3. Организация использования архивных документов и обеспечения их сохранности

3.1 Использования архивных документов

Использование документов – применение пользователями и архивом архивных документов и/или информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства.

Основными формами использования документов в архиве являются:

• информационное обеспечение пользователей (органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударствен-ных и общественных организаций, объединений и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

• представление документов пользователям для исследований в читаль-ном зале;

• экспонирование документов на выставках;

• использование документов в средствах массовой информации;

• проведение информационных мероприятий (встреч с общественнос-тью, экскурсий в архивы, презентаций, «дней открытых дверей», лек-ций, докладов, устных журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием документов;

• выдача документов во временное пользование;

• публикация документов в различных формах.

Использование документов архива в средствах массовой информации представляет собой подготовку информационных материалов для периодической печати, радио и телевизионных передач, кинофильмов.

Для периодической печати архив готовит статьи о составе и содержании документов, архивных находках и т.п., статьи и подборки документов по определенной тематике. [4]

Использование документной информации в радио и телепередачах проводится в форме бесед, хроник, информации, интервью, репортажей, рекламы и др.

Объёмы, сроки подготовки, тематика информационных материалов для средств массовой информации согласовываются с редакциями газет, журналов, радио и телепрограмм.

Документы могут быть предоставлены архивом кино-, теле-, видеостудиям, информационным и рекламным агентствам, редакциям печатных изданий, издательствам и т.п. для подготовки сценарных планов, создания художественных, документальных, художественно-публицистических, научно-популярных и учебных программ и фильмов, издания печатной продукции.

Порядок использования архивных документов устанавливается Федеральной архивной службой России в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, другими федеральными законами и нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, относящимися к информации, информационному обеспечению и обмену информацией.

Основными принципами использования документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность её поиска, получения и использования.

Использование документов работниками архивов в личных (неслужебных) целях производится на общих основаниях во внеслужебное время. [4]

Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации и справочники к ним предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам.

Использование архива или архивного документа, находящегося в собственности общественных и религиозных объединений и организаций или в частной собственности, осуществляется только с согласия собственника.

Порядок использования архивных документов в государственных архивах определяется Государственной архивной службой России.

Порядок использования документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в центральных органах исполнительной власти Российской Федерации, в государственных учреждениях, организациях и на предприятиях, определяется ими по согласованию с соответствующими органами и учреждениями системы Государственной архивной службы России.

Государственные архивы имеют право при выдаче пользователям для использования в коммерческих целях копий архивных документов и справочников к указанным документам устанавливать условия их использования (заключать лицензионные договоры). При этом порядок заключения лицензионных договоров устанавливается Правительством Российской Федерации.

Использование документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащих государственную или иную охраняемую законом тайну, разрешается по истечении 30 лет со времени их создания, если иное не установлено законодательством.

Увеличение указанного срока в отношении отдельных архивных документов устанавливается постановлением Президиума Верховного Совета Российской Федерации по представлению Государственной архивной службы России. [4]

Использование документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащих секретные сведения, разрешается органами и учреждениями системы Государственной архивной службы России совместно с соответствующими центральными органами исполнительной власти Российской Федерации, учреждениями, организациями и предприятиями до истечения 30 лет со времени их создания по мере утраты секретности этих сведений.

Ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), а также создающих угрозу для их жизни и безопасности жилища, устанавливаются на срок 75 лет со времени создания документов, если иное не предусмотрено законом. Ранее этого срока доступ к таким документам может быть разрешен самим гражданином, а после его смерти - его наследниками.

Граждане, учреждения, организации и предприятия, а также общественные и религиозные объединения и организации имеют право получать заверенные копии из архивных документов и выписки из архивных документов, хранящихся в государственных архивах или архивах учреждений, организаций, предприятий, или самостоятельно изготавливать копии этих документов и делать выписки из них, если это не угрожает физической сохранности документов.

Пользователи архивных документов несут ответственность за их использование и сохранность в установленном порядке. Пользователи архивных документов могут обжаловать решения органов управления архивным делом и архивных учреждений по вопросам использования архивных документов в вышестоящий в порядке подчиненности орган управления архивным делом, а в случае несогласия с его решением - в судебном порядке в соответствии с законодательством. [4]

Обеспечение сохранности документов – комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих поддержание их в должном физическом состоянии.

Режимы хранения документов представляют собой совокупность условий их хранения и подразделяются на:

• температурно-влажностный, обеспечивающий предохранение документов от повреждающего действия температуры и влаги;

• световой, обеспечивающий предохранение документов от ненормативного воздействия света;

• санитарно-гигиенический, обеспечивающий предохранение документов от биоповреждений и загрязнения;

• охранный, обеспечивающий предохранение документов от хищений, утрат, несанкционированного выноса.

Организация хранения документов – система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

• строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;

• оборудованием зданий и архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны и сигнализации;

• применением технических средств для создания оптимальных (нормативных) температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов в здании и помещениях архива;

• применением специальных средств хранения и перемещения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.). [4]

Выверка книг выдачи документов проводится один раз в квартал или в полугодие. Если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату документов. Если местонахождение и наличие не возвращенных в срок документов установлены и невозвращение вызвано необходимостью дальнейшего использования, их выдача переоформляется. При задержке возвращения документов без уважительных причин предпринимаются меры для их немедленного возврата в хранилище.

В целях контроля над соблюдением нормативных режимов хранения и правил работы с документами, подразделением, организующим хранение документов, проводятся проверки сохранности выданных из хранилища документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.

При возвращении документов в хранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книгах выдачи документов делается отметка о возвращении документов в присутствии возвративших их работников архива или организации. Если выявлены повреждения возвращаемых документов, составляется акт, который подписывается работником хранилища и лицом, возвращающим документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.

Пользователи документов несут ответственность за их сохранность и соблюдение правил работы с документами. Архив обязан обратиться в правоохранительные органы в случаях хищения или умышленного повреждения документов, внесения в их текст изменений, а также повреждения технического оборудования и имущества. [4]

Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства. [4]