6

Лабораторна робота №6

Тема: Складання й оформлення службових документів. Протоколи та витяги з протоколів.

Мета: засвоїти навички по оформленню протоколів та витягів з протоколів

Теоретичні відомості

ПРОТОКОЛ — це службовий документ із записом ходу обгово­рення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів.

Проведенню таких заходів колегіальних органів передує велика підготовча робота, в ході якої складають низку документів, що супроводжують протокол: порядок денний, списки учасників засі­дання, списки запрошених, тексти доповідей чи тези виступів, довід­ки щодо обговорюваних питань, проекти рішень (постанов) із кож­ного питання порядку денного засідання.

Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Якщо засідання стенографують або записують на магнітну плівку, то протокол можуть складати після розшифрування записів. Веде протокол технічний секретар чи обрана особа. Призначення особи для протоколювання — важливий етап підготовки роботи колегіального органу, оскільки від її кваліфікації, вміння вникати в суть обговорюваних питань та обізнаності в них залежить якість запису виступів.

Протоколи можна оформляти від руки в спеціальному прошнурованому журналі або за допомогою друкарської машини чи іншої оргтехніки.

Оформляють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 або на загальних чи спеціальних бланках підприємства, організації, установи (бланк може мати реквізит 8). Перевагу віддають бланкам із поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

РЕКВІЗИТИ ПРОТОКОЛУ:

10 — назва виду документа (протокол);

11 — дата (зазначають дату проведення засідання колегіального органу, а не дату остаточного оформлення чи підписання протоколу. Якщо засідання тривало кілька днів, то зазначають через тире дати першого й останнього днів роботи колегіального органу, наприклад: 10-13.04.2000; 29.05-03.06.2000; 28.12.98-04.01.99);

12 — індекс [становить порядковий номер засідання цього колегіального органу; нумерація може вестися протягом календарного року, навчального року (в навчальних закладах) чи від виборів до виборів (у виборних органах)];

14 — місце складання або видання;

17 — гриф затвердження (оформляють, якщо протокол підлягає затвердженню);

19 — заголовок до тексту [містить назви виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) та колегіального органу в родовому відмінку, наприклад: «Засідання комісії», «Загальних зборів трудового колективу», «Наради директорів», «Зборів студентської ради»];

21 — текст.

Текст протоколу поділяють на дві частини: вступну та основну, вступній частині зазначають прізвища й ініціали головуючого секретаря, присутніх, порядок денний, в основній — фіксують перебіг засідання колегіального органу.

Слова «Голова», «Секретар» друкують (одне під одним) від нульового положення табулятора з великої літери. На рівні 2-го положення табулятора проставляють тире й зазначають прізвища та ініціали головуючого й секретаря. Наприклад:

Голова	— Варенич С. М.
Секретар	— Пісна Р. В.

Коли оформляють протоколи оперативних нарад, цю частину тексту проминають.

Далі зазначають присутніх. Порядок оформлення цього елемента протоколу такий. У протоколі засідання постійнодіючого колегіаль­ного органу спочатку фіксують присутніх постійних членів (за алфа­вітом), а потім — запрошених (із зазначенням їхніх посад). У прото­колі розширених засідань і зборів, де присутніх багато, склад їх зазначають кількісно, а список із прізвищами додають до протоколу, про що роблять відповідний запис, наприклад:

Присутні: 97 чоловік (список додається).

У протоколах зборів, конференцій або з'їздів, де для ухвалення рішень потрібен певний кворум, зазначають, скільки мало бути присутніх і скільки було (чи кількість відсутніх). Наприклад, у протоколах зборів пишуть: «На обліку в профспілковій орга­нізації — 282 особи, присутніх — 273, відсутніх — 9, із них 5-у відрядженні; 4—зневідомої причини».

Далі наводять порядок денний: зазначають питання, винесені на розгляд колегіального органу, й прізвища доповідачів або тих, хто готував дані питання. Кожне питання нумерують. Наприклад: