Розділ 2 Специфіка організації інформаційно-аналітичної діяльності в сфері управління. Види інформаційно-аналітичної діяльності.

На сучасному етапі і насамперед у великих організаціях інформаційно-аналітична діяльність, або інформаційно-аналітичне управління, стає відносно самостійним видом діяльності. Водночас, щоб бути ефективною, інформаційно-аналітична діяльність повинна здійснюватися відповідно до загальних положень і механізмів управління. З іншого боку, інформаційно-аналітична діяльність, як окремий вид послуг, має свої особливості, без врахування яких нею неможливо ефективно управляти [3]. Отже, розглянемо вимоги та особливості інформаційно-аналітичної діяльності, які необхідні для виконання всіх завдань та ефективної роботи в системі управління.

2.1. Класи завдань, вирішувані в системі управління.

Аналіз видів управлінської діяльності дозволяє визначити завдання, вирішувані в організації, і виконавців цих завдань. За ступенем інтелектуальності і складності завдання можна класифікувати:

Перший клас – найбільш прості завдання, які складаються з повністю формалізованих процедур і виконання яких, крім витрат часу, не становить ніякої складності для виконавців. Ці завдання стандартизуються і програмуються. До них відносяться контроль і облік, оформлення документів, їх тиражування, розсилка та ін. Такі завдання вирішуються практично всіма автоматизованими інформаційними системами.Завдання цього класу, якщо вони використовуються для прийняття рішень, називаються завданнями прийняття рішень в умовах повної визначеності. При цьому випадкові і невизначені чинники відсутні.

Другий клас – більш складні завдання: прийняття рішень в умовах ризику, тобто в тому випадку, коли наявні випадкові чинники, для яких відомі закони їх впливу. Постановка і вирішення таких завдань можливі на основі методів теорії ймовірностей, аналітичного та імітаційного моделювання.

Третій клас завдань – слабко структуровані завдання, які містять неві­домі або невимірювані компоненти (кількісно не оцінювані). Для цих завдань характерна відсутність методів розв’язання на основі безпосереднього опрацювання даних. Постановка завдань базується на прийнятті рішень в умовах неповної інформації. У ряді випадків, на основі теорії нечітких множин і застосувань цієї теорії вдіється побудувати формальні схеми рішення.

Четвертий клас завдань складають завдання прийняття рішень в умовах протидії або конфлікту (наприклад, необхідно враховувати наявність активно діючих конкурентів). В завданнях цього класу можуть бути наявні випадкові чинники, для яких невідомі закони їх впливу. Постановка і вирішення таких завдань можливі (але не завжди) методами теорії ймовірностей, нечітких множин і теорії ігор.

П’ятий клас – найбільш складні завдання прийняття рішень, які характеризуються відсутністю можливості формалізації через високий ступінь невизначеності. До таких завдань відноситься більшість проблем прогнозування, перспективного планування.

2.2. Процес інформаційно-аналітичної діяльності та основні принципи організації її в системі управління

Процес інформаційно-аналітичної діяльності – сукупність спрямованих на визначений предмет операцій мислення і технологічних процедур, виконання яких в певній послідовності із використанням засобів забезпечує вирішення поставленого завдання. Процес складається з компонентів:

• організаційний, спрямований на формування процесу як єдиного, цілісного;

• методичний, спрямований на відбір операцій та технологічних операцій;

• інформаційний, веде до одержання аналітичної інформації;

• комунікаційний, спрямований на підтримку зв’язків з інформаційними системами, споживачем, джерелами тощо;

• формування висновків, пропозицій.

Стадії(етапи)процесу інформаційно-аналітичної діяльності:

• Загальне знайомство з проблемою, постановкою задачі.

• Формування понять, їх визначення.

• Збір фактів, створення емпіричної бази. Тут важливим є поняття ”критичної маси”, яка дасть можливість зробити правильні висновки. З одного боку - фактів повинно бути достатньо, з другого - не дати “потонути” в фактах.

• Тлумачення фактів.

• Формування гіпотези, перевірка гіпотез.

• Формування висновків.

• Безпосередній виклад матеріалів.

Процес інформаційно-аналітичної роботи має ітераційний характер, тобто з наступних стадій може бути повернення до попередніх.

Виходячи з класів завдань, що вирішуються в системі управління, можна виділити основні принципи організації в системі управління інформаційно-аналітичного процесу. Ці принципи були сформульовані ще кілька десятиріч тому фахівцем зі стратегічної розвідки американським генералом Вашингтоном Плетом: повідомляти достовірно, своєчасно та ясно.

Тобто, перший принцип організації інформаційно-аналітичного процесу – достовірність повідомлення, що є ключовою ознакою при оцінці будь-якого інформаційного документа, створеного в результаті аналітичної діяльності.

Вона забезпечується завдяки правильному поєднанню ряду моментів, що визначають результативність роботи аналітика.

Головними серед них є:

• глибоке розуміння дійсності тим, хто аналізує повідомлення;

• правильний відбір фактів, які стосуються об’єкта аналізу;

• виділення на підставі аналізу фактів, основних моментів явищ і про­цесів, причинно-наслідкових зв’язків [4].

Як бачимо, вирішальну роль при підготовці достовірних аналітичних матеріалів має рівень кваліфікації виконавців робіт — професійні знання, ерудиція, вміння орієнтуватись і робити висновки в нестандартній ситуації тощо.

Другим основним принципом організації інформаційно-аналітичного процесу є своєчасна підготовка документів. Своєчасність отримання інформації багато в чому визначає її цінність для користувача. Значення своєчасного подання інформації особам, які приймають рішення, може бути настільки великим, що заради нього варто навіть дещо поступитися досто­вірністю повідомлень. Звичайно, йдеться не про суттєву зміну змісту пові­домлення, а лише про певне зниження ступеня його точності. Адже, достовірність інформації визначається її здатністю відображати реально існуючі об’єкти з необхідним ступенем точності. По суті, ситуації, коли доводиться йти на певне зниження ступеня достовірності інформації заради своєчасного її подання, трапляються не настільки рідко, як здається на перший погляд. У цьому контексті варто згадати відомого американського менеджера Лі Якокку, який, підкреслюючи роль фактора часу в бізнесі, стверджував, що заради досягнення конкурентних переваг завжди треба пам’ятати про своєчасність подання інформації для прийняття необхідних рішень і не можна при цьому абсолютизувати значення достовірності інформації. «Після того як переважна частина необхідної інформації вже зібрана, настає момент, коли ви опиняєтесь під владою дії закону падаючого доходу», — писав він [5, c. 76].

Третім основним принципом організації інформаційно-аналітичного процесу є ясність викладення матеріалу. Суть реалізації цього принципу полягає в тому, щоб зробити доступними для інших результати роботи аналітика. Адже саме коректне сприйняття інформації робить її переконливою для споживача, а отже, забезпечує успіх справи.