Отбор данных

Отбор данных по заданным критериям (фильтрация). Для поиска и фильтрации данных в MS Excel существуют 3 средства:

• форма данных;

• автофильтр;

• расширенный фильтр.

Бывают следующие критерии поиска.

1. По точному соответствию – отбор данных по точному соответствию. Математические вычисления и логические операции (И, ИЛИ) не используются.

2. На основе сравнения – используют различные операции сравнения (=200 (число), = (ищут пустые поля ), > , >= , < , <= , < >). Данные операции можно применять к различным форматам данных (числа, текст (т.е. – символы, дата, время и др.).

3. По близкому соответствию с использованием образца – задают образец поиска, используя символы шаблона – ? или (и) *. Для нахождения полей, содержащих просто ? или * перед ними ставится тильда: ~? или ~*.

4. По поиску соответствия с использованием множественного критерия с операциями И и ИЛИ – поиск данных по нескольким условиям.

Поиск с помощью формы данных. Форма данных представляет собой средство для поиска и редактирования записей, которые удовлетворяют простому или множественному критерию сравнения. В форме данных условия в критерии удовлетворяют логической операции И. Здесь нельзя использовать логическую операцию ИЛИ и конструировать вычисляемые критерии. В форме данных при вводе критерия для поиска некоторого фрагмента текста всегда считается, что шаблон поиска заканчивается *.

Поиск с помощью формы данных производится следующим образом.

1. Указатель ячейки помещается в любое место внутри списка.

2. Выбирается команда Данные – Форма, затем – нажимается кнопка Критерии.

3. В открывшемся окне вводятся критерии поиска в необходимых полях. Для перехода к записи, удовлетворяющей критерию, следует нажать кнопку Далее или Назад.

Рис.104. Поиск с помощью формат данных

Поиск с помощью Автофильтра. Автофильтр позволяет вывести на рабочий лист все записи, удовлетворяющие заданному критерию. Автофильтр предлагает три метода фильтрации данных:

• установка необходимых значений полей для поиска точного соответствия (см. рисунок 105);

Рис.105. Поиск с помощью Автофильтра по точному соответствию

• пользовательский автофильтр Условие позволяет осуществить поиск близкого соответствия на основе И/ИЛИ (см. рисунок 106);

Рис.106. Поиск с помощью пользовательского автофильтра

• использование команды Первые 10 для отбора некоторого количества наибольших или наименьших элементов списка.

Поиск с помощью автофильтра производится в следующем порядке.

1. Установить указатель ячейки в список данных.

2. Воспользоваться команда Данные – Фильтр – Автофильтр. Возле каждого поля строки заголовка появляются раскрывающиеся списки в виде кнопки с треугольником.

3. Перейти к необходимому полю.

4. Выбрать необходимый критерий поиска или воспользоваться пользовательским автофильтром Условие.

5. Возвращение к п.1, если в критерий нужно включить другое поле.

Поиск с помощью Расширенного фильтра. Расширенный фильтр позволяет одновременно или по отдельности применять операции И, ИЛИ и составлять вычисляемые критерии.

Поиск с помощью расширенного фильтра производится в соответствии со следующими рекомендациями.

1. Подготовка диапазона критериев для расширенного фильтра:

а) верхняя строка содержит заголовки полей, по которым будет производится отбор;

б) условия критериев поиска записываются в пустые строки под подготовленной строкой заголовка, причем следует учитывать, что:

• выполнение условия И требует располагать критерии поиска рядом в одной строке;

• выполнения условия ИЛИ требует располагать критерии в разных строках;

• поиск по вычисляемому критерию включает формулы (пользовательские или функции MS Excel), в которых аргументами являются поля списка. Вычисляемый критерий располагается под заголовком Условие, который не должен совпадать ни с одним именем поля списка. Для ссылок на список используются относительные ссылки, которые указывают на верхние записи в диапазоне данных списка. Ссылки на ячейки вне списка берутся абсолютными. Вычисляемый критерий может включать несколько функций и зависеть от нескольких полей. Результатом вычисления критерия должно быть логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ (расширенный фильтр отбирает записи с ИСТИНА);

• в случае сложного условия поиска данных осуществляется по составному критерию с И и ИЛИ. Критерий следует составлять с помощью логических функций И( ), ИЛИ( ), НЕ( ).

2. Указатель ячейки помещается в список (или выделяется весь необходимый список).

3. Воспользоваться командой Данные – Фильтр – Расширенный фильтр. Работа с окном Расширенный фильтр (см. рисунок 107).

Рис.107. Окно Расширенный фильтр

4. Результаты расширенной фильтрации отображаются на данном рабочем листе или копируются в другое место.

Пример 15. Определить, имеются ли в списке или белые машины, год выпуска которых больше 1995 и цена которых находится в диапазоне от 3000 у.е. до 16000 у.е., или черные Мерседесы, пробег которых более 23000, но менее 150000 км.

Решение.

1. Сформированный диапазон критериев для расширенного фильтра представлен на рисунке 108.

Рис.108. Диапазон критериев для расширенного фильтра

2. Отфильтрованные данные приведены на рисунке 109

Рис.109. Данные, отобранные расширенным фильтром

Пример 16. Определить, имеются ли в списке или машины, год выпуска которых больше 1990 и пробег которых более 10000 км, но менее 100000 км, или черные Мерседесы, цена которых более 20000 у.е., но менее 30000 у.е.

Решение.

1.Сформированный вычисляемый критерий для расширенного фильтра представлен на рисунке 110.

Рис.110. Вычисляемый критерий для расширенного фильтра

2. Отфильтрованные данные представлены на рисунке 111.

Рис.111. Данные, отобранные расширенным фильтром