ГОЛОВНЕ АРХІВНЕ УПРАВЛІННЯ ПРИ КАБІНЕТІ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ

УКРАЇНСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ

НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ ІНСТИТУТ АРХІВНОЇ СПРАВИ ТА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА

Методичні рекомендації з розробки та застосування примірних та типових номенклатур справ

КИЇВ - 1997

1. Загальна частина

1. Примірні та типові номенклатури справ (далі - номенклатури справ) розроблюються міністерствами, іншими центральними органами державної влади, центральними органами об'єднань громадян, органами державної влади Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя, іншими організаціями, які мають мережу підлеглих підприємств, установ і організацій (далі - організацій), задля створення методичної основи раціонального ведення діловодства, визначення єдиних термінів зберігання однотипних справ, упорядкування обліку та формування документів у справах на стадії діловодства.

2. Типова номенклатура справ розроблюється для однорідних за характером діяльності та структурою організацій. Це нормативний документ із єдиною системою індексації, обов'язковий для впровадження без жодних винятків, котрий встановлює типовий склад, утворюваних у діловодстві.

3. Примірна номенклатура справ має рекомендаційний характер і встановлює приблизний склад справ, утворюваних у діловодстві однорідних за характером діяльності, але різних за структурою організацій. Індивідуальні номенклатури справ, складені на її підставі, можуть мати відхилення від оригіналу.

4. Примірні та типові номенклатури справ є нормативно-методичними посібниками, які використовуються при складанні індивідуальних номенклатур справ органів державної влади, колективних сільськогосподарських інститутів, видавництв, редакцій газет і журналів, місцевих організацій творчих спілок тощо.

2. Організація роботи по складанню номенклатур справ

1. Номенклатури справ розроблюються центральними та місцевими органами державної влади, центральними органами об'єднань громадян або, за їхнім дорученням, галузевими науково-дослідними закладами. На замовлення вказаних вище органів вони можуть розроблюватися на договірних засадах центральними та місцевими державними архівними установами.

2. Початковий етап складання номенклатури справ - вибір організацій, на які поширюватиметься її дія. Головний критерій їхнього відбору - однорідність виконуваних ними функцій. Номенклатури справ можуть складатися як для однієї, так і (поетапно) для кількох груп організацій, котрі входять до галузевої системи.

3. Розробка номенклатур справ на службу діловодства органу державної влади, об'єднань громадян (управління справами, загальний відділ, канцелярія тощо) та включається до плану її роботи.

Якщо орган державної влади, об'єднання громадян, який запланував складання номенклатур справ, доручає або замовляє цю роботу іншій організації, то контроль за її виконанням, рецензування проекту, погодження та затвердження номенклатур справ у встановленому порядку планує й організовує його служба діловодства.

4. Безпосередні виконавці роботи по складанню номенклатур справ визначаються керівником служби діловодства у відповідності до їхніх посадових обов'язків.

Керівником роботи по складанню примірної або типової номенклатури справ призначається, як правило, співробітник, відповідальний за складання індивідуальної номенклатури справ центрального або місцевого органу державної влади, центрального органу об'єднання громадян.

У розробці примірних або типових номенклатур справ обов'язково беруть участь керівники підрозділів вказаних вище органів, або особи, які відповідають за архівні документи.

5. Примірні та типові номенклатури справ, розроблені центральними органами державної влади, об'єднань громадян, надаються для погодження Центральній експертно-перевірній комісії Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України (Головархів України). Номенклатури справ, складені місцевими органами державної влади, об'єднань громадян, погоджуються з експертно-перевірними комісіями (ЕПК) державних архівів Автономної Республіки Крим, відповідних областей, міст Києва та Севастополя.

6. Номенклатури справ затверджуються керівниками центральних та місцевих органів державної влади, об'єднань громадян, котрі їх розробили.

7. Номенклатури справ підлягають перезатвердженню у випадку зміни функції організаціями, на які вони поширюються.

Органи державної влади, об'єднання громадян здійснюють контроль за впровадженням примірних та типових номенклатур справ у підлеглих галузевих системах. При цьому увага зосереджується на розробці та впровадженні організаціями, на підставі примірних, типових чи індивідуальних номенклатур справ, правильності формування документів у справи та дотриманні передбачених номенклатурами термінів їхнього зберігання.