По полю Продавец
3. Для получения второго уровня итогов необходимо в данный список с полученными итогами поместить указатель ячейки, затем – воспользоваться командой Данные – Итоги, в которой установлены параметры в соответствии с рисунком 116.
Рис.116. Окно Промежуточные итоги для получения итогов
По полю Дата продажи
3. Полученные промежуточные итоги представлены на рисунке 117.
Рис.117. Вложенные промежуточные итоги
Консолидация данных. Консолидация предназначается для обобщения однородных данных.
Консолидацию данных можно провести следующим образом (методика проведения консолидации).
1. Указать местоположение будущих консолидированных данных.
2. Выбрать команду Данные – Консолидация.
3. В открывшемся окне указать диапазоны данных, подлежащие консолидации.
4. Указать способ консолидации: согласно расположению в диапазоне (сняты все флажки группы Использовать в качестве имен) или согласно заголовкам строк и столбцов (включить флажки Подписи верхней строки и Значения левого столбца).
5. Выбрать тип консолидации.
6. При необходимости указать добавление структуры – установить опцию Создавать связи с исходными данными.
Пример 18. Объединить данные о количестве проданных товаров в сети магазинов.
Решение.
Исходя из рекомендаций приведенной выше методики проведения консолидации, объединенные данные представлены на рисунке 118. Там же приведены и исходные данные консолидации.
Рис.118. Представление консолидированных и исходных данных
(Указатель ячейки находится на листе консолидации)
Сводные таблицы. Сводные таблицы представляют собой средство для группировки, обобщения и анализа данных, находящихся в списках MS Excel или в таблицах, созданных в других приложениях. Сводные таблицы могут использоваться для:
обобщения большого количества однотипных данных;
реорганизации данных (с помощью перетаскивания);
отбора и группировки данных;
построения диаграмм.
Внешне сводные таблицы являются структурой, позволяющей размещать данные в трехмерном виде. Сводные таблицы создаются с помощью мастера Сводные таблицы (команда Данные – Сводная таблица) следующим образом.
1. Выбрать место для сводной таблицы, т.е. – установить указатель ячейки в необходимое место на рабочем листе.
2. Воспользоваться командой Данные – Сводная таблица.
3. Задать исходный диапазон данных (см. рисунок 119).
Рис.119. Диапазон данных для сводной таблицы
4. Сформировать макет сводной таблицы, т.е. определить страницу, строки, столбцы, итоговые и вычисляемые поля сводной таблицы (см. рисунок 120).
При создании, редактировании и работе со сводными таблицами необходимо учитывать следующие замечания.
1. Местоположение сводной таблицы. Желательно располагать на отдельном листе, т.к. при обновлении, группировках данной сводной таблицы информация, содержащаяся на рабочих листах рядом со сводной таблицей, может оказаться скрытой.
2. Местонахождение исходных данных – список MS Excel, внешний источник данных, диапазоны консолидации, находящиеся в другой сводной таблице.
3. При задании структуры сводной таблицы определить:
поля, находящиеся в строках и столбцах таблицы;
поля, по которым подводятся итоги (с выбором необходимой операции);
поля для страниц, что позволяет представить информацию в трехмерном виде.
Рис.120. Мастер сводных таблиц
4. Сводная таблица – это средство только для отображения данных. Поэтому в самой таблице данные редактировать нельзя. Для изменения данных в сводной таблице, необходимо внести изменения в источник данных, а затем – обновить сводную таблицу (на панели инструментов Сводные таблицы находится кнопка Обновить данные).
5. В сводных таблицах можно изменять названия полей, что не влечет изменений в полях исходных данных. Манипулирование элементами сводной таблицы можно также осуществлять мышью: для удаления какого-либо поля следует перетащить удаляемый элемент за границы сводной таблицы. Изменения в перестановке полей для страниц, столбцов и строк также осуществляется перетаскиванием.
6. Сводные таблицы допускают возможность группировки элементов полей по различным уровням иерархии путем объединения (выделение данных сводной таблицы осуществляется, например, с помощью мыши) в группы (группы можно переименовывать по желанию). Для этой цели на панели инструментов Сводные таблицы существуют две кнопки – Группировать и Разгруппировать. Можно скрывать и показывать детали в группе. Элементы самого высокого уровня группировки (обобщающие элементы) располагаются по верхней или по крайней левой границе сводной таблицы (отображение исходных данных в данном случае производится путем выделения группированной ячейки сводной таблицы и применения соответствующей команды отображения данных – кнопка Отобразить детали). Бывает следующая группировка сводной таблицы:
группировка элементов по их именам;
группировка чисел по диапазонам (для числовых данных, кнопка Группировать на панели инструментов Сводные таблицы);
группировка по временным диапазонам (данные в формате Дата/Время).
7. Возможность построения диаграмм на основе сводных таблиц.
8. Некоторые дополнительные возможности сводных таблиц (многие из них производятся путем выбора соответствующей команды контекстного меню необходимого поля или выделенной области):
сортировка элементов в сводной таблице;
размещение страниц сводной таблицы на различных рабочих листах (кнопка – Отобразить страницы);
управление общими и промежуточными итогами;
использование различных итоговых функций для анализа данных и дополнительных вычислений;
вставка вычисляемого поля в сводную таблицу;
использование автоформата для форматирования сводной таблицы.
Пример 19. Создать сводную таблицу, выводящую итоги по средней цене и суммарному пробегу машин, а также использующую в качестве страницы фамилию владельца, в качестве строк – марку машины, в качестве столбцов – год выпуска.
Решение.
1. Выделяем подготовленный диапазон данных, либо – устанавливаем в него указатель ячейки.
2. Применяем команду Данные – Сводная таблица.
3.Работа с Мастером сводных таблиц.
4. Подготовленная сводная таблица представлена на рисунке 121.
Рис.121. Пример сводной таблицы