Тема 6. Структурирование таблиц теоретическая часть Понятие структуры и структурирования таблиц

Структурирование заключается в распределении данных по уровням иерархической структуры. Путем отмены/восстановления отображения уровней можно добиться представления на экране только необходимой информации. Структурирование позволяет значительно упростить работу с содержащимися в таблице данными.

Разбиение на уровни структуры может выполняться как по горизонтали, так и по вертикали. На первом уровне структуры обычно находятся итоговые данные по объекту, на втором - итоговые данные подобъекта, а на третьем — данные о каждом элементе объекта.

Данные первого уровня нельзя скрыть.

Основные элементы структурирования таблиц

Наиболее простой способ создания иерархической структуры таблицы заключается в применении функции автоматического структурирования. В этом случае уровни структуры должны изначально быть «заложены» при построении таблицы. Чтобы можно было автоматически создать структуру таблицы, достаточно разместить указатель ячейки внутри таблицы. В результате программа Ехсе1 определит, что эту таблицу нужно структурировать. Если структурируемая таблица содержит большое количество пустых строк, следует маркировать диапазон ячеек, который должен быть разбит на уровни структуры.

После указанной структурируемой области надлежит активизировать Вкладку данные - группу Структура ^ Группировать - в открывшемся окне указать что группировать. Слева от заголовков столбцов появятся кнопки с номерами уровней структуры, позволяющие отображать и скрывать соответствующие уровни. Линейки уровней слева от заголовков строк показывают, какие группы охватывает каждый уровень структуры. Один уровень структуры может включать несколько групп. Значения, которые не могут быть разбиты на уровни,

обозначаются точками.

В Ехсеї можно создать до восьми уровней иерархической структуры. Для отмены/восстановления отображения уровней структуры предназначены символы структуры: номера уровне - 1, 2, 3 ...; линейка уровня; знак «-« (минус) - предназначен для восстановления отображения скрытого элемента структуры; . отдельные значения.

Если уровень структуры содержит несколько групп, можно скрыть как весь уровень, так и отдельные уровни. Чтобы скрыть одну из групп уровня , следует выполнить щелчок на соответствующей кнопке со знаком минус. В результате щелчка на кнопке с номером уровня удаляются с экрана все более низкие уровни. Если уровень содержит только одну группу, скрыть более низкие уровни можно, щелкнув на соответствующей кнопке со знаком минус. После отмены отображения уровня или группы в левой (или в верхней) части окна появляется кнопка оо знаком плюс, предназначенная для восстановления отображения скрытого элемента структуры.

Путем отмены/возрбновления показа уровней структуры можно отображать только необходимые данные таблицы.

Команда Итоги: назначение, технология выполнения, особенности работы с командой

Команда Итоги помогает упорядочить список посредством группировки записей с выводом промежуточных итогов, средних значений или другой вспомогательной информации. Она также применяется вывода итоговой суммы в верхней или нижней части списка и облегчает суммирование числовых столбцов. Кроме того, эта команда отображает список в виде структуры, что позволяет разворачивать и сворачивать разделы простыми щелчками мыши.

Технология включения промежуточных итогов в список производится так:

• организовать список так, чтобы записи каждой группы следовали в нем подряд: отсортировать список по тому полю, на котором основаны группы (по наименованию материала, фамилии и т.д.). Для сортировки использовать вкладку Данные - группу Сортировка и Фильтры - кнопка Сортировка;

• установить курсор на таблицу и открыть вкладку Данные - группа Структура - кнопка промежуточные итоги — открывается диалоговое окно Промежуточные итоги;

• выбрать из раскрывающегося списка При каждом изменении в группу, для которой определяются промежуточные итоги. Это должен быть тот же столбец, по которому сортировался список;

• выбрать из списка Операция статистическую функцию, которая будет использоваться для вычисления промежуточного итога (чаще СУММ, КОЛ-ВО значений, СРЕДНЕЕ, МАКСИМУМ, МИНИМУМ, ПРОИЗВЕДЕНИЕ и др.);

• выбрать из списка Добавить итоги по столбец или столбцы для расчета промежуточного итога. Установка некоторых флажков позволяет вычислить итоги по нескольким столбцам, однако, не надо забывать снимать ненужные флажки - ОК.

При KMMfeOM юмемеммн е: Haseat*« дв’ сала	V
£ви?раи>*я:
Cyr-*t«	V
Добавить итоги по:
1 Фак ГИЧЄСК4Я с тонное гь	Л
Г ' ) Пвуоваа с то»и«х 1ь в ♦
jv JjSfiSBSjSjSîXBSÏSBâSEl!	3» v
(3 ЗЛівнить такущйе итоги
I Cj Конец страницы между группа«« |
Йтоо* йод данными
{Убрать воё~| OK	J Ls™?« J

Экран вместе с промежуточными итогами, символами структуры и общей суммой принимает следующий вид:

_	h л ’	g т	С	0 !	ТТ	F і 6 : Н г -її/	J J	Л л. ~
1
12 !<ібооо
	Район	Название .	Плановая ;	Фактическая :
V		детсада ;	стоимость .	СШМОСТЬ
'ГЩ	* 1.	Солнышко	2Ш:	30710-		10
1 Шм	Кнегшй	Солнышка	!8?20	15000	3?20>
1 Г^Ги 6 : Киеве КИЙ ЙІ0Г			394»
і ’ ■ 17 Éopoamoecmii		Ззйчик	ШШ	16800-		400
1 ■ ! 8 ;Ворошвдо8«ий > : 9 ;і6орВШШ8ШЙ		Зайчик Золотой ключнк	13120' 1562*	12735: ш-	395-	5038
iS 11l^8Bpewmeeam« Иш f ’ [І1.ЙА*І«ЄШЙ 39Ш0Й OllCW 1 • йЗ'Бу^енобМй Содами»® і ;*L-! ІЗ Буденовский Итог			«140 от' Ш 37920	13ЯЮ ' 17352	1Ш- 608-
; U :06віий um Г тш			12Ш
і MÈ
к т

Чтобы отменить структуру И Промежуточные '"ИТОГО необходимо в окне диалога Промежуточные итоги нажать на кнопку Убрать все.