1 Про перспективи розвитку заводу (Допові­дач — генеральний директор Василенко се.) .

2 Про підсумки соціологічного опитування пра­цівників (Інформація начальника соціологічної служ­би Дмитренко с.А.).

Іноді, наприклад у разі протоколювання засідань колегій мі­ністерств, комітетів, порядок денний може додаватися до протоколу. Тоді його не вносять у текст протоколу, а роблять посилання: «Порядок денний засідання додається».

Основну частину тексту протоколу поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. В кожному з розділів є такі підрозділи: «слухали», «виступили», «ухвалили» («постановили», «вирішили»). Ці слова прийнято зверху та знизу відокремлювати двома інтервалами й друкувати великими літерами, кожне — від нульового положення табулятора. Після них ставлять двокрапку.

Словом «слухали» починають кожний розділ. Його друкують в одному рядку з номером питання порядку денного. Прізвища й ініціали доповідача та тих, хто брав участь в обговоренні, зазначають з абзацу (після прізвища з ініціалами ставлять тире). Текст виступу (не в лапках) починають із великої літери [якщо тексти або тези доповідей чи виступів додаються окремо, то після прізвища з ініціалами ставлять тире й роблять запис: «Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається»]. Після кожного виступу записують запитання й відповіді на них у порядку надходження (якщо є). Наприклад:

Чоботаренко А.А. — Скільки років Ви працювали головним інженером на заводі «Електрон»?

Глушко Н.М. — Вісім.

Чоботаренко А.А. — Що спричинило Ваше звіль­нення з посади головного інженера?

Глушко Н.М. — Сімейні обставини.

Наприкінці кожного розділу записують прийняту ухвалу (постанову, рішення) з обговорюваного питання порядку денного. Ухвали, що містять кілька питань, поділяють на пункти й підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Ухвала, як і всі розпорядчі до­кументи, має бути конкретною (кому, що виконати, до якого числа тощо), наприклад:

1 СЛУХАЛИ:

Архипова А.В. — Текст доповіді додається.

ВИСТУПИЛИ:

Висоцький А.К. — (наводиться стислий виклад вис­тупу) .

Пасічник Л.В. — (наводиться стислий виклад вис­тупу) .

УХВАЛИЛИ:

1.1 Відділенням ППП, ВКВ, НКУ, СЧР 21.07.2000 провести спільне засідання... (Відповідальний — зав. відділенням НКУ Прокопець В.Р.).

1.2 Заступникові директора з НВЧ Мельник М.С. у період з 19 до 22.07.2000 в актовій залі технікуму організувати виставку робіт гуртків технічної твор­чості .

2 СЛУХАЛИ: .........................................

ВИСТУПИЛИ: .........................................

УХВАЛИЛИ: ..........................................

2.1 ...........................................

2.2 ...........................................

Коли обирають посадових осіб, то в протоколі зазначають резуль­тати голосування щодо кожної з кандидатур окремо.

Протоколи бувають стислі та повні. В стислих протоколах за­значають прізвища доповідачів, теми доповідей, прізвища тих, хто виступив, рішення. За такими протоколами важко судити про пере­біг зборів. Стислий протокол доцільно оформляти, коли є сте­нограми, тексти доповідей. Стисло протоколюють оперативні наради. В решті випадків слід складати повний протокол, який містить записи всіх виступів, а отже, відбиває роботу колективу, процес напрацювання рішення в сутичці думок, у дискусіях.

Під час засідання можна скласти лише чорновий варіант про­токолу. В п'ятиденний термін протокол уточнюють, вивіряють згідно зі стенограмами й фонозаписами, редагують і оформляють. Якщо до протоколу додають стенограму, то про це роблять запис після першої частини тексту, наприклад: «Засідання вченої ради стено­графували. Стенограма додається». Готовий протокол підпи­сують голова й секретар.

Рішення колегіальних органів доводять до виконавців у вигляді окремих документів — постанов, ухвал, а на підприємствах, що діють на основі єдиноначальності, — у вигляді наказів. У решті випадків оформляють витяг із протоколу.

ВИТЯГИ ІЗ ПРОТОКОЛУ — це певна частина (уривок) протоколу, оформлена належним чином.

Витяги з протоколів оформляють на загальних, спеціальних блан­ках або на чистих аркушах паперу.

РЕКВІЗИТИ ВИТЯГУ З ПРОТОКОЛУ:

10 — назва виду документа (витяг із протоколу);

11 — дата (переносять з оригіналу протоколу);

12 — індекс (переносять з оригіналу протоколу);

14 — місце складання чи видання (переносять з оригіналу протоколу);

17 — гриф затвердження (переносять з оригіналу протоколу, якщо цей реквізит там є);

19 — заголовок до тексту (переносять з оригіналу протоколу);

21 — текст (зі вступної частини беруть пункти «Голова», «Сек­ретар», «Присутні», потрібний номер питання порядку денного, з основної — цитують пункти, що стосуються потрібного питання порядку денного);

23 — підпис (переносять реквізит з оригіналу, але голова й секретар не підписуються);

27 — позначка про завірення копії (оформляють без слова «Копія» в правому верхньому куті аркуша).