує необхідну якість прийнятих управлінських рішень за рахунок раціонального використання інформаційних ресурсів та інформаційних технологій. З поєднанням принципів проблемної орієнтації та програмно-цільової установки як відносно тематики інформаційного забезпечення, так і відносно вибірковості підготовки інформації та доведення її до керівників відповідно до їх місця в системі управління та основних функціональних обов'язків.

Управлінські структури як суб'єкти системи інформаційного забезпечення постійно взаємодіють із інформаційним середовищем, регулюють рух інформації, аналізують тенденції й на цій основі розробляють рекомендації для прийняття управлінських рішень, удосконалювання оптимального управлінського впливу для досягнення цілей керування.

Система інформаційного забезпечення повинна враховувати неоднорідність процесу прийняття управлінських рішень і специфіку діяльності посадових осіб управлінських структур всіх категорій на різних етапах процесу прийняття рішень.

Серед інформаційно-аналітичних досліджень можна виділити моніторингові, ініційовані і кумулятивні дослідження.

1. Моніторингові дослідження призначені для тривалого аналітичного спостереження за розвитком певної ситуації з метою забезпечення можливості апріорного синтезу управлінських рішень, які мають профілактичний або упереджуючий характер. Моніторингові дослідження передбачають одержання статистичних або змістових показників, які характеризують об’єкт спостереження.

Інформаційно-аналітичний моніторинг – вид інформаційної діяльності, пов’язаний з процесами аналізу, синтезу інформації із застосуванням методів моделювання, експертного оцінювання, діагностики і прогнозування, що реалізуються у режимах постійного збирання інформації з традиційних і нетрадиційних джерел з метою регулярного інформаційного забезпечення користувачів.

Видом інформаційно-аналітичного моніторингу є комунікативний аудит. Він здійснюється з метою виявлення і аналізу зовнішньої та внутрішньоорганізаційної інформації, яка прямо або опосередковано характеризує репутацію підприємства, його образ, що сформувався в уявленні різних груп громадськості та персоналу.

2. Ініційовані аналітичні дослідження проводяться за раніш незапланованими дорученнями керівництва або в результаті виявлення при проведенні моніторингових досліджень нових проблемних ситуацій.

3. Кумулятивні дослідження характеризуються високими вимогами до оперативності їх проведення, використанням спеціалізованих методів опрацювання експертної інформації.

Кумулятивні дослідження проводяться на основі ситуативної обробки інформації групами керівників та/або експертів-аналітиків. У цих дослідженнях широко застосовується методологія групових експертних процедур.

При виконанні інформаційно-аналітичних досліджень можна виділити наступні етапи послідовності [13]:

1. Планування досліджень:

• оцінка передбачуваних витрат часу;

• вибір переліку параметрів аналізу;

• вибір методів оцінки (якісний, кількісний,

• комбінований, одне дослідження чи серія тощо);

• визначення щодо джерел інформації (наявність стандартів чи еталонів інших джерел інформації)

2. Оцінка прямих і непрямих факторів, що впливають на дослідження:

• оцінка непередбачених наслідків і прихованої мети;

• оцінка проміжних і прихованих результатів інформаційно-аналітичних досліджень;

• вибір методів дослідження

3. Проведення інформаційно-аналітичних досліджень:

• вибір методу досліджень;

• порівняння з аналогом;

• інтерпретація даних і зведення результатів дослідження.

4. Оформлення звіту чи доповіді.

Висновки до другого розділу

Інформаційно-аналітична діяльність, щоб бути ефективною, повинна здійснюватися відповідно до загальних положень і механізмів управління. З іншого боку, інформаційно-аналітична діяльність, як окремий вид послуг, має свої особливості, без врахування яких нею неможливо ефективно управляти.

Аналіз видів управлінської діяльності дозволяє визначити завдання, вирішувані в організації, і виконавців цих завдань. За ступенем інтелектуальності і складності завдання можна виділити п’ять класів управлінської діяльності.

Процес інформаційно-аналітичної діяльності – сукупність спрямованих на визначений предмет операцій мислення і технологічних процедур, виконання яких в певній послідовності із використанням засобів забезпечує вирішення поставленого завдання. Принципи організації інформаційно-аналітичного процесу в системі управління були сформульовані ще кілька десятиріч тому фахівцем зі стратегічної розвідки американським генералом Вашингтоном Плетом: повідомляти достовірно, своєчасно та ясно.

Невід’ємними складовими управлінської діяльності є інформаційно-аналітичні документи ті інформаційно-аналітичні дослідження. Основними вимогами до інформаційно-аналітичного документу є те, що він має бути лаконічним, зрозумілим (доступним) і переконливим. До інформаційно-аналітичної діяльності відносять ті процедури і процеси інтелектуальної діяльності, які мають ознаки творчості, породжують нову інформацію, дозволяють виявляти нові проблеми або їх аспекти, пропонувати нетрадиційні способи їх вирішення. Серед інформаційно-аналітичних досліджень можна виділити моніторингові, ініційовані і кумулятивні дослідження.