13.7. Информационное обеспечение предприятия
Деятельность современного менеджера немыслима без использования современных организационно-технических средств и информационной технологии при подготовке, принятии и исполнении решений.
От уровня организации процессов сбора, накопления, хранения, поиска, передачи и методов обработки информации зависит эффективность системы управления производством. Независимо от рода деятельности современного руководителя или специалиста в области менеджмента существует общая канва их построения и использования, законы и закономерности, функции и методы, организационные формы.
На рис. 13.2. представлена основная типология и реализация информационных систем управления.
Успех информационных систем управления (ИСУ) обеспечивается большим объемом типовых процедур при обработке информации (А), принятии решений (Б) и использовании системы автоматизированных рабочих мест (В).
А. Информация поступает на все уровни управления, где ее перерабатывают и пересылают следующему информатору. Работа с информацией состоит из технических, логических операций и творческой деятельности.
Технические операции включают типовые расчеты: составление справок; прием, регистрацию, подготовку и выпуск документов; контроль исполнения; прием и передачу оперативных сообщений; планирование рабочего времени и мероприятий. Они характеризуются большей частотой повторения и простыми алгоритмами действий. Для их выполнения требуется средний уровень знаний.
Такие операции иногда называют "рутинными".
Рис.13.2. Информационная система управления
Логические операции включают альтернативные расчеты по разработанному алгоритму или выбор решений по имеющимся вариантам, например, составление документации по материально-техническому снабжению, разработка бизнес-плана. Для их выполнения требуются специальные знания и определенный опыт работы.
Творческая деятельность включает действия, основанные на принятии нестандартных решений или решений при недостатке информации. Эта деятельность предполагает обоснованный риск работника. Ей присущи анализ и синтез, расчеты и прогнозы, абстрагирование и конкретизация, индукция и дедукция.
В табл. 13.4. приведены примерные затраты времени на информационные операции среди различных категорий аппарата управления.
Таблица 13.4. Затраты времени
Большая доля этих затрат приходиться на технические и логические операции особенно у руководителей низшего уровня и технических исполнителей. Эти операции в большинстве своем могут с успехом выполняться с помощью средств организационной и вычислительной техники.
Б. Большинство отклонений в работе организаций являются штатными, т.е. повторяющимися, с известным набором решений по их устранению.
Внештатные отклонения обычно возникают на базе штатных, и поэтому варианты решений по их устранению могут быть получены путем корреляции штатных методов решений с помощью информационной системы. Это достигается с помощью создания базы данных (БД) и базы знаний (БЗ) в интересующей области деятельности.
База данных содержит постоянно пополняемый архив следующей структуры:
ЦЕЛЬ – СИТУАЦИЯ – ПРОБЛЕМА – РЕШЕНИЕ – ПОБОЧНЫЕ ЭФФЕКТЫ.
Задача руководителя или референта заключается в нахождении аналогичных данных, анализе их на возможность использования в новой обстановке.
Базы данных создаются для решения на ЭВМ задач управления производством на межцеховом уровне. В каждом цехе при создании автоматизированной системы управления формируются соответствующие БД, среди них:
технологические процессы;
пооперационно-трудовые нормативы;
оснастка;
ценник на материалы и полуфабрикаты;
плановая информация о номенклатуре, количестве, сроках, трудоемкости и стоимости выпускаемых цехом деталей (изделий), календарно-плановые нормативы движения производства и др.;
оборудование (паспортные данные), стоимостные показатели, график планово-предупредительных ремонтов;
сведения о персонале (рабочих, служащих, младшем обслуживающем персонале);
справочники (классификаторы) по операциям, деталям, оборудованию, профессиям;
учетная информация о ходе производства, получаемая с документов: сопроводительной карты, суточной накладной на межучастковые, межцеховые передачи, извещений о браке, сдаточных накладных на готовую продукцию, учетных карт заготовок, сдаточных накладных на заготовки и т.д.;
нормативная информация для экономических расчетов (стоимость основных материалов, покупных полуфабрикатов, трудоемкость изготовления деталей, основная и дополнительная зарплата, цеховые расходы) и т.д.
База знаний содержит пакеты прикладных программ для анализа, предварительной оценки и сопоставления решенных и новых задач, поставленных перед специалистом.
База знаний содержит информацию о накопленном практическом опыте специалистов по управлению, используется при подготовке управленческих решений и является необходимым компонентом экспертных систем, обеспечивающих выработку вариантов решений в автоматизированном (или автоматическом) режиме.
При наличии на предприятии ЭВМ, распределенных по производственным подразделениям и их звеньям, а также по функциональным отделам и службам, может выполняться децентрализованная обработка данных. В этом случае любая территориальная ЭВМ, установленная на рабочем месте специалиста, использует только часть данных банка или соответствующей базы данных. В результате создается распределенная БД как совокупность БД, физически расположенных на различных ЭВМ, объединенных в сеть. Распределенные БД создаются с учетом схем информационных потоков.
Связка базы данных с базой знаний весьма перспективна для подготовки вариантов правильных решений. Задача руководителя выбрать из правильных лучшее.
В. Автоматизированное рабочее место (АРМ) представляет собой совокупность технических, программных, математических и информационных средств для существенного повышения эффективности всех процессов обработки информации и принятия решения человеком.
Разработаны АРМ для администратора, экономиста, диспетчера, юриста, инспектора, инженера, технолога, конструктора и т.д.
Техническое и организационное обеспечение производства. В акционерных обществах (АО) машиностроительного профиля используется вычислительная техника широкого спектра: от макро- и мини-ЭВМ, применяемых на уровнях управления АО и его подразделениями, до персональных компьютеров и микропроцессорной техники, используемых при управлении производством и технологическими процессами.
Для установления непосредственного межмашинного обмена информацией при помощи каналов связи и устройств сопряжения создаются сети ЭВМ любой конфигурации и протяженности.
При многоуровневой системе управления производством в условиях ИАСУ, наделенной развитой сетью ЭВМ, в цехах и на производственных участках создаются вычислительные комплексы (ВК). Они включают в себя автоматизированные рабочие места специалистов по управлению производством.
Сеть АРМ представляет собой проблемно ориентированный аппаратно-программный комплекс, включающий аппаратные, программные и информационные средства для решения задач пользователя (в данном случае – специалиста по управлению производством) непосредственно на его рабочем месте в режиме диалога с ЭВМ.
Вычислительный комплекс с сетью взаимосвязанных АРМ автономен в решении задач управления цехом и одновременно связан с ИТВЦ предприятия, АО для передачи синтезированной информации о результатах работы цеха по соответствующих каналам связи.
Сеть АРМ в каждом цехе организуется единой в функциональном и информационном отношении. Она охватывает все производственные, вспомогательные участки, планово-экономические подразделения, линейных руководителей, сопрягается с вычислительным комплексом цеха и имеет выход на ИВЦ предприятия. Число АРМ в сети цеха зависит от характера и масштабов производства, числа производственных участков.
Как правило, для создания одного АРМ требуется одна ПЭВМ. Физически одна ПЭВМ может обслуживать несколько АРМ специалистов. В некоторых случаях один АРМ может функционировать на нескольких ПЭВМ одновременно: это относиться прежде всего к общецеховым специалистам, принимающим решения по управлению производством в оперативном режиме работы (диспетчерам). Важной задачей в процессе создания АРМ является технически и экономически обоснованный выбор класса используемой ПЭВМ.
К машине могут подключаться периферийные устройства различного функционального назначения (для сбора, накопления и хранения информации).
Одни периферийные устройства предназначаются для установления взаимодействия с ЭВМ, другие – для установления взаимодействия с техническими объектами. К первым относятся: клавиатура и дисплей ЭВМ с монохромным или цветным экраном, графопостроители, речевые анализаторы и синтезаторы, принтеры, устройства считывания письменных текстов. Ко второму ряду устройств относятся: устройства связи с автоматикой технологического оборудования (станков с ЧПУ, автоматических линий) и транспортно-складского оборудования с контрольно-измерительной аппаратурой, устройствами связи с другими ЭВМ, модемы (устройства для передачи и приема данных по телефонной сети), устройство записи-считывания данных в штриховом коде.
Для обработки информации на ЭВМ создается программное обеспечение, содержащее пакеты прикладных программ (ППП), а также системы автоматизированного управления технологическими процессами на специальном оборудовании и взаимодействия непрофессиональных пользователей с ЭВМ, системы управления БД. Набор ППП определяется в зависимости от типа, степени автоматизации производства, наличия БЗ, архива БД, от мощности и пропускной способности сети ЭВМ и других факторов.
Организация управления производством. Создание АРМ специалистов в сфере управления производством и вовлечение непрофессиональных пользователей в процесс взаимодействия с вычислительной техникой обусловили введение в практику работы с ЭВМ диалоговой системы. Эта система предназначена для организации управленческого взаимодействия человека с ЭВМ, выдачи ему справочной или рекомендательной информации.
Организация управления производством на уровне предприятия осуществляется планово-экономическим и производственно-диспетчерским отделами, связанными с ИВЦ. Специалисты этих подразделений на соответствующих АРМ в диалоге с ЭВМ ИВЦ АО, предприятия организуют разработку производственной программы предприятия, ее экономическое обоснование, распределение по цехам и при необходимости и при необходимости соответствующую корректировку. Этот вид работы относится к функции управления производственной программой АО, предприятия и реализует межцеховое планирование и регулирование производства.
Рис.13.3. Организационно-функциональная структура
автоматизированного управления производством
На уровне цехов осуществляется разработка серии производственных программ и заданий для цехов, производственных участков, бригад, т.е. реализуется функция управления производственной программы цеха. Эту работу выполняют специалисты производственного бюро цеха.
Организационная структура управления цехом может быть представлена как сеть взаимосвязанных АРМ различных специалистов по управлению производством.
В результате децентрализованной обработки планово-учетной информации на АРМ функциональные подразделения претерпевают количественные и качественные изменения в составе и содержании работ. В первую очередь это относится к ПДБ цехов. Здесь возникает необходимость введения должности менеджера по управлению производством, который контролирует решение всех вопросов по планированию и регулированию производства. Выполняемые управленческим персоналом функции значительно шире тех, которые реализуются на АРМ, но автоматизировано выполняемые работы и расчеты являются многократно повторяющимися, трудоемкими.
Особенности управленческого труда (УТ) условиях компьютеризации. Можно отметить следующие особенности УТ в условиях компьютеризации:
Основным параметром и продуктом УТ становится информация. Она переходит в категорию товара и приобретает потребительскую стоимость.
Освобождается часть рабочего времени за счет ИСУ, на первом этапе это время будет использоваться на расширение коммуникаций с работниками, а на втором этапе – на работу с системой управления.
Возрастает комфортность УТ за счет получения качественной информации и работы с пакетами прикладных программ, имитирующих интеллектуальную вставку в общем, потенциале предприятия или подразделения.
Руководитель выбирает из нескольких вариантов правильных решений лучшее на его взгляд (а ранее – из ряда решений правильное на его взгляд).
Увеличивается стоимость результатов принятого решения. Информация как управленческое решение многократно увеличивает свою стоимость, реализуясь в материально-вещественных элементах производства.
Уменьшается двойственный характер работы руководителя. Современные руководители совмещают функции высококвалифицированных специалистов (инженеров, экономистов, врачей и т.д.) и непосредственных организаторов производства. Информационные системы управления могут существенно сократить время, затрачиваемое руководителем на работу в качестве специалиста.
Существенно уменьшается мобильность УТ. Руководитель может меньше ездить в командировки, перемещаться по закрепленным подразделениям.
ИСУ обеспечивает руководителей достоверной и полной информацией о состоянии объекта управления для принятия решения и последующей проверки его исполнения.
Использование ИСУ дает возможность расширить набор форм реализации УТ.
В качестве новых форм можно выделить деловые игры (тренинги) и моделирование с помощью компьютеров; электронные записные книжки; массовые мероприятия (совещания, заседания) с помощью современных технических средств при нахождении участников на своих рабочих местах; деловое слово, основанное на предварительном расчете и анализе с помощью ЭВМ.
Информационной основой для новых форм является база знаний и база данных.
Новые формы существенно улучшают традиционные составляющие содержания УТ и дополняют их новыми.
Из традиционных следует отметить:
– воспитательную работу,
– повышение эффективности и качества труда в управлении и производстве,
– совершенствование системы управления, – организацию личной работы,
– повышение профессионального уровня персонала.
В качестве новых составляющих содержания отметим информационную деятельность, моделирование и работу с моделями.
Автоматизация УТ с помощью ИСУ способствует усилению позитивного действия законов и принципов управления. В первую очередь это относится к законам, свойственным управлению в целом, в частности:
к закону единства систем управления;
к закону соотносительности управляющей и управляемой систем;
к закону пропорциональности производства и управления;
к закону экономии времени.
Закон единства систем управления должен предусматривать:
неразрывную связь всех звеньев организации за счет создания единой, достоверной и доступной информационной базы;
объединение разрозненных элементов реальной структуры подсистем управления в систему на единой информационной базе. Следует не допускать в рамках одной организации обособленных друг от друга подразделений, такая разрозненность приводит к большим экономическим и социальным издержкам;
накопление статистических данных о работе организации для учета положительного опыта при подготовке решений.
Реализация закона соотносительности управляющей и управляемой систем должна идти за счет:
соотносительности фондовооруженности рабочих мест производственного работника и работника аппарата управления. Часто уровень фондовооруженности производственных работников выше, чем у работников аппарата управления. В этом случае управляющая система не в состоянии качественно решать базисные задачи;
повышения профессионального уровня руководителей до уровня современной производственной технологии.
Закон пропорциональности производства и управления реализуется в следующих операциях:
планировании и прогнозировании (составлении обоснованных бизнес-планов);
поддержании оптимальных пропорций в производственной экономической и социальной области.
Использование ИСУ позволяет расширить состав или объем функций управления в расчете на одного работника. Это приводит к новым пропорциям в структуре управления и ее линеаризации.
Рассмотрим трехуровневую структуру управления (рис. 13.4).
Рис.13.4. Трехуровневая организационная структура управления
Звено "А" руководит работой технических отделов, конструкторских бюро и производственных цехов через звенья “Б1”, “Б2” и “Б3”. При использовании ИСУ отделы, бюро и цехи смогут более качественно выполнять свою работу и часть функций звеньев "Б1,Б2 и Б3". У звена "А" при использовании ИСУ также расширяются функциональные возможности. Расширение может идти за счет звеньев “Б1”, “Б2” и “Б3”. Таким образом, структура существенно упрощается и становиться двухуровневой (рис. 13.5).
Рис.13.5. Двухуровневая организационная структура управления
Таким образом, получается естественное упрощение структуры и увеличивается без ущерба для производства показатель подчиненности.
Закон экономии времени требует постоянного уменьшения трудоемкости операций в процессе управления. Это в первую очередь относится к информационным операциям по подготовке и реализации решений, возможности компьютеров позволяют успешно (революционно) реализовать данный закон. Быстродействие современных компьютеров составляет сотни миллионов операций в секунду, а человека – в среднем, одна операция в секунду. Широкий набор экономико-математических методов позволяет экономить время при формировании оптимальных решений, а наличие базы знаний экономит время на повышение квалификации работников аппарата управления.
ОБОБЩЕНИЕ
Все организационные вопросы обслуживания производства следует рассматривать системно и комплексно, так как от качества поступающих на предприятие сырья, материалов, комплектующих изделий, энергетических ресурсов, покупного оборудования и технологической оснастки ("вход" системы) зависит качество "процесса" в системе и ее "выхода" (выпускаемой продукции.
К основным задачам организации обслуживания производства (материально-техническое обеспечение, энергетическое, инструментальное, ремонтное, транспортное и складское хозяйство и контроль качества) относятся: определение места данного подразделения в системе обслуживания производства и системе менеджмента; определение целей деятельности подразделения; формирование заданий и работ по выполнению целей; разработка структуры подразделений и определение их функций; определение факторов и показателей деятельности подразделений; разработка и реализация стратегических, тактических и оперативных планов работы подразделений; обеспечение контроля и мотивация выполнения планов; анализ эффективности работы подразделений.
Основными направлениями совершенствования организации обслуживания производства являются: реализация в работе вспомогательных подразделений и обслуживающих хозяйств предприятия концепции маркетинга; анализ и выполнение принципов рациональной организации производственных и управленческих процессов; углубление предметной, технологической и функциональной специализации в обслуживании производства; автоматизация производственных и управленческих процессов; применение научных подходов менеджмента.