63. Визначити порядок контролю виконання управлінських рішень

Після того, як почалось виконання рішення, менеджер повинен здійснювати контроль за ходом його виконання.

Контроль — це спостереження, нагляд з ціллю перевірки стану виконання рішення. Він здійснюється шляхом обліку ходу виконання, своєчасно виявляє відхилення від заданої програми, дає можливість ліквідувати причини відхилення, або попередити про наміри несвоєчасного виконання рішення.

Труднощі у здійсненні контролю полягають у тому, що треба одночасно контролювати хід виконання багатьох рішень і розпоряджень за різними показниками. Для цього в організації створюється спеціальна система контролю виконання рішень (наказів, постанов, розпоряджень).

Важливим засобом контролю виконання прийнятих рішень є систематичне заслуховування звітів з виконання прийнятих рішень на засіданнях колегіальних органів (правліннях, колегіях, президіях, радах), нарадах у керівників організації, менеджерів структурних підрозділів.

Іноді у ході виконання рішення виникає необхідність його корегування. Причинами цього можуть бути:

погана організація виконання рішення;

різкі зміни ситуації у зовнішньому середовищі;

неякісна розробка самого рішення та ін.

Ці причини призводять до необхідності зміни уже прийнятого рішення.

64. Охарактеризуйте процес керування конфліктами і стресами

Конфлікт - це відсутність згоди між двома або більшими сторонами, які можуть бути конкретними особами або групами. Для ефективного управління конфліктом необхідно виявити причини виникнення конфліктності ситуації.

Основні причини конфліктів:

1. Розподіл ресурсів між підрозділами організації.

2. Взаємозалежність завдань - діє скрізь, де один працівник або група залежить від виконання завдань іншої особи або групи.

3. Різниця в цілях - виникає, коли організація стає спеціалізованою або розділяється на окремі самостійні підрозділи.

4. Різниця в уявленнях і цінностях

6. Незадовільні комунікації

Модель конфлікту представляє собою процес, який складається з: управлінської ситуації, джерел конфлікту, можливостей розповсюдження конфлікту, реакцією на ситуацію (конфлікт може припинитися), конфлікт здійснюється, управління конфліктом, функціональні і дисфункціональні наслідки конфлікту.

При наявності одного або двох джерел конфлікту підвищується можливість виникнення конфліктної ситуації. Але якщо сторони домовилися, тоді ситуація може стабілізуватися. Справжній конфлікт проявляється у тому випадку, коли одна сторона чинить неодноразові спроби доказати свою правоту за допомогою: примушення винагород, традицій, експертних оцінок, переконання, блокування позиції.

Управління конфліктом на майбутнє може забезпечити усунення причин конфлікту або навпаки ще більше розкриє конфліктну ситуацію.

Стрес - емоційний стан організму, який обумовлений надмірним тиском на особу і згодом здійснює на неї деморалізуючу дію.

Управління стресами - це процес цілеспрямованої дії на персонал організації в цілях адаптації особи до стресової ситуації, усунення джерел стресу і опанування методами їх нейтралізації усім персоналом.

Керівники повинні навчатися управляти стресом і використовувати для цього наступні способи:

розробити систему пріоритетів в своїй;

навчитись говорити "ні", коли досягнута межа напруги, після якої неможливо брати додаткове навантаження тощо

Однією з нагальних завдань сучасного менеджменту є пошук шляхів підвищення стресостійкості людини. Стресостійкість менеджера - це його здатність свідомо протистояти тривалому стресу. Відомо, що при тривалому перебуванні у стані навіть слабкого стресу створюється серйозна небезпека для психічного стану менеджера і його здоров'я.

65. Охарактеризуйте планування як функцію менеджменту

Планування передбачає рішення про те, якою повинна бути мета організації і що повинні робити її члени, щоб досягти цієї мети.

Так стратегічне планування (вищий рівень) дозволяє передбачити в довгостроковій перспективі основні складові організації; оцінити тенденції в її оточенні; припустити поводження конкурентів. Головна задача планування на цьому рівні оцінити як буде поводитися організація у своїй ринковій ніші.

Тактичне планування (середній рівень) дозволяє визначити проміжні цілі на шляху досягнення стратегічних цілей і задач. При цьому детально розробляються засоби і способи рішення задач, використання ресурсів, упровадження нової технології і т.д.

Оперативне планування (нижній рівень) дозволяє розробити повсякденну короткострокову тактику (звичайно до року) для того, щоб забезпечити важелі й інструменти впливу на виробничий процес, визначити сильні і слабкі сторони функціонування організації.

Ефективність планування як функції управління залежить від того, якими принципами планування керуються при складанні плану:

1. Повнота планування - при плануванні повинні враховуватися всі події і ситуації, які можуть мати значення для функціонування організації.

2. Точність планування - при складанні планів використовуються сучасні методи, засоби, тактика і процедури, що забезпечують точність прогнозів.

3. Ясність планування - мета і міроприємства планування повинні мати прості і легкі при відтворенні формулювання, доступні всім членам організації.

4. Безперервність планування - це не одноразовий акт, а безперервний процес.

5. Економічність планування - витрати на планування не повинні співвідношенні з одержуваним від планування виграшем.

Види техніки планування варіюють від таких традиційних методів планування таких як бюджетні методи до більш складних - моделювання, розробка планів на основі теорії ігор і проектів сценаріїв.

Серед найбільш розповсюджених інструментів планування - це бюджетний метод, за допомогою якого можна наочно представити приплив і відтік готівки, капіталу й інших ресурсів.

Інший прийом - аналіз окупності: за допомогою аналітичних даних про окупність можна найбільше точно прорахувати і співвіднести витрати, доходи і виробничі потужності.

Раніше широко застосовувався метод оперативного дослідження, що включає теорію черг, ігор, імітаційне моделювання. Названі моделі носять кількісний характер, але успішно застосовуються для рішення якісних питань планування.

66. Контроль – як функція менеджменту.

Контроль покликаний завчасно виявляти небезпеки, помилки, відхилення від існуючих стандартів і тим самим створювати основу для удосконалення роботи. Контроль у самому загальному виді означає процес порівняння (зіставлення) фактично досягнутих результатів із запланованими.

Незалежно від обраної технології остаточна мета контролю полягає в тому, щоб обслуговувати різні плани і цілі менеджменту.

Розрізняють наступні види контролю:

1. Попередній здійснюється до фактичного початку робіт. Прикладом у фінансовій області є бюджет, що дає відповідь на питання, коли, скільки і які засоби буде потрібно організації.

Попередній контроль має різновиди: діагностичний контроль включає такі категорії як вимірники, еталони, попереджувальні сигнали. Терапевтичний контроль дозволяє не тільки виявити відхилення від нормативів, але і ужити виправних заходів

2. Поточний контроль здійснюється в ході проведення робіт.

Найчастіше об'єктом його є співробітники (контролюються начальником).

3. Заключний контроль націлений на запобігання помилок у майбутньому.

У процедурі контролю розрізняють три етапи:

Етап А - установлення стандартів (конкретних цілей, прогрес у відношенні яких піддається виміру). На етапі встановлюються часові рамки і конкретний критерій, по якому оцінюється робота.

Етап Б - зіставлення досягнутих результатів із установленими стандартами. Полягає у визначенні масштабу відхилень, вимірі результатів, передачі інформації і її оцінці.

Етап У – визначення і прийняття необхідних коригувальних дій (нічого не починати, усунути відхилення, переглянути стандарт).