9. Отношения со средствами массовой информации.

- Отношения со средствами массовой информации (СМИ) являются важнейшей составляющей ПР. Общественное мнение в основном формируется под воздействием того, что люди читают в прессе, слышат по радио или видят по телевидению ( TV ), поэтому сотрудничеству со СМИ специалисты по ПР уделяют особое внимание.

Функции связи с прессой могут реализовываться сотрудниками самой организации либо привлеченными консультантами. В крупных организациях, как правило, создаются информационно-аналитические службы или пресс-центры, являющиеся подразделениями отдела ПР. В небольших организациях существует должность ответственного за связь с прессой, в обязанности которого входит:

1)      поддерживать постоянные контакты с представителями прессы;

2)      подготавливать и предоставлять материалы для печати;

3)      отвечать на запросы и предоставлять комплексные информаци онные услуги,

4)      составлять и выполнять план выпуска заявлений для печати и очерков о деятельности организации;

5)      осуществлять мониторинг - отслеживание, анализ и оценку со общений печати, радио и TV ; по необходимости принимать меры к исправлению ошибок в сообщениях или выступать с опровержениями;

6)      обеспечивать информационно-аналитическую поддержку менеджеров и сотрудников организации по вопросам, затрагивающим ее интересы;

7)      создавать банк данных, видео- и фототеку об истории организа ц ии и ее общественно значимой деятельности;

8)      организовывать брифинги и пресс-конференции;

9)      подготавливать интервью должностных лиц организации для СМИ.

По вопросам, представляющим жизненно важный интерес для ор ганизации, от ее имени должен выступать не ответственный за связь с прессой, а сам руководитель организации. В свою очередь ответствен ный за связь с прессой должен прилагать максимум усилий по подготов ке выступления руководителя и обеспечению его участия в общественной жизни.

Информация в прессу может быть представлена в виде следующих материалов.

1. Пресс-релиз 

2.       Бэкграунд ( background paper ) - информация текущего характе ра, не содержащая сенсаций. Такого рода информация регулярно рассы лается в СМИ для обеспечения непрерывного потока новостей, исходящих от организации. Бэкграунд служит также для конкретизации информации, представленной в пресс-релизе.

3.       Пресс-кит 

4.       Авторская статья ( by - liner ) - статья, подготовленная ПР-службой и подписанная руководителем или другим должностным лицом организации.

5.       Обзорная статья (round-up article). Многие издания неохотно публикуют обзорную информацию о деятельности различных организа ций в рамках конкретной отрасли. Такие материалы могут быть подготовлены ПР-службой организации. При этом одно упоминание малоиз вестной фирмы в ряду широкоизвестных и завоевавших хорошую репутацию организаций способно создать известность или повысить престиж этой фирмы.

6.       Форма “вопрос-ответ” ( question - and - answer form ) - это перечисление наиболее часто задаваемых вопросов по какому-либо предмету с подробными ответами на них. С помощью такой формы на страницах газеты может быть имитировано интервью или круглый стол по какой-либо тематике.

Информация должна быть оперативной и интересной, написанной живым и доступным языком. Текст не следует перегружать лишней информацией. Сообщение должно быть конкретно и удобно для воспри ятия.

Пресс-релиз - это самый распространенный способ передачи ин формации в прессе, первое по значимости средство ПР.

Медиа-карта должна содержать и информацию об изданиях, контактов с которыми необходимо избегать.

Ответственному за связь с прессой следует знать специфику функ ций персонала газеты и адресовывать пресс-релиз конкретному лицу.

Готовый пресс-релиз отправляется в СМИ по обычной или элек тронной почте, по факсу либо передается через курьера.

Всегда следует помнить о значении личных контактов с работниками СМИ. Из личного знакомства не следует, что материал обязательно будет опубликован, однако оно, безусловно, обеспечивает преимущество перед коллегами, не знакомыми лично с редактором или журналистом, и может в перспективе привести к благоприятным резуль татам. После того как материал напечатан, необходимо связаться с редактором или журналистом и поблагодарить его за точную и высокопрофессиональную передачу информации.