Administrative Management System (ams) – базисна система управління.

До основних категорій адміністративного менеджменту належать поняття організації, процесу і функцій адміністративного управління, рівнів управління, принципів і методів менеджменту, стилів та культури керівництва (лідерства), комунікації, управління колективом (групою) тощо.

Таким чином, адміністративний менеджмент є складовим елементом управління і порівняно з ним охоплює порівняно вузьку сферу, що включає соціальні системи (людей), метою яких може бути виробництво товарів та їх реалізація, надання різних послуг споживачам у рамках певної організації, яка діє в ринкових умовах.

Для досягнення цієї мети у адміністративному менеджменті застосовується сукупність функцій, принципів, методів, засобів, за допомогою яких здійснюється цілеспрямований вплив на соціальні системи (людей).

Під науковими основами адміністративного управління розуміється система наукових знань, що складає теоретичну базу практики адміністративного керування.

Порівняно з управлінням адміністративний менеджмент охоплює порівняно вужчу сферу, яка включає до свого складу соціально-економічні системи (підприємства), метою яких є виробництво товарів і надання різних послуг, тобто йдеться про управління підприємством.

Об'єкт адміністративного управління — територіальна одиниця, частина навколишнього середовища, персонал підприємства, структурний підрозділ, інші елементи, на які спрямовані конкретні процеси адміністрування.

Суб'єкт адміністративного управління — керівник, група осіб, підрозділ, які здійснюють управління. Від суб'єкта управління до об'єкта надходить потік командної інформації. Інформаційний потік до суб'єкта управління містить дані про стан об'єкта управління, про виконання одержаних раніше команд.

Система адміністративного управління організацією базується на основі організаційної структури і повністю відповідає класичним адміністративним принципам управління.

Адміністративне управління у своїй структурі містить різні види управління. По-перше, це управління адміністративним персоналом, сутність якого полягає у встановленні нормативних актів, що регулюють статус, і створення системи відбору й набору адміністративних кадрів. По-друге, це управління суспільними сферами соціуму, яке охоплює економічну, соціальну, духовно-культурну сфери життєдіяльності держави, оборону, національну безпеку та міжнародні відносини.

2

Адміністративна діяльність – це діяльність працівників апарату управління, яка здійснюється в рамках визначеної посади.

В основі визначення посади і її функціонального навантаження лежить, насамперед, поділ праці. З урахуванням основних принципів і управлінських технологій при виконанні визначених видів діяльності виділяються функції, види робіт, операції, дії й ін., а потім йде закріплення управлінської праці за індивідом. При цьому необхідно максимально (кількісно і якісно) враховувати можливості індивіда, якщо йде процес удосконалювання, реорганізації управлінської діяльності, системи управління. У противному випадку повинні існувати кваліфікаційні вимоги до посадової особи.

До основних форм поділу праці в апараті управління відносять: функціональний поділ праці, тобто спеціалізація при виконанні різних функцій управління, видів управлінських робіт; технологічний поділ праці, тобто поділ по видах робіт і операцій з відповідною спеціалізацією управлінських працівників. Мова йде про те, що працівники виконують ту або іншу процедуру не цілком, а тільки її частину, кілька операцій.

В основу поділу управлінських працівників на категорії (керівники, спеціалісти, технічні виконавці) покладений технологічний принцип класифікації.

Посадова діяльність управлінських працівників за своєю технологією поділяється на три основних цикли, у рамках яких виконуються різні операції і процедури:

інформаційний цикл – пошук, збір, передача, обробка, збереження усіх видів інформації. Цим переважно займаються спеціалісти і технічні виконавці;

логіко-розумовий цикл – вироблення і прийняття управлінських рішень (дослідження, науково-технічні й інші розробки, техніко-економічні розрахунки, прогнози, вироблення рішень). В основному цим займаються спеціалісти і керівники;

організаційний цикл – організаційно-управлінський вплив на об'єкт управління для реалізації рішення. Підбор і розміщення кадрів, інструктаж, доведення завдань до виконавців, оперативне планування, організація трудових процесів персоналу, координація, контроль виконання і т.п. Цим займаються керівники.

Адміністративні посади. До цієї категорії посад відносяться державні службовці (чиновники), на яких законами або іншими нормативними актами покладено здійснення організаційно-розпорядчих функцій, а також вище керівництво підприємств. Саме службовці цього виду посад складають основу кадрового корпусу державної служби. Адміністративні посади, як правило, заміщуються за конкурсом і відносяться до кар'єрних.

Організаційно-розпорядчі функції державних службовців визначаються завданнями, обов'язками та повноваженнями, що полягають у діях узгодження (участі в узгодженні), координації, організації та забезпеченні відповідно до обсягів та характеру повноважень певних службовців. Працівники на адміністративних посадах є державними службовцями і беруть безпосередню участь у здійсненні завдань та функцій державного управління, займаються управлінською діяльністю (керують, організовують, виконують) в органах державної влади і в підприємствах. Працівники цього виду, наділені владними повноваженнями, несуть відповідальність відповідно до займаної посади, отримують винагороду за свою працю.

Особливістю адміністративних посад є те, що зміна керівників або складу державних органів не є підставою для припинення державним службовцем державної служби на займаній посаді з ініціативи новопризначених керівників.

Класифікація посад. Прийняття на державну службу, просування по ній службовців, стимулювання їх праці, вирішення інших питань, пов'язаних зі службою, проводиться в Україні відповідно до категорій посад службовців, а також згідно з рангами, які їм присвоюються. Отже, просування по службі, що відбувається в межах державних посад, категорій і рангів, складає в сукупності службову кар'єру державного службовця. Поняття "службова кар'єра" є новим для офіційної державної термінології і може розглядатись як позитивний фактор, спрямований на розвиток професійних засад у сфері державної служби.

Критеріями класифікації адміністративних посад відповідно до Закону "Про державну службу" є:

- організаційно-правовий рівень органу, який приймає їх на роботу;

- обсяг і характер повноважень на конкретній посаді;

- роль і місце посади в структурі державного органу.

Організаційно-правовий рівень органу визначається його правовим статусом (повноваженнями) щодо призначення на посади в органи державної влади та їх апарат.

Обсяг і характер повноважень (компетенції) на конкретній посаді визначаються особливостями завдань і функцій держави, покладених на державного службовця колом його посадових завдань та обов'язків і наданих йому відповідних повноважень посадової особи.

Роль і місце посади в структурі органу адміністративного управління визначаються відповідно до розподілу державних службовців на керівників органів державної влади, яким надані права органів виконавчої влади, їх заступників, керівників і заступників керівників підрозділів цих органів (головних управлінь, управлінь, самостійних відділів, відділів), а також спеціалістів.

Встановлено сім категорій, у відповідності з якими адміністративним посадам присвоюються відповідні ранги. Ранги, яких є п'ятнадцять, присвоюються згідно із займаною посадою, рівнем професійної кваліфікації та результатами роботи. При прийнятті на державну службу службовцю присвоюється ранг у межах відповідної категорії посад.

Зокрема встановлені такі категорії адміністративних посад:

перша категорія - посади голів державних комітетів, керівників інших центральних органів виконавчої влади, Постійного Представника Президента України в Автономній Республіці Крим, голів обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, перших заступників міністрів, керівників Адміністрації Президента України та інші прирівняні до них посади;

друга категорія - посади заступників керівника Адміністрації Президента України, заступників керівника апарату Кабінету Міністрів України, керівників структурних підрозділів Адміністрації Президента України, апарату Кабінету Міністрів України, радників та помічників Президента України, Прем'єр-міністра України, заступників міністрів, перших заступників, заступників голів державних комітетів та інших центральних органів виконавчої влади, першого заступника Постійного Представника Президента України в Автономній Республіці Крим, перших заступників голів обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій та інші прирівняні до них посади;

третя категорія - посади заступників керівників структурних підрозділів, завідуючих секторами, головних спеціалістів, експертів, консультантів Адміністрації Президента України, апарату Кабінету Міністрів України, заступників Постійного Представника Президента України в Автономній Республіці Крим, заступників голів обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, голів районних державних адміністрацій, начальників управлінь, самостійних відділів у складі міністерств та інших центральних органів виконавчої влади та інші прирівняні до них посади;

четверта категорія - посади спеціалістів Адміністрації Президента України, апарату Кабінету Міністрів України, заступників начальників управлінь, самостійних відділів (підвідділів) міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, керівників управлінь, відділів, служб обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій та інші прирівняні до них посади;

п'ята категорія - посади спеціалістів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, заступників голів районних державних адміністрацій, заступників керівників управлінь, відділів, служб обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, спеціалістів апарату цих адміністрацій та інші прирівняні до них посади;

шоста категорія - посади керівників управлінь підприємств та відділів, служб районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, спеціалісти управлінь, відділів, служб обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій та інші прирівняні до шх посади;

сьома категорія - посади спеціалістів районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, їх управлінь і відділів та інші прирівняні до них посади.

Існують такі ранги адміністративних посад:

- посади, віднесені до першої категорії, - 3, 2 і 1 ранги;

- посади, віднесені до другої категорії, - 5, 4 і 3 ранги;

- посади, віднесені до третьої категорії, - 7, 6 і 5 ранги;

- посади, віднесені до четвертої категорії, - 9, 8 і 7 ранги;

- посади, віднесені до п'ятої категорії, - 11, 10 і 9 ранги;

- посади, віднесені до шостої категорії, - 13, 12 і 11 ранги;

- посади, віднесені до сьомої категорії, може бути присвоєно 15, 14 і 13 ранги.

Встановлення категорій і рангів дає змогу підвищити ефективність роботи, стабільність кадрів, оскільки дозволяє вирішувати багато питань, пов'язаних із підготовкою, добором і розстановкою кадрів, їх перепідготовкою, підвищенням кваліфікації, просуванням по службі, оплатою праці і пенсійним забезпеченням. Добре розроблена система кваліфікації посад державних службовців, що базується на системі заслуг, сприяє призначенню на посади найбільш підготовлених для цієї діяльності спеціалістів.

3

Форми діяльності адміністрацій поділяються на правові та організаційні в залежності від характеру породжуваних ними наслідків.

До правових форм належать нормотворча, установча, правова і контрольна.

Нормотворча форма полягає у прийнятті розпоряджень нормативного характеру, регламенту діяльності адміністрації головами адміністрацій, а також нормативних наказів начальниками управлінь і завідуючими відділами.

Установча форма виявляється у формуванні головою адміністрації її структури.

Правова форма полягає у роботі з виконання актів Верховної Ради України, Президента України, органів виконавчої влади вищого рівня; прийнятті розпоряджень, доручень головою, наказів керівниками структурних підрозділів адміністрації, які мають індивідуальний характер чи приймаються з питань організаційної роботи.

Контрольна форма складається з двох проваджень, які відрізняються за своїм предметом: нормотворчого і виконавчого. Нормотворче контрольне провадження має місце тоді, коли голова здійснює контроль за нормотворчою діяльністю керівників структурних підрозділів та апарату з правом відміни актів, а також тоді, коли голова обласної адміністрації контролює нормотворчу діяльність районної адміністрації з правом відміни актів. Виконавче контрольне провадження являє собою контроль за ефективністю діяльності відділів, управлінь, інших структурних підрозділів і апарату, а також контроль за виконанням місцевими радами делегованих їм повноважень органів виконавчої влади.

Організаційні форми діяльності місцевих держадміністрацій поділяються на основні та допоміжні. До основних організаційних форм належать персональна діяльність голів, заступників, керівників структурних підрозділів і керівника апарату; наради; засідання колегії, консультативних і допоміжних органів і служб.

Засідання колегії проводяться відповідно до плану роботи адміністрації, як правило, один раз на місяць, позачергові – у міру потреби. Засідання колегії вважається правомочним, якщо на ньому присутні не менш як дві третини загальної кількості її членів.

Наради проводяться головою, заступниками голови, керівниками апарату, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів адміністрації відповідно до плану роботи держадміністрації з метою оперативного розгляду та вирішення питань, що належать до її повноважень.

Серед допоміжних організаційних форм можна виділити участь голови та інших керівників держадміністрації в засіданнях органів самоорганізації населення, місцевих рад, Кабінету Міністрів України; участь співробітників держадміністрації у зборах громадян за місцем проживання, інтерв’ю, прес-конференції та інші форми зв’язків з громадськістю.

Принципи роботи адміністрацій. Дієвість вирішення завдань адміністративного менеджменту залежить від використання усіма структурними підрозділами основних принципів, серед яких слід виділити:

а)  пріоритетність політики щодо інших сфер життєдіяльності суспільства, що дає змогу через концентрувати зусилля на вирішенні нагальних потреб розвитку економіки, соціального та духовного життя суспільства з урахуванням насамперед своєрідності соціального цілого на кожному конкретному етапі його існування;

б)  принцип провідної ланки, що надає можливість суб'єктам адміністративного менеджменту розробляти управлінські рішення та завдання у контексті їх пріоритетності, значущості й етапності в процесі реалізації, у досягненні мети, способу і терміну виконання;

в)  принцип відповідності суб'єкта об'єкту полягає в тому, що обсяг владних повноважень і відповідальності суб'єкта, який приймає рішення, в ідеалі повинен відповідати характеру інтересів та пріоритетів керованого соціального об'єкта;

г)  принцип зворотного зв'язку та самокорекції рішень, що визначає порядок, за яким управлінці або колективні органи постійно взаємодіють зі своїм об'єктом керівництва (молоддю, безробітними, представниками малого бізнесу, підлеглими тощо);

ґ) принцип діалектичного поєднання остаточної мети розвитку з цілеспрямованими зусиллями, щоб вирішити поточні завдання;

д)  принцип послідовної наступності, коли адміністративні менеджери впливають на соціальний розвиток за допомогою вирішення певних послідовних завдань, спираючись у цьому на досягнення попереднього.

У чинному Законі України “Про місцеві державні адміністрації” розписані завдання адміністрацій. Вони складаються з таких 3 частин та напрямів їхньої діяльності:

1. Забезпечення виконання Конституції України, її законодавства та нормативних актів вищих органів виконавчої влади, прийнятих у межах їх компетенції;

2. Реалізація економічних, природоохоронних та інших програм, виконання бюджетів та звітування про їх виконання;

3. Взаємодія з органами місцевого самоврядування та здійснення делегованих ними функцій.

Функції адміністрацій.

До основних функцій належать ті, що здійснюються адміністративними службами і виконуються безпосередньо на замовлення суспільства, а саме: економічні, соціальні, культурні, правові тощо.

Серед основних функцій виділяють чотири групи.

По-перше, це функція верховної влади, завданням якої є оборона (підготовка проведення бойових дій; економічна мобілізація суспільства); підтримка міжнародних зв'язків (представництво уряду за кордоном, захист прав своїх громадян; ведення дипломатичних переговорів); захист осіб і майна; охорона громадянських прав; політична поліція (СБУ); постачання уряду політичною інформацією; судочинство (цивільне і кримінальне); громадянський стан; стосунки з релігійними установами; функціонування політичних інституцій (організація та матеріальне забезпечення національних і місцевих виборів функціонування державного та місцевого парламентів, проведення референдумів); регламентування засобів інформації.

По-друге, економічні функції, що включають організацію грошового обігу; загальну координацію економічної політики; діяльність у сфері прикладних економічних досліджень і розробок (оподаткування, грошова емісія, капіталовкладення, кредит, ціни, зовнішня торгівля, продуктивність тощо).

По-третє, соціальні функції, до яких належить діяльність у сфері охорони здоров'я, гігієни, життя та урбанізації, захист прав та інтересів найманих робітників; перерозподіл прибутків (на користь багатодітних сімей, бідних, ветеранів війни, літніх людей тощо); охорона і благоустрій природного середовища.

По-четверте, освітні та культурні функції, серед яких виділяють організацію досліджень у галузі фундаментальних наук; загальну, технічну, мистецьку освіту, спортивне виховання дітей та підлітків; підвищення кваліфікації працівників; організацію дозвілля, спортивних змагань; розповсюдження інформації неполітичного характеру; мистецтво і культуру.

Допоміжні функції адміністрацій — це функції, обумовлені внутрішньою потребою самої управлінської системи. Цільова їх спрямованість дає можливість визначити серед них такі:

а)  функція управління персоналом (добір і навчання кадрів, оцінка ефективності їх діяльності);

б)  функція придбання майна та обладнання (визначення у його потребах та придбання, управління ним);

в)  функція управління бюджетною сферою та організація бухгалтерського обліку; розробка пропозицій щодо коригування бюджетною сферою;

г)   функції юридичні та пов'язані із судовими позовами;

д) функція документування (пошук, збереження, аналіз і поширення інтелектуальної інформації, необхідної персоналу адміністративних установ для здійснення своїх повноважень).

Командні функції пов'язані із застосуванням влади певними адміністративними органами і певними чиновниками. До них належать організація досліджень поточних фактів реального стану об'єктів, державного управління; проведення і розробка довго- та короткотермінових прогнозів суспільного розвитку в усіх його сферах; розробка програм і управлінських рішень; оперативний аналіз як метод розв'язання адміністративних завдань; організація конкретних процедур і акцій (зокрема таких як вибори); організація контролю всередині адміністративних служб; зв'язки з громадськістю.

За Конституцією України (ч. 3, ст. 118), склад адміністрації формується головою адміністрації. Однак Закон про місцеві державні адміністрації не розглядає це як дискреційне право: передбачене погодження кадрових рішень щодо перших заступників, заступників голови і керівників структурних підрозділів адміністрацій з головами виконавчої влади вищого рівня.

Головою адміністрації з метою правового, організаційного, матеріально-техзнічного та іншого забезпечення діяльності адміністрації, підготовки інформаційних, аналітичних та інших матеріалів, перевірки актів виконання законодавства та розпоряджень адміністрації, надання методичної та іншої практичної допомоги органам місцевого самоврядування, утворюється апарат адміністрації в межах виділених бюджетних коштів. Апарат очолює керівник апарату адміністрації.

Основними структурними підрозділами адміністрації є управління та відділи, а також служби, інспекції та архіви. Перелік структурних підрозділів визначає голова адміністрації на основі примірного переліку, що затверджений КМУ.

Структура адміністрації наведена на рис. 1.

Голова районної державної адміністрації

Перший заступник голови районної адміністрації

Заступник голови районної адміністрації

Керівник апарату районної державної адміністрації