4. Складання заголовків справ

1. Після вибору схеми побудови номенклатури справ виконавці роботи починають складати заголовки справ. Заголовок повинен стисло та в узагальненому вигляді розкривати основний зміст і склад документів справи. Неприпустимо вживати у заголовках формулювання на зразок: "різне листування", "загальні матеріали" тощо та складні граматичні звороти.

Вид справи (журнал, книга) або види документів у справі (протоколи, накази, звіт, листування) вказуються на початку заголовку.

2. Елементи заголовку справи у номенклатурі розташовуються у такій послідовності:

• назва виду справи (журнал) або видів документів (накази, листування);

• автор документа (назва організації, її структурного підрозділу або прізвище особи);

• кореспондент або адресат (назва організації, від якої одержані, або якій направлені документи);

• короткий зміст документів справи;

• назва місцевості (території), з якою пов'язаний зміст документів справи;

• дати (період), яких стосуються документи справи;

• вказівки на копійність документів справи.

Наприклад, "Листування з архівними відділами районних державних адміністрацій Київської області про хід громадського огляду забезпечення схоронності документів у 1996 році", "Книга обліку посвідчень про відрядження працівників Березанського районного управління сільського господарства та продовольства", "Протоколи засідань колегій управлінь юстиції обласних державних адміністрацій (копії)".

3. У заголовках судових, слідчих, особистих, арбітражних справ, котрі пов'язані послідовністю ведення діловодства за одним конкретним питанням, вживається термін "справа".

У заголовках справ, котрі містять документи з одного питання але не пов'язані послідовністю ведення діловодства, вживається термін "документи" (у значенні "вид справи"). Основні різновиди документів, згрупованих у справі, вказуються наприкінці заголовку в дужках, як-от: "Документи про проведення міжгалузевих та галузевих виставок (плани, списки, доповіді, характеристики експонатів)".

Термін "документи" вживається також у заголовках справ, котрі містять додатки до якогось документа. Наприклад, "Документи до протоколу засідань вченої ради інституту".

У заголовках справ, котрі містять листування, вказується, ким та з якого питання воно ведеться.

4. Заголовки справ формулюються на картках, на які спершу переписуються заголовки індивідуальних номенклатур справ, складених або уточнених у результаті вивчення складу та змісту документів у базових організаціях, а також надісланих від інших організацій.

На картці зазначається термін зберігання справи, передбачений індивідуальною номенклатурою справі (додаток 1).

Картки систематизуються за групами справ, на які складаються узагальнені заголовки, що відображені в індивідуальних номенклатурах. Після цього на картках складається примірна або типова номенклатура справ і упорядники переходять до визначення термінів їхнього зберігання у розроблюваній номенклатурі.

5. Визначення термінів зберігання справ

1. Терміни зберігання справ, котрі включені до номенклатури, визначаються з урахуванням їхньої наукової історико-культурної цінності відповідно до чинних Типового та відомчих (галузевих) переліків документів, а також переліків документів, які підлягають передачі на державне зберігання.

Для документів, котрі не передбачені чинними переліками, терміни зберігання встановлюються на підставі їхнього вивчення експертною комісією центрального або місцевого органу державної влади, центрального органу об'єднання громадян за погодженням із ЦЕПК Головархіву України або експертно-перевірними комісіями (ЕПК) державних архівів Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя.

При цьому в номенклатурі справ робиться примітка "Термін зберігання встановлений (назва ЕПК державного архіву, протокол № ___ від _________)", а ЦЕПК Головархіву України надсилається до відома рішення відповідної ЕПК.

2. Постійний термін зберігання мають справи, які відображають основні напрями діяльності організацій. Постійний термін зберігання доцільно встановлювати також для справ, котрі складаються з документів, надісланих місцевими організаціями до центральних органів державної виконавчої влади, об'єднань громадян.

Якщо передбачені номенклатурою справи складаються з документів, надісланих організаціями районної, міської ланки до вищих органів обласної (Автономної Республіки Крим) ланки, то вони повинні мати тимчасові терміни зберігання. Постійно зберігатися будуть аналогічні справи, які відклалися в організаціях обласної (Автономної Республіки Крим) ланки.

3. Важливе значення для визначення термінів зберігання передбачених номенклатурою справ має виявлення дублетних справ. щонайперше тих, які надсилаються з підлеглих організацій до вищих галузевих органів, а також вирішення питання, від якої категорії організацій ці справи будуть надходити до складу Національного архівного фонду (НАФ).

При надходженні до одного державного архіву справ вищої та підлеглих організацій на зберігання приймаються справи від вищої організації.

Якщо справи надходять до різних державних архівів, вищої організації - до центрального державного архіву, а підлеглих - до обласних державних архівів, то ці справи повинні включатися до складу НАФ у архівних фондах обох організацій.

Ця вимога не поширюється на справи, які складаються з документів, надісланих із вищої організації до підлеглих до відома, а також на ті справи, що складаються з документів, які не стосуються основної діяльності організацій (органів управління).

4. Окрім постійного і тимчасового термінів зберігання для деяких справ практичного значення можуть також встановлюватися такі терміни, як "Доки не мине потреба" або "До заміни новими". Такі справи, як правило, складаються з документів, надісланих із вищих організацій до підлеглих, і включають у себе інструкції, методики тощо, які чинні протягом тривалого часу.

Крім того, довготривалі терміни зберігання справ. котрі складаються з документів, що мають практичне значення, можуть застерігатися такими примітками, як "За умови закінчення терміну угоди", "По закінченні розрахунків", "По закінченні ревізії" тощо.

5. Для деяких справ тимчасового зберігання у номенклатурі проставляється позначка "ЕПК", яка означає, що окремі документи зі складу цих справ можуть бути відібрані до складу НАФ для постійного зберігання. У цих випадках проводиться додаткова експертиза цінності цих справ і остаточне рішення приймає ЕПК відповідної державної архівної установи.

Позначка "ЕПК" проставляється у номенклатурах справ у випадках, коли вона передбачена Типовим або відомчими (галузевими) переліками документів, а також, коли утруднено визначення конкретних термінів зберігання тієї чи іншої справи, що містить різні документи.

Позначку "ЕПК" у номенклатурах слід вживати тільки у необхідних випадках, коли від неї не можна відмовитися.