9) Справочные данные об организации

- почтовый адрес; - телефон/факс - E-mail (адрес электронной почты); - банковские реквизиты.

Нагатинская ул., 6, Москва, 109145 (Правила почтовой связи, 1995 г.) «Г» не пишется для городов Москва, СПб, Екат-г

10) Название вида документа:

должно быть выделено, на письме название документа НЕ пишется.

11) Дата - это дата подписания, придает юридическую силу подписи, для протокола – дата заседания, для акта – дата события

а) 03 февраля 2006 г. – этот формат чаще используется в финансовой и бухгалтерской документации.

б) 03.02.2006 (в конце точка НЕ СТАВИТСЯ, кроме тех случаев, когда дата стоит в конце предложения).

Разрешенный ГоСТом вариант 2006.02.13 практически не используется

12) Регистрационный № документа - номер, который присваивается документу при регистрации.

Должен быть таким, чтобы документ было легко найти. Похожие документы группируют, тогда № будет состоять из нескольких частей.

Например, для исх. писем: 34-8/15 означает что: это 34-ый документ в 8 структурном подразделении после исполнения будет подшит в 15 дело; для договоров – 121/18 (номер одной стороны / номер другой стороны).

13) Ссылка на номер и дату документа, например:

На №______ от 00.00.0000

Заполняется на ответных письмах, указывается дата и номер письма, на которое отвечаем.

Пишется только на письмах

14) Место составления или издания:

Город, район, область. Используется в том случае, если из названия организации не понятно где составлен документ.

15) Адресат – тот, кому адресован документ.

Указывается в следующей последовательности:

организация (в им. п.!) должность получателя (в дательном падеже) инициалы и фамилия получателя (в дат. п.) адрес получателя

Пишется на письмах, заявлениях, служебных записках в правом верхнем углу.

16) Гриф утверждения документа

При утверждении документа должностным лицом		Если документ утверждается другим документом
УТВЕРЖДАЮ Должность Личная подпись И.О. Фамилия Дата			УТВЕРЖДЕН протоколом собрания №3 от 13.02.2006

17) Резолюция - надпись на документе, содержащая решение, принятое должностным лицом, его подпись, дату.

Морозовой И.А.

Подготовить проект договора с АО «Вист» к 05.03.2006

личная подпись

дата

18) Заголовок к тексту - краткое содержание текста,

например: О сроках поставки продукции

Согласуется с наименованием вида документа, точка в конце НЕ ставится, на документах формата А5 заголовок можно не писать.

Заголовок располагается в левой части документа на нескольких строках, НО если заголовок занимает более 5 строк, то его можно продлить до правого поля.

19) Отметка о контроле - ставится, когда исполнение документа берут под контроль

ставится буква К вверху справа

20) Текст – текст документа (подробнее – при рассмотрении конкретных видов документов).

21) Отметка о наличии приложений - пишется во всю ширину листа под текстом:

Приложения: 1. Название приложения, кол-во экз., кол-во листов,

2. Чертежи в 2 экз. на 5 л.

На самом приложении сверху в правом углу пишут:

Приложение № 1

к приказу № 2 от 03.04.99

22) Подпись – подпись должностного лица, в следующем порядке:

Должность личная подпись И.О. Фамилия

Если документ подписывается группой лиц, то подписи идут в порядке иерархии должностей.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии, не допускается приписывать предлог «Зам», «За», ставить косую черту перед наименованием должности. Можно зачеркнуть, будет некрасиво, но правильно.

23) Гриф согласования в следующем виде:

а) СОГЛАСОВАНО

Должность

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

б) СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК №2 от 03.04.99

24) Виза согласования документа – для внутреннего согласования документов, оформляется в следующем порядке:

Замечания к документу (может и не быть)

Должность

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Ставится на последнем листе документа внизу.

25) Печать – заверяет подлинность подписи должностного лица

Ставится так, чтобы захватывала часть должности в реквизите «подпись», должна быть хорошо читаема, не закрывать самой подписи.

26) Отметка о заверении копии необходима при заверении соответствия копии подлиннику.

Под реквизитом «подпись» пишется Верно

Подпись, заверившего документ, дата

27) Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя документа (который составляет текст) и номер телефона.

Необходим для запроса дополнительной информации, уточнения данных и т д.

Располагается на последнем листе документа в левом нижнем углу.

+ могут быть сведения о том, кто печатал документ - инициалы, кол-во экз., дата распечатки

например, НК 3 17.03.2002