72.Сутність та призначення штатно-посадової та алфавітної книг у діяльності служби персоналу.

Штатно-посадова книга (штатний формуляр) – це основний робочий документ відділу кадрів, який відображає стан уком­плектування персоналу підприємства.

Штатно-посадову книгу веде працівник відділу кадрів на основі штатного розпису. Облік працівників у штатно-посадовш книзі ведеться за цехами, відділами та іншими структурними під­розділами. Усі записи в штатно-посадовій книзі повинні вестисі регулярно одночасно з оформленням наказів про прийняття на роботу або призначення на посаду, переведення працівника в ін­ший структурний підрозділ.

На випадок зміни штатного розпису після записів працівників за структурними підрозділами необхідно залишати місце для змін та продовження записів. Порядкові номери працівників у штатно-посадовій книзі на­даються їх особовим справам та особовим карткам.

Алфавітна книга ведеться для полегшення оперативного розшуку особової справи та особової картки, а також для одер­жання довідкової інформації про працівників. Книга заводиться на всіх працівників за підрозділами чи категоріями персоналу за­лежно від структури підприємства та чисельності працюючих. Записи в алфавітній книзі здійснюються одночасно з оформленням наказів про прийняття, переведення чи звільнення працівни­ка. Прізвище, ім'я, по батькові прийнятого працівника запису­ються у відповідному розділі на відповідну літеру алфавіту, а прізвища звільнених чи переведених працівників викреслюють­ся тонкою червоною лінією.

Користуючись алфавітною книгою, можна швидко з'ясувати, де працює особа, знайти її особову картку, з'ясувати, коли звіль­нився чи був переведений той чи інший працівник, яка плинність кадрів у даному підрозділі. Алфавітна книга, як правило, заводиться на підприємствах з великою кількістю персоналу.

73. Комп'ютеризація кадрового діловодства

Комп'ютеризація кадрового діловодства є однією з основних умов раціональної організації діловодних процесів у організації, засобом підвищення ефективності діяльності кадрових служб, фактором зростання продуктивності й оперативності праці менед­жерів.

Механізація та автоматизація кадрового діловодства мають здійснюватись на підставі впорядкування системи документуван­ня управлінської діяльності, уніфікації й скорочення кількості форм документів, які створюються в організації. Упроваджувати комп'ютеризацію необхідно на всіх етапах діловодства,починаючи з підготовки документів, їхнього ко­піювання, оперативного розмноження, експедиційного оброб­лення, реєстрації та пошуку, швидкого транспортування, заве­ршуючи контролем виконання та надійним зберіганням документації.

Упровадження комп'ютерних технологій у кадровому діло­водстві дає змогу підвищити ефективність діяльності праців­ників кадрової служби, зекономити витрати часу на підготовку та пошук необхідних документів, посилити контроль за ство­ренням, веденням та зберіганням документації з персоналу ор­ганізації.

74. Об'єктивні й суб'єктивні чинники зміни потреб організації в персоналі

У процесі планування потреб у персоналі до уваги береться дія багатьох чинників, під впливом яких перебуває організація. Відповідно до місця організації на ринку праці, усю сукупність чинників, що визначають потребу в персоналі, можна поділити на дві групи за ознакою напряму дії.

Першу групу становлять зовнішні чинники. У цій групі виді­ляють підгрупи: фактори безпосереднього впливу на стан ринку праці (темпи економічного зростання, рівень інфляції та безробіття, структурні зрушення), техніко-технологічні фактори, опосередкована (полытика), чинник конкуренції.

Разом із зовнішніми чинниками великий вплив на потребу кад­рів справляють внутрішні чинники. Вони тісно пов'язані з цілями організації, а тому відповідно до них можуть бути поділені на та­кі три групи: стратегічні, середньострокові й поточні.